Хранение документов при ликвидации учреждения

446

Вопрос

При ликвидации учреждения часть документов нужно сдать в архив. Куда деть оставшиеся документы, которые архив не принимает?

Ответ

Документы нужно хранить в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Некоторые документы хранятся в особом порядке (см. Рекомендацию 1).

Если срок хранения документов не истек, их нужно обязательно передать в архив.

При ликвидации государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Это правило установлено законодательно и подлежит обязательному исполнению.

Если срок хранения истек, то ликвидируемая организация должна уничтожить документы.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух и Системы Кадры

1. Рекомендация: Как хранить бухгалтерские документы

Какие документы хранить обязательно*

Законодательство обязывает учреждение принимать меры к хранению документов, которые образуются в его деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). К ним, в частности, относятся первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.

Кроме того, обязанность учреждения хранить бухгалтерские документы предусмотрена в статье 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункте 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Правила хранения бухгалтерских документов можно прописать во внутренних документах учреждения, например в Положении о формах и порядке формирования регистров бухгалтерского учета, первичных документов и порядке их архивации.

Ситуация: в течении какого срока учреждение обязано хранить бухгалтерские документы

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.*

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, Инструкции к Единому плану счетов № 157н, а также в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), учреждение должно хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности – систем «Клиент–Банк»). Соблюдать указанный срок учреждение обязано, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

Вместе с тем, в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункте 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н сказано, первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также аудиторское заключение нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и Инструкцией к Единому плану счетов № 157н, храните документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Так, особый порядок хранения установлен для документов учетной политики, стандартов учреждения, других документов, связанных с организацией и ведением бухучета (в т. ч. средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, проверка подлинности электронной подписи). Их нужно хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз* (ч. 2 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В особом порядке храните документы, подтверждающие суммы убытков для целей налогового учета (например, первичные документы, регистры налогового учета). А именно все то время, пока убыток будет уменьшать базу по налогу на прибыль.* Это следует из пункта 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ. После того как вся сумма убытка будет погашена, документы, подтверждающие его формирование, берегите еще четыре года* (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. По окончании этого срока, но обязательно после истечения месяца со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков уничтожаются на основании акта об их списании.* Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Подробнее об этом см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении бланки строгой отчетности.

<…>

Ответственность за нарушение правил хранения*

Отсутствие бухгалтерских документов (например, по причине их утраты) признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Поэтому если нарушить порядок и срок хранения документов, то учреждению и его ответственным сотрудникам грозит наказание.

Место хранения*

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Однако соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (абз. 3 и 6 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки с лицевого счета с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.

Остальные документы храните в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Такой порядок следует из пунктов 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

<…>

Передача документов в архив*

Для хранения бухгалтерских документов учреждение может создать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение учреждения, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариате). Так предусмотрено пунктом 1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В архив передавайте документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.* Остальные документы, срок хранения которых не превышает 10 лет, храните в бухгалтерии до их уничтожения. Такой порядок рекомендован в пунктах 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Чтобы передать бухгалтерские документы в архив, нужно сформировать дела. О том, как вести работу по формированию дел, см. Как систематизировать документы кадровой службы и оформлять дела.

Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно:

  • составить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель;
  • подшить (переплести) дело;
  • пронумеровать листы дела;
  • оформить обложку дела.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Работы по формированию дел могут быть выполнены либо по гражданско-правовому договору, либо сотрудником учреждения в рамках трудового договора.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Федеральный Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации (с изменениями на 11 февраля 2013 года)»

<…>

«Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами

<…>

8. При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив».*

3. Статья: Организации обяжут сдавать документы в архив

В Госдуму РФ внесен законопроект,* предусматривающий обязательную сдачу в государственный или муниципальный архив документов, образовавшихся в процессе деятельности организации.* Законопроект направлен на защиту интересов граждан.

Законодатели решили устранить имеющийся в законодательстве пробел и обязать ликвидируемые организации сдавать в архив документы, включенные в состав Архивного фонда РФ. В частности, по личному составу, а также документы с неистекшим сроком хранения.*

Кроме того, авторы законопроекта считают необходимым обязать ликвидационную комиссию (конкурсного управляющего) представлять документ, подтверждающий факт такой сдачи, при обращении в налоговый орган для государственной регистрации ликвидации организации.*

Журнал «Учет в строительстве», № 7 Июль2014

4. Журналы и книги: Совет 6. Уничтожение документов или передача в архив

Необходимо обратить внимание на то, что некоторые документы (лицевые счета работников, трудовые договоры, приказы по личному составу и др.) в Перечне помимо указания срока хранения помечены аббревиатурой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия). Эта отметка означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы* или храниться в организации.

Перечнем выделяются организации, являющиеся источниками комплектования архивов и не являющиеся таковыми. К первым относятся государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, а также негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие договоры. Ко вторым относятся организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы.

По истечении сроков хранения в архивах организаций – источников комплектования архивного фонда России документы, отобранные на государственное и муниципальное хранение, передаются в соответствующий архив.*

Организации, документы которых приему в государственные и муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период. Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации. Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой ЭПК, а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом.*

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи (гибели).

При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора, МЧС и т. п.

Статьей 23 Закона № 125-ФЗ устанавливается, что при реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.* Этой же статьей определено, что при ликвидации организации ее документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между вышеуказанными сторонами.*

Большая книга директора по персоналу. Елена Рудавина, Вадим Екомасов

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

15.07.2014 г.

С уважением,

Елена Изотова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Наталией Зориной,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух».

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль