Компенсация сотрудникам стоимости проезда

1036

Вопрос

Организация является казенным учреждением, финансируется из федерального бюджета, не имеет приносящей доход деятельности.

Ситуация: Сотрудник направляется в место командировки , из командировки выезжает в место проведения отпуска, а оттуда к месту жительства.

В первом случае: - приказ на командировку с 02.06 - 06.06 г. Москва
- 07.06 и 08.06 -выходные дни
- с09.06 у сотрудника начинается отпуск

Сотрудник выехал из места командировки 06.06 в г. Казань в место проведения отпуска, далее 20.06 из г. Казань выехал к месту работы.


Во втором случае: - приказ на командировку с 23.06-26.06 г. Москва
- с 27.06 сотрудник в отпуске


Сотрудник выехал из места командировки 26.06 в Адлер в место отпуска, далее 06.07 вернулся в г. Москва и 06.07 вылетел к месту работы.
У сотрудника единый билет с маршрутной квитанцией ( Кемерово-Москва, Москва-Адлер, Адлер-Москва, Москва-Кемерово). Кроме того приложена справка из авиакассы о стоимости авиаперевозки по маршруту Кемерово-Москва. Москва -Кемерово)

Вопрос:
1. Вправе ли работодатель возместить расходы по проезду своим сотрудникам? (согласно Трудовому кодексу РФ и положению о командировках работодатель в любом случае должен возместить работнику командировочные расходы)
2. Распространяется ли на казенное учреждение Письмо Минфина России от 08.11.2013 N03-03-06\1\47813 ?
3. По какой статье расходов учесть данные расходы?
4. Какие необходимо сделать проводки?
5. Какая дата должна стоять в командировочном удостоверении (дата окончания командировки по приказу, дата прибытия по билету)?.
6. Какие дополнительные документы необходимо приложить ( н-р : заявление о принятии расходов? !

Ответ

1. Однозначно на данный вопрос ответить нельзя. Согласно Разъяснениям Минфина РФ, данным в последнее время, в целях налогообложения прибыли учреждения вправе компенсировать сотрудникам стоимость проезда, если отпуск начинается сразу после командировки (или предшествует ей). Ведь в любом случае организации пришлось бы оплатить работнику проезд к месту командировки независимо от срока пребывания специалиста в месте назначения.

При этом позиция Минфина РФ в отношении налогообложения данных сумм НДФЛ такова, что если оплачивается проезд сотрудника из отпуска, который начался после командировки, то данные суммы не считаются расходами по компенсации сотруднику стоимости проезда из командировки (писем Минфина России от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687, от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545, от 10 июня 2010 г. № 03-04-06/6-111).

Поскольку казенное учреждение не ведет приносящую доход деятельность и не платит налог на прибыль- разъяснения Минфина РФ может не использовать .В этой ситуации учреждение должно самостоятельно определить компенсировать стоимость проезда в таких случаях или нет. В данной ситуации целесообразно заручиться разъяснениями вышестоящего органа, который  выделяет казенному учреждению ЛБО . Например, казенное учреждение может возмещать командировочные расходы в такой ситуации за счет экономии по ЛБО, если на это получит согласие ГРБС (РБС).

3-4. Порядок отражения в бюджетном учете возмещения командировочных расходов приведен в рекомендации 6.

5. В командировочном удостоверении должна стоять дата фактического возвращения сотрудника. То есть в данной ситуации дата окончания командировки в командировочном удостоверении будет позже даты, указанной в приказе о направлении сотрудника в командировку.

6. Ответ на данный вопрос Вы можете найти, пройдя по активной ссылке, данной в конце ответа.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух


1.Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с компенсации расходов на проезд, если указанные в билете даты не совпадают с датами в командировочном удостоверении

По общему правилу компенсация документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не облагается (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, установленной в приказе о направлении в командировку (командировочном удостоверении), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

Так, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты (в т. ч. если он проводит в месте командировки отпуск), со стоимости обратного билета удержите НДФЛ. В этом случае учреждение оплачивает за сотрудника проезд от места отдыха (отпуска) до места работы. Следовательно, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.* В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ (ст. 41,подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно.

Такие же правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в командировочном удостоверении. Например, для того, чтобы подготовиться к выполнению служебного задания в месте командировки.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687, от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545, от 10 июня 2010 г. № 03-04-06/6-111.*

Следует отметить, что ранее Минфин России придерживался иной точки зрения. Она сводилась к тому, что если сотрудник по своей инициативе задерживается в командировке, то со стоимости проезда нужно удержать НДФЛ вне зависимости от продолжительности периода задержки (письмо Минфина России от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74). Однако в связи с выходом более поздних разъяснений, в которых финансовое ведомство скорректировало свою позицию, учреждение вправе пользоваться в работе именно ими.

Андрей Кизимов, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Ситуация: Как учесть при расчете налога на прибыль расходы на проезд, если указанные в билете даты не совпадают с датами в командировочном удостоверении. Командировка организована в рамках деятельности, приносящей доход, и оплачена за счет средств от этой деятельности

При расчете налога на прибыль расходы на проезд можно включить в состав расходов.

Но только если более ранний выезд сотрудника в командировку (задержка выезда из командировки) произошел с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность выбытия в командировку (из командировки) в более раннюю или позднюю дату.

Целесообразность можно подтвердить, например, тем, что из-за отсутствия билетов выбыть из места командировки в срок было невозможно. Или покупка билета на более позднюю (раннюю) дату позволила сократить расходы на проезд. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом).

Причиной задержки может стать, например, и то обстоятельство, что сразу после командировки сотрудник уходит в отпуск и проводит его в месте командировки или просто остается на выходные. По этому поводу представители Минфина России отмечают следующее. При оценке целесообразности аналогичных затрат следует исходить из того, что расходы на проезд человека из места командировки были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения.

А значит, расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска или выходного (при условии, что они произведены с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность этих расходов).

Такие выводы следует из положений статьи 252 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687, от 26 августа 2013 г. № 03-03-06/1/34815, от 26 августа 2013 г. № 03-03-06/1/34813, от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456, от 20 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/558.

Стоит отметить, что в письме Минфина России от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813 высказана противоположная позиция. Специалисты финансового ведомства указывают, что в случае если сотрудник задерживается в месте командировки в личных целях (например, из-за ухода в отпуск), то расходы на обратный билет учесть при налогообложении прибыли нельзя. Ведь в этом случае учреждение оплачивает возвращение сотрудника из места отпуска, а не из места командировки. А раз так, данные расходы не могут быть признаны экономически обоснованными (ст. 252 НК РФ).

Однако с учетом более поздних разъяснений эта позиция является неактуальной.*

Главбух советует:* есть аргументы, подтверждающие, что даже если даты выбытия из командировки в командировочном удостоверении и в билете не совпадают, без доказательств целесообразности этого расходы на проезд можно учесть при расчете налога на прибыль. Они заключаются в следующем.

Учреждение обязано возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 12 и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы на командировки учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В частности, в состав этих затрат входят:

  • стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.

При этом действующим законодательством не предусмотрено, что для учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата выбытия из места командировки, указанная в командировочном удостоверении, с датой фактического выбытия сотрудника из места командировки (по билету). Подтверждают такой вывод некоторые арбитражные суды (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г. № Ф09-3838/07-С2, от 4 мая 2007 г. № Ф09-3119/07-С2).

Из рекомендации «Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования»

Андрей Кизимов, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

3.Статья: Возмещение командировочных расходов. Сложные ситуации

<…>

Затраты на проезд

Рассмотрим нюансы возмещения работнику проездных расходов.*

Сроки командировки

Бывает, что работник совмещает командировку с отдыхом и прибывает к месту командировки раньше либо задерживается там после выполнения служебного задания.

Возникает вопрос: может ли учреждение учесть проездные расходы в целях налогообложения прибыли, если речь идет о служебной поездке сотрудника, занятого в приносящей доход деятельности?

Специалисты финансового ведомства не видят для этого препятствий (см., например, письма Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-329, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545).

Ведь в любом случае организации пришлось бы оплатить работнику проезд к месту командировки независимо от срока пребывания специалиста в месте назначения.

А вот по поводу налога на доходы физлиц у чиновников иное мнение.*

Они поясняют, что если задержка работника в месте командировки либо его более ранний приезд оформляются отпуском, то оплату проезда следует рассматривать как экономическую выгоду специалиста. То есть учреждению придется удержать с компенсации за проезд НДФЛ.

Отметим, что этого не нужно делать, если работник проводит дополнительное время в месте командировки до ее начала или после ее окончания, используя выходные или нерабочие праздничные дни.

Место выезда в командировку

Другой проблемой при возмещении командировочных расходов может стать несовпадение места выезда работника в командировку (или места его прибытия) с местом работы. Например, когда работник отправляется в командировку прямо из отпуска либо уходит в отпуск сразу после нее.

В письме Минфина России от 8 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/762 разъяснено, что такие расходы могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, поскольку затраты возникают у работодателя независимо от места, где работник находился до командировкиили будет находиться после. Налог на доходы физлиц с сумм возмещения таких расходов также не удерживается.

Схожую ситуацию финансисты рассмотрели в письме от 9 апреля 2012 г. № 03-03-07/20.* Сотрудник, добирающийся из места командировки к месту работы с пересадкой, задержался в месте пересадки по личным делам, а впоследствии не представил авиабилет из места пересадки до места работы. У организации возникли сомнения, может ли она учесть в составе расходов по налогу на прибыль затраты на приобретение билета от местакомандировки до места пересадки, поскольку оно не совпадает с пунктом назначения. В ответ чиновники указали, что препятствий к признанию таких расходов нет.

<…>

А.И. Ильина, юрист компании «Арбитражные споры»

ЖУРНАЛ «ЗАРПЛАТА В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ», № 9, СЕНТЯБРЬ 2012

4. Рекомендация: Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования

<…>

В государственных и муниципальных учреждениях

Размер и порядок возмещения расходов на проезд в командировку определяются:

  • для сотрудников федеральных учреждений, государственных органов и внебюджетных фондов РФ – постановлениями Правительства РФ;*
  • для сотрудников учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.

Об этом сказано в частях 2, 3 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Так, размер возмещения для командированных сотрудников федеральных учреждений установлены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729. Вместе с тем, учреждения могут увеличить сумму возмещения за счет:

  • экономии бюджетных средств (лимитов бюджетных обязательств или субсидий);*
  • средств, полученных от предпринимательской деятельности, – что актуально для бюджетных и автономных учреждений.

Об этом сказано в подпункте «в» пункта 1 и пункте 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.*

Главбух советует: учитывая нестабильную экономическую обстановку, оформлять приказ на долгосрочный период (например, на год) о возмещении данных расходов в повышенном размере за счет средств от приносящей доход деятельности, а тем более за счет экономии бюджетных средств, не следует.

Ведь может сложиться ситуация, когда по приказу учреждение обязано возместить расходы на проезд в увеличенном размере, а по факту на это нет средств (например, нет доходов от платной деятельности). Давать распоряжение на возмещение расходов в повышенном размере за счет данных источников целесообразно отдельными приказами по каждой командировке. Определить нормы возмещения руководитель учреждения может прямо в приказе о направлении сотрудника в служебную командировку или в отдельном приказе (убедившись заранее в том, что средства на это есть). А в учетной политике и других локальных актах этот порядок можно прописать так: расходы на проезд в командировку возмещаются по нормам, определенным Правительством РФ. При наличии на момент командировки средств от платной деятельности по решению руководителя размер возмещения может быть увеличен до ____ руб., но не более суммы фактически понесенных расходов.

Порядок возмещения расходов на проезд для командированных государственных гражданских служащих определяйте с учетом положений Указа Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813 (для федеральных служащих) и нормативно-правовых актов субъекта РФ (для служащих субъекта РФ) (п. 8 ч. 1 ст. 52 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).*

Ситуация: может ли учреждение оплатить командированному сотруднику стоимость проезда на общественном транспорте во время командировки (ежедневный проезд из гостиницы до места работы в командировке и обратно)

Да, может, но только если такие расходы произведены:

При этом расходы должны быть подтверждены документально (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, подп. «в» п. 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729, ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Разрешение руководителя на оплату расходов на проезд во время командировки оформите приказом.*

<…>

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

5. Ситуация: С какой даты рассчитать срок отчета по суммам, выданным на командировочные расходы, – с даты окончания командировки, указанной в приказе, или со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы

Со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы.

Срок для отчета сотрудника о командировочных расходах – три рабочих дня со дня его возвращения из командировки* (п. 26Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому независимо от того, какая дата указана в приказе руководителя о направлении сотрудника в командировку, отсчет нужно вести с момента, когда сотрудник фактически вернулся на место работы* (абз. 2 п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При поездках внутри страны этот день фиксируется в командировочном удостоверении формы № Т-10 (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, абз. 3 п. 7 Положения, утвержденногопостановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При командировке за рубеж – в загранпаспорте (абз. 2 п. 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, письмо Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ).

Из рекомендации «Как принять не израсходованную сотрудником часть суммы, выданной под отчет»

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

6. Рекомендация: Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику

<…>

Командировочные расходы

Помимо среднего заработка, учреждение компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т. д.) (ст. 168 ТК РФ). Подробнее об этом см.:

Выплату сотрудникам компенсации командировочных расходов отражайте следующим образом:

Такой порядок установлен в разделе V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с начислением командировочных расходов, зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

В учете сумму командировочных расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, отразите следующими проводками:*

Дебет КРБ.1.401.20.212 (КРБ.1.109.60.212–КРБ.1.109.90.212) Кредит КРБ.1.208.12.660
– отражены расходы на оплату суточных;

Дебет КРБ.1.401.20.222 (КРБ.1.109.60.222–КРБ.1.109.90.222) Кредит КРБ.1.208.22.660
– отражены расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно, постельных принадлежностей, комиссионных сборов;

Дебет КРБ.1.401.20.226 (КРБ.1.109.60.226–КРБ.1.109.90.226) Кредит КРБ.1.208.26.660
– отражены расходы на оплату проживания.

При оплате командировочных расходов учреждением, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов и т. д.) в учете сделайте следующие проводки:

Дебет КРБ.1.401.20.222 (226) (КРБ.1.109.60.222 (226)–КРБ.1.109.90.222 (226)) Кредит КРБ.1.302.22.730 (КРБ.1.302.26.730)
– отражено оказание услуг по приобретению проездных билетов, услуг гостиницы (на основании утвержденного авансового отчета);

Дебет КРБ.1.302.26.830 (КРБ.1.302.22.830) Кредит КРБ.1.304.05.226 (222)
– оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т. д. для сотрудника, направленного в командировку.

Такой порядок установлен пунктами 84, 102 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета109.00, 208.00, 302.00, 304.05, 401.20).

Обратите внимание, что использовать счет 0.109.00.000 при выплате сотрудникам компенсации командировочных расходов нужно только в части формирования стоимости изготавливаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг), которую учреждение реализует за плату (п. 40 Инструкции № 162н).

Пример отражения в бухучете командировочных расходов*

В период с 17 по 19 января экономист казенного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьев был в служебной командировке в г. Челябинске. Кондратьеву были выданы денежные средства на командировочные расходы.

20 января руководитель учреждения утвердил авансовый отчет, представленный Кондратьевым.

К авансовому отчету приложены:

  • счет гостиницы на сумму 1100 руб. (в т. ч. НДС);
  • два железнодорожных билета стоимостью 5664 руб. (в т. ч. НДС).

За время нахождения в командировке Кондратьеву положены суточные в размере 300 руб.

Бухгалтер учреждения сделал в учете следующие записи:

Дебет КРБ.1.401.20.212 Кредит КРБ.1.208.12.660
– 300 руб. – отражены суточные;

Дебет КРБ.1.401.20.226 Кредит КРБ.1.208.26.660
– 1100 руб. – отражены расходы на проживание Кондратьева в гостинице;

Дебет КРБ.1.401.20.222 Кредит КРБ.1.208.22.660
– 5664 руб. – отражены расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно.

<…>

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Игорь Кузьмин

советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса (департамент бюджетной политики и методологии Минфина России)

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

Дополнительно по данному вопросу:

Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

17.07.2014 г.

С уважением,

Ольга Трошина , старший эксперт БСС «Система Главбух»

Ответ утвержден Ольгой Холиной,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух»



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 40%
  • Над составлением бюджетной сметы 20%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 60%
  • Над налоговой отчетностью 0%
результаты

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль