Отражение в бухучете приобретение товаров подотчетным лицом

499

Вопрос

Сотрудник купил провода, розетки  и провел сеть на новое рабочее место. Мы возместили его хозяйственные расходы. Но я не оприходовала сами кабеля и розетки, а зная что все ушло в работу закрыла сумму Услугой Д-т 109.81 КОСГК 225 (содержание и обслуживание прочих нефинансовых активов)  К-т 208.25  Нужно ли было все проводить через 105 счет? Или какими-то актами можно исправить ситуацию?

Ответ

Да, нужно. Так как в данной ситуации подотчетное лицо (сотрудник) приобретал именно материальные запасы (провода и розетки) для проведения сети на новое рабочее место собственными илами. А не оплачивать подрядчику услуги по проведению сети на новое рабочее место из материалов подрядчика. Поэтому приобретение провода и розетки через подотчетное лицо (сотрудника) учреждение должно было отразить в учете проводкой: Дебет 0.105.36.340 Кредит 0.208.34.660. Исправление ошибки в учете производите в соответствии с приведенным материалом.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

<…>

Документальное подтверждение

Если сотрудник приобрел для учреждения имущество (основные средства, материальные запасы), работы или услуги, то факт поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом* (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Этот документ сотрудник должен получить у поставщика (подрядчика).*

Если такого документа нет, то сформируйте его сами. Например, при поступлении материальных запасов без документов составьте акт в произвольной форме или по форме № М-7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подробнее о порядке составления первичных документов см. Как организовать документооборот в бухгалтерии.

Авансовый отчет

Об использовании полученных средств (денежных документов) подотчетник представляет авансовый отчет (ф. 0504049) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, подотчетник должен пронумеровать в порядке их записи в отчете.* Такие правила предусмотрены Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, пунктом 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Бухучет

Расчеты по суммам денежных средств (денежных документов), выдаваемых учреждением под отчет, в бухучете отражайте насчете 0.208.00.000* «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

К бухучету принимайте суммы произведенных расходов по авансовому отчету (ф. 0504049), который утвердил руководитель (п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Порядок отражения в бухучете расчетов с подотчетными сотрудниками зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

<…>

Расходы, произведенные сотрудником и подтвержденные авансовым отчетом, учитывайте следующим образом.

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

1.

Приняты к учету оплаченные подотчетником вложения:

 

– в основные средства – недвижимое имущество;

0.106.11.310

0.208.31.660

– в основные средства – особо ценное движимое имущество;

0.106.21.310

– в основные средства – иное движимое имущество;

0.106.31.310

– в нематериальные активы – особо ценное движимое имущество;

0.106.22.320

0.208.32.660

– в нематериальные активы – иное движимое имущество;

0.106.32.320

– в материальные запасы – особо ценное движимое имущество;

0.106.24.340

0.208.34.660

– в материальные запасы – иное движимое имущество

0.106.34.340

2.

Приняты к учету материальные запасы, приобретенные подотчетником*

0.105.ХХ.340

0.208.34.660*

3.

Приняты к учету расходы на оказанные услуги, выполненные работы, оплаченные подотчетником:

   
 

– услуги связи;

0.109.XX.221<2>

0.208.21.660

– транспортные услуги;

0.109.XX.222<2>

0.208.22.660

– коммунальные услуги;

0.109.XX.223<2>

0.208.23.660

– услуги по аренде;

0.109.XX.224<2>

0.208.24.660

– работы, услуги по содержанию имущества;

0.109.XX.225<2>

0.208.25.660

– прочие работы, услуги

0.109.XX.226<2>

0.208.26.660

4.

Приняты к учету прочие расходы, оплаченные подотчетником (например, расходы на приобретение цветов для поздравлений)

0.109.XX.290<2>

0.208.91.660

5.

Погашена задолженность перед поставщиками (исполнителями, подрядчиками) через подотчетника

0.302.ХХ.830

0.208.ХХ.660

6.

Выдан аванс поставщикам (исполнителям, подрядчикам) через подотчетника

0.206.ХХ.560

0.208.ХХ.660

XХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

<2> Если в учетной политике закреплено, что данные расходы не формируют себестоимость готовой продукции (работ, услуг), то списывайте их на соответствующий аналитический счет счета 0.401.20.000.

       

<…>

Такой порядок установлен пунктами 105, 106, 112 Инструкции № 174н.

Пример отражения в бухучете расходов на приобретение материальных запасов через подотчетное лицо*

4 апреля в рамках деятельности, приносящей доход, секретарю бюджетного учреждения «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для учреждения.

5 апреля Иванова купила канцтовары на всю эту сумму. Покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку. В этот же день руководитель учреждения утвердил авансовый отчет сотрудницы, и бухгалтер принял полученные материальные запасы к учету.

В учете бухгалтер сделал следующие проводки.

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

Сумма, руб.

1.

Выданы деньги под отчет Ивановой

2.208.34.560

2.201.34.610

2 000

2.

Приняты к учету канцтовары, приобретенные через сотрудницу

2.105.36.340

2.208.34.660

2 000

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как исправить ошибки в бухучете и отчетности

Основание для исправлений

Исправления оформляйте первичным учетным документом – справкой (ф. 0504833) на основании документов, которые не были проведены в нужном отчетном периоде (например, акт об оказании услуг, дополнительное соглашение и т. д.). В справке отразите:

  • обоснование внесения исправлений;
  • наименование исправляемого регистра бухучета (журнала операций), его номер (при наличии), период, за который он составлен.*

Такой вывод следует из части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктов 7, 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

На основании справки (ф. 0504833) внесите записи в соответствующий журнал операций (ф. 0504071). При этом для отражения в бухучете операций, указанных в справке, главный бухгалтер (руководитель структурного подразделения) делает отметку в разделе«Отметка о принятии справки к учету».* Такой порядок установлен в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Порядок исправления

Порядок исправления ошибки в регистрах бухучета зависит от ее характера. Если бухгалтер оформил неправильную проводку или излишне начислил какие-либо суммы – исправления вносите способом «красное сторно», если не доначислил – дополнительной бухгалтерской записью.

В бухучете исправления отражайте в зависимости от того, в какой момент была обнаружена ошибка – до момента представления отчетности или после.*

Ошибка выявлена до момента представления отчетности

Если ошибка выявлена до момента представления бухгалтерской (бюджетной) отчетности и не требует вносить изменения в данные журнала операций, зачеркните ее тонкой чертой. Сделайте это так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а сверху напишите правильный текст (сумму). На полях напротив соответствующей строки сделайте надпись «Исправлено» за подписью главного бухгалтера.

Если ошибка была обнаружена до момента представления отчетности, но требует внесения изменений в журнал операций, то исправления внесите последним днем отчетного периода. В зависимости от характера ошибки исправления внесите дополнительной бухгалтерской записью или способом «красное сторно».*

Такие правила установлены пунктами 18, 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

<…>

Наталия Гусева

руководитель Научно-практического института методологии

и организации внутреннего контроля в государственном секторе,

государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

21.07.2014 г.

С уважением,

Екатерина Самодурова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Ольгой Холиной,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух».

 



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 40%
  • Над составлением бюджетной сметы 20%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 60%
  • Над налоговой отчетностью 0%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль