Перечень документов по использованию имущества в служебных целях

269

Вопрос

Необходимо небольшое разъяснение по подтверждающим документам, сотрудники должны собирать чеки в течении полугода, может ли перечень концертов и график репетиций являтся документальным подтверждением того, что сотрудник использует имущество в служебных целях

Ответ

Учреждение должно иметь документальное подтверждение того, что сотрудник использует имущество в служебных целях, поскольку работнику компенсируется не факт владения имуществом, а его использование в служебных целях. Перечень документов устанавливается учреждением самостоятельно. В данном случае ими могут быть перечень концертов и график репетиций.  Компенсация выплачивается только за дни, когда имущество эксплуатировалось. Поэтому целесообразно в конце месяца составлять акт об использовании и в нем уже рассчитывать месячную сумму компенсации.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Статья: Как платить и учитывать компенсацию за использование сотрудником личного имущества

Не всегда организация может приобрести все необходимое ей имущество. На чем-то приходится экономить. А решить проблему со срочно понадобившимся автомобилем, компьютером, мобильным телефоном или швейной машинкой можно, если использовать имущество, принадлежащее сотрудникам организации. Выплачивая им за это заранее оговоренную денежную компенсацию. Такой вид товарно-денежных отношений между сотрудником и работодателем предусмотрен трудовым законодательством.

Какие условия по выплате компенсации нужно прописать в отдельном соглашении

Если сотрудник в работе использует личное имущество, ему нужно платить компенсацию. Такая норма установлена статьей 188 ТК РФ. В трудовом законодательстве говорится о том, что компенсация должна покрывать износ имущества, а также возмещать расходы, связанные с его использованием. Конкретную сумму нужно оговорить в соглашении, заключенном между сотрудником и работодателем. Это может быть как отдельное соглашение об использовании личного имущества в служебных целях, так и приложение к трудовому договору. А если, например, сотрудник сразу принимается на работу с условием, что будет использовать свое имущество, всю информацию об этом имуществе и условия его использования необходимо отразить непосредственно в трудовом договоре.

А именно:

вид имущества и его технические характеристики;

порядок использования имущества;

размер компенсации, установленный за месяц или за день. Либо метод расчета компенсации;

порядок возмещения расходов работника, связанных с обслуживанием имущества;

срок действия соглашения.

Поясним, что целесообразно указывать в каждом из пунктов.

Вид и технические характеристики имущества. Здесь записывают наименование, марку, модель, год выпуска, серийный номер, параметры и состояние объекта, а также реквизиты документа о праве собственности (если речь идет об автомобиле). Копию документа о праве собственности нужно приложить к соглашению. Также в нем можно указать состояние имущества: новое, после ремонта и т.п.

Кстати, совсем не обязательно, чтобы работник обладал правом собственности на имущество. Он может использовать и те объекты, которые сам арендует. Это не лишит его права на компенсацию. Но тогда в соглашении нужно указать реквизиты доверенности или договора аренды.

Порядок использования. Компенсацию нужно платить, только если имущество используется именно в интересах работодателя. Поэтому важно указать, как именно оно будет применяться. Например, если речь идет об автомобиле, можно записать: «В связи с отсутствием у организации служебного транспорта работник использует для поездок за строительными материалами собственный автомобиль».

Размер компенсации. Компенсация выплачивается только за дни, когда имущество эксплуатировалось. Забегая вперед, скажем, что в таком случае в конце месяца составляется акт об использовании и в нем уже рассчитывается месячная сумма компенсации.*

Отметим: размер компенсации в принципе может быть любым, Трудовой кодекс его не ограничивает. Правда, лимиты для некоторых видов имущества есть в налоговом законодательстве, но об этом расскажем ниже.

Возмещение расходов на обслуживание. Компенсация должна покрывать износ, а также расходы, связанные с использованием имущества. Например, стоимость расходных материалов, ремонт и т.п. Информация о том, будут ли эти выплаты и в каком размере, тоже прописывается в соглашении. Если расходы компенсируются, то их общую сумму за месяц также нужно определять в акте.

Срок действия соглашения. Срок может быть каким угодно, но в пределах действия трудового договора.

Отметим еще такой нюанс. Имуществом может пользоваться только тот сотрудник, который его предоставил и которому оно принадлежит на праве собственности или на правах аренды. То есть сотрудник сохраняет свои права на это имущество, и работодатель не может заставить его передать имущество третьему лицу, в том числе и на время болезни.

После того как соглашение с сотрудником подписано, руководитель компании издает приказ о выплате ежемесячной компенсации.

В бухгалтерском учете компенсацию отражают на тех же счетах учета затрат, что и заработную плату сотрудника, использующего имущество. Основанием для этого будет акт, который составляют раз в месяц.*

Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях

Да, может. Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 ТК РФ.

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ);

тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ).

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

В какой сумме компенсацию можно отразить в расходах при УСН

«Упрощенцы», считающие единый налог с разницы между доходами и расходами, могут учесть в налоговом учете лишь те суммы, которые указаны в перечне пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Посмотрим, что там говорится о компенсации за пользование имуществом.

В подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ упоминаются расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов. Но для целей налогообложения эту компенсацию можно учесть только по нормам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Ежемесячная сумма компенсации составляет:

за использование в служебных целях легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – 1200 руб.;

свыше 2000 куб. см – 1500 руб.;

за использование в служебных целях мотоциклов – 600 руб.

Суммы, в общем-то, мизерные, что и понятно, ведь Постановление вышло больше 10 лет назад и с тех пор не корректировалось. А кроме того, предполагается, что в этой сумме уже учтены все возможные затраты владельца автомашины: на ремонт, ГСМ, техобслуживание автомобиля. Об этом сказано в пункте 3 письма Минфина России от 21.07.92 № 57. Оно зарегистрировано в Минюсте, а значит, несмотря на давность, является документом, нормы которого соответствуют действующему законодательству. Поэтому проверяющие продолжают придерживаться порядка, изложенного в нем. Подтверждение тому – письмо Минфина России от 16.11.2006 № 03-03-02/275 и письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776.

Таким образом, в соглашении вы можете установить любой размер компенсации за использование сотрудником личного автомобиля в служебных целях. Однако учесть при расчете «упрощенного» налога сможете только сумму в пределах нормы. При этом нужно обратить внимание еще на одно ограничение, которое установлено пунктом 5 и пунктом 6 письма Минфина России от 21.07.92 № 57.

Там сказано, что компенсацию необходимо выплачивать работникам один раз в месяц и она не должна зависеть от количества календарных дней в месяце. Однако за время отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине отпуска, командировки, болезни и т.д. компенсацию выплачивать не нужно. Поскольку в это время личный автомобиль не эксплуатировался в служебных целях. Соответственно, в данной ситуации компенсацию в целях налогообложения нужно учитывать пропорционально отработанным дням.

Что касается компенсаций за использование других видов имущества, то они при расчете «упрощенного» налога не учитываются. Поскольку не предусмотрены в перечне расходов, приведенном в статье 346.16 НК РФ. Правда, есть возможность учесть компенсацию в составе расходов по оплате труда (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Ведь в соответствии со статьей 255 НК РФ в такие расходы можно включать любые выплаты, предусмотренные трудовыми (коллективными) договорами. И если компенсация у вас прописана в трудовом договоре, ее можно отнести в налоговом учете на расходы по оплате труда. Однако в таком случае велика вероятность, что вас попросят начислить на компенсацию страховые взносы. А это может оказаться более невыгодным, чем списывать компенсацию в расходы.

Ситуация: нужен ли организации путевой лист, чтобы подтвердить обоснованность компенсации

Если вы платите сотруднику компенсацию за использование его личного автомобиля в служебных целях, вам потребуются:

приказ руководителя организации;

соглашение между сотрудником и работодателем о компенсации;

копия техпаспорта транспортного средства;

путевые листы;

документ, подтверждающий выплату компенсации.

Уделим особое внимание путевому листу. Минфин и налоговые органы настаивают на том, что этот документ нужен, когда выплачивается компенсация. Поскольку он свидетельствует о том, что транспорт использовался в производственных целях. Об этом говорится, в частности, в письмах Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6 и УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776. Утверждение чиновников спорно, ведь вы не возмещаете конкретные расходы по поездке, а платите лишь фиксированную компенсацию. Однако, если спорить не хотите, путевые листы лучше оформлять. Напомним, что заполнять их можно не ежедневно, а, например, раз в неделю или в месяц, отражая каждую поездку. Составлять путевые листы можно самостоятельно, предусмотрев в них обязательные реквизиты (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). А обязательными реквизитами являются: наименование и номер путевого листа, срок его действия, сведения о собственнике автомобиля, самом транспортном средстве, а также водителе (приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

В каком случае выплаченная компенсация будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами

Еще пару лет назад специалисты финансового ведомства признали, что компенсации, выплачиваемые сотруднику за пользование его имуществом, не облагаются НДФЛ. Размер компенсаций значения не имеет. Соответствующее разъяснение содержится в письме Минфина России от 23.12.2009 № 03-04-07-01/387. И Федеральная налоговая служба довела это письмо до нижестоящих налоговых инспекций письмом от 27.01.2010 № МН-17-3/15@. Поэтому независимо от того, сколько денег вы выплачиваете сотруднику за использование его имущества, налог с выплаты удерживать не нужно.

Основанием для этого является пункт 3 статьи 217 НК РФ. Там сказано, что НДФЛ не облагаются компенсации, если они установлены законодательством и выплачиваются сотруднику при исполнении им своих трудовых обязанностей.

Что касается страховых взносов, то их также не начисляют на компенсации, выплачиваемые в связи с исполнением трудовых обязанностей по законодательству (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Поэтому на компенсацию за использование личного имущества в служебных целях страховые взносы начислять не нужно. Не нужно с таких выплат платить и взносы на травматизм (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Есть только один нюанс. Выше мы говорили, что сотрудник может использовать в работе как свое, так и арендованное имущество. Либо то, которым он распоряжается по доверенности. Так вот, компенсация, полученная несобственником, будет облагаться НДФЛ. Поскольку положения пункта 3 статьи 217 НК РФ на такой случай не распространяются. Это подтверждает и Минфин России в письме от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228.

Компенсации, выплаченные сотруднику, не являющемуся собственником имущества, а, например, управляющему автомобилем по доверенности, будут облагаться страховыми взносами (письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19). Аналогичный вывод можно сделать и в отношении взносов на травматизм.

Пример выплаты компенсации за использование личного телефона в служебных целях (начало примера)

ООО «Звезда» применяет УСН с объектом доходы минус расходы и занимается оптовой торговлей. Менеджер общества И.П. Смирнов планирует с 1 марта развозить товары покупателям на собственном автомобиле и пользоваться своим мобильным телефоном в служебных целях. Руководитель общества предложил И.П. Смирнову выплачивать компенсацию за использование автомобиля в размере 320 руб. за рабочий день, за использование телефона – 50 руб. за рабочий день плюс возмещать расходы на бензин, связь, а также обслуживание и ремонт автомобиля. Работник согласился и подписал с ООО «Звезда» соглашение.

Образец соглашения об использовании личного имущества работника в интересах работодателя

Приложение 1
к Трудовому договору № 20 от 01.02.2011

Соглашение
об использовании имущества сотрудника в трудовой деятельности № 38

г. Москва 01 марта 2012 года

Общество с ограниченной ответственностью «Звезда», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора А.В. Соколова, действующего на основании устава, и менеджер И.П. Смирнов, именуемый в дальнейшем «Работник», вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее Соглашение о нижеследующем.

1. Работник с разрешения и в интересах Работодателя использует в трудовой деятельности личное имущество – легковой автомобиль марки Volkswagen модели Caddy с рабочим объемом двигателя 1600 куб. см (паспорт 77 АУ 123048, регистрационный знак С408ВА199), а также мобильный телефон марки Nokia модель 5530 XpressMusic.

2. Сотрудник согласно должностной инструкции работает менеджером и в связи с отсутствием у организации собственных транспортных средств, а также средств мобильной связи развозит товары покупателям на личном автомобиле и пользуется по служебной надобности собственным мобильным телефоном.

3. Компенсация Работнику за использование автомобиля установлена в размере 320 руб. за один рабочий день.

4. Компенсация Работнику за использование мобильного телефона составляет 50 руб. за один рабочий день.

5. Затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, ремонт автомобиля, а также услуги мобильной связи вкомпенсацию не входят и возмещаются Работодателем дополнительно.

6. За время нахождения Работника в отпуске, командировке или отсутствия на работе из-за болезни, а также при неиспользовании личногоавтомобиля в служебных целях по другим причинам компенсация не выплачивается.

7. Количество рабочих дней, в которые использовался личный автомобиль, определяется по акту, составляемому в последний день каждого месяца.*

8. Соглашение составлено в двух подлинных экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

9. Соглашение действует до 28 февраля 2013 года. Если трудовой договор, приложением которого является Соглашение, прекратит действие раньше указанного срока, Соглашение расторгается.

Работодатель Соколов А.В.Соколов

Работник Смирнов И.П. Смирнов

Объем двигателя используемого работником автомобиля меньше 2000 куб. см, поэтому общество сможет учесть в расходах при УСН выплаченную компенсацию в размере, не превышающем 1200 руб. в месяц. Причем лишь в том случае, если сотрудник будет пользоваться личным автомобилем в производственных целях все рабочие дни месяца. В противном случае предельную сумму 1200 руб. нужно уменьшать пропорционально отработанным дням. Например, если работник полмесяца находится в отпуске, то в расходах получится учесть лишь 600 руб. компенсации (1200 руб. × 0,5).

Компенсацию за использованный на служебные поездки бензин, обслуживание и ремонт автомобиля, а также за использование мобильного телефона и расходы на связь учесть в налоговой базе при УСН не получится.

И автомобиль, и мобильный телефон принадлежат И.П. Смирнову на праве собственности, а также используются для производственных целей. Поэтому компенсации, выплаченные в размере, указанном в соглашении, не будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды и ФСС на случай травматизма.

<…>

Книга ПРАВОВАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ «УПРОЩЕНКА»

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

10.07.2014г.

С уважением,

Галина Нефедова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной, ведущим экспертом направления БСС «Системы Главбух»

 



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 36.36%
  • Над составлением бюджетной сметы 9.09%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 72.73%
  • Над налоговой отчетностью 9.09%
результаты

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль