Возмещение сотруднику за использование его имущества

243

Вопрос

Скажите, по какой статье оплачивать амортизацию музыкальных инструментов. В нашем учреждении музыканты играют на собственных музыкальных инструментах и 2 раза в год мы выплачиваем им амортизацию. всегда платили по КОСГУ 226, а вчера казначейство не пропустило, сославшись на
ПРИКАЗ МИНФИНА РОССИИ ОТ 01.07.2013 № 65Н что нужно платить по 212 КОСГУ - компенсация стоимости вещевого имущества. Я считаю, что это 226 так как это пользование имуществом. Как правильно?

Ответ

Если с согласия или ведома работодателя и в его интересах используется личное имущество сотрудника, последнему выплачивают компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Размер возмещения затрат определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме. При этом учреждение должно иметь документальное подтверждение того, что сотрудник использует имущество в служебных целях, а также сумм произведенных в этой связи расходов.

 

Работодатель должен разработать порядок определения размера компенсации. Нужно издать приказ об использовании работниками личного имущества в работе. Перечень документов устанавливается учреждением самостоятельно (например, служебные записки, заявления, расчеты и другие документы).

Расходы на дополнительные выплаты и компенсации, предусмотренные условиями трудового договора, относятся на подстатью КОСГУ 212 «Прочие выплаты» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 г. № 65н).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Трудовой кодекс Российской Федерации

<…>

Статья 188. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.*

<…>

2. Статья: Компенсация за использование личного имущества работника: налоговый аспект

Документ:
Письмо Минфина России от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996.

Что изменилось:
Компенсация работникам за использование личного имущества в служебных целях не включается в их доход, облагаемый налогом на доходы физических лиц, пояснили специалисты главного финансового ведомства.

Размер компенсации за использование сотрудником в работе своего личного имущества устанавливается по соглашению сторон трудового договора.

Нормы компенсации

Компенсационные выплаты в пределах действующих норм не облагаются налогом на доходы физических лиц.

Такая норма закреплена в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Но поскольку Налоговый кодекс РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их принятия, то в этом случае нужно руководствоваться трудовым законодательством.

А оно позволяет устанавливать нормы компенсации по соглашению сторон трудового договора, что зафиксировано в статье 188 Трудового кодекса РФ.*

Документальное подтверждение

При этом работодателю необходимо иметь в наличии документы:

  • подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику;
  • обосновывающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также расчеты компенсаций.

Понадобятся и документы, которые доказывают суммы расходов, произведенных работником в связи с использованием своего имущества по делам учреждения.*

Журнал «Учет в казенных учреждениях», №5, май 2013

3. Статья: Применение кодов классификации при оплате услуг связи

По решению вышестоящего органа следует возместить руководителю учреждения расходы на оплату услуг сотовой связи. Телефон – собственность этого работника. По какому коду бюджетной классификации отразить такие затраты?

Ответ зависит от ряда факторов. Рассмотрим разные случаи.

Первая ситуация – учреждение-работодатель самостоятельно заключает с оператором договор на оказание работнику услуг сотовой связи. Тогда расчеты ведутся непосредственно с контрагентом, а расходы по оплате данного договора отражают по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ.

Вторая – при заключении трудового договора с работником в качестве одного из условий предусмотрено обеспечение его сотовой телефонной связью за счет работодателя.

Если с согласия или ведома работодателя и в его интересах используется личное имущество работника, последнему выплачивают компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Размер возмещения затрат определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

Расходы на дополнительные выплаты и компенсации, предусмотренные условиями трудового договора, относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.

То есть во втором случае расходы по возмещению работнику учреждения затрат на оплату услуг сотовой телефонной связи (по абонентскому номеру, зарегистрированному на его имя) и использование принадлежащего ему телефонного аппарата следует отражать по коду 212.*

И.Ю. КУЗЬМИН,
советник государственной гражданской
службы Российской Федерации 3-го класса

Журнал «Учет в сфере образования», №12, декабрь 2009

4. Статья: Компенсация сотруднику за использование в работе личного имущества

Компенсация, выплачиваемая работнику за использование его автомобиля для служебных поездок, не облагается налогом на доходы физлиц. Однако это не касается ситуации, когда работник управляет автомобилем по доверенности.

НДФЛ с компенсации

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ налогом на доходы физических лиц не облагаются все виды компенсационных выплат в пределах утвержденных норм, установленных законодательством и связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком своих трудовых обязанностей.

Размер компенсации
Поскольку глава 23 «Налог на доходы физических лиц» Налогового кодекса РФ не устанавливает порядок выплаты компенсаций при использовании личного имущества работника, в этом вопросе учреждению следует руководствоваться статьей 188 Трудового кодекса РФ (письма Минфина России от 27 августа 2012 г. № 03-04-05/6-1004, от 8 августа 2012 г. № 03-04-06/9-228).

Так, НДФЛ не облагаются компенсации, включая возмещение расходов работника на использование им личного имущества в интересах работодателя, в размере, установленном соглашением сторон трудового договора.

В то же время ФНС России (письмо от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15@) указывает, что размер компенсации необходимо документально подтвердить. Речь идет, в частности, о компенсации расходов на сотовую связь или доступ в интернет. Например, работник должен предоставлять работодателю детализацию услуг связи, полученную им от оператора сотовой связи.

Между тем арбитражные суды не столь категоричны. По их мнению, работодатель вправе самостоятельно разработать порядок определения размера компенсации. Достаточно иметь приказ об использовании работниками личных телефонов в работе, служебные записки, заявления и чеки, подтверждающие оплату услуг связи, и другие документы, перечень которых устанавливается учреждением самостоятельно. Об этом – в постановлениях ФАС Центрального округа от 24 июня 2011 г. № А35-8471/2009, ФАС Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007.

Следует отметить, что компенсация за использование в служебных целях личного автомобиля работника, выплаченная сверх норм, закрепленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (в целях исчисления налога на прибыль), не облагается НДФЛ. В этом вопросе единодушны и Минфин России (письмо от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-327), и судьи (постановление Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10627/06).

Имущество в собственности
По мнению чиновников, чтобы выплачиваемые компенсации не облагались НДФЛ, у работодателя должны иметься документы, подтверждающие, что используемое работником имущество является его собственностью (письма Минфина России от 25 октября 2012 г. № 03-04-06/9-305, от 17 июня 2009 г. № 03-04-06-01/138). К примеру, автомобиль должен быть зарегистрирован на работника. Если же он работнику не принадлежит, а используется по доверенности, то компенсация за его использование должна облагаться налогом (письмо ФНС России от 25 октября 2012 г. № ЕД-4-3/18123@). Такая ситуация может возникнуть, если работник управляет автомобилем своих родителей или детей либо арендует его.

Минфин России в письме от 27 августа 2012 г. № 03-04-05/6-1004 соглашается только с тем, что компенсация без удержания НДФЛ правомерна, если работник использует автомобиль, зарегистрированный на супругу (супруга), поскольку такое авто как правило является их совместной собственностью. Хотя и в этом случае автомобиль может не быть совместной собственностью, например, если он был приобретен до заключения брака или брачным договором установлен иной вариант владения имуществом. Тогда НДФЛ с компенсации, выплачиваемой работнику, учреждению (как налоговому агенту) придется удержать.

Конечно, легко определить собственность на имущество, подлежащее государственной регистрации (автомобили, гаражи).

А как установить право собственности на иное имущество (например, на телефоны, компьютеры, инструменты)?

Чиновники считают, что работнику следует представить работодателю первичные документы на приобретение имущества. Но, на взгляд автора, это требование чрезмерно.

Во-первых, как правило, физические лица приобретают имущество по договорам розничной купли-продажи и, кроме кассового чека, могут не иметь первичных документов. А в кассовом чеке (и даже в товарном) фамилия покупателя не указывается.

Во-вторых, работник может получить имущество в собственность в качестве подарка. Тогда вовсе никаких документов не оформляется.

В-третьих, физические лица не обязаны хранить первичные документы, связанные с приобретением имущества. Потому чеки и накладные у работника могут быть просто потеряны.

С такой позицией соглашаются и арбитражные судьи (например, ФАС Поволжского округа в постановлении от 19 августа 2008 г. № А06-6865/07, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 17 июля 2007 г. № А56-49256/2006).

Налоговики настаивают: учреждение должно иметь документальное подтверждение того, что работник использует имущество в служебных целях, а также сумм произведенных в этой связи расходов. Ведь работнику компенсируется не факт владения имуществом, а его использование в служебных целях.*

Страховые взносы при выплате компенсации

Компенсации (в пределах установленных норм), связанные с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей, страховыми взносами не облагаются (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации…»). Как видно, это аналогично норме по налогу на доходы физлиц.

Таким образом, сумма компенсации и возмещения работнику расходов за использование личного имущества в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между учреждением и работником (письмо ПФР от 29 сентября 2010 г. № 30-21/10260).

А в письме ФСС России от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985 подчеркивается, что такая компенсация не подлежит обложению страховыми взносами как на обязательное социальное страхование, так и на травматизм.

При этом Минздравсоцразвития России в письме от 6 августа 2010 г. № 2538-19 обращает внимание, что сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона), не облагается страховыми взносами, если использование данного имущества связано с трудовой деятельностью специалиста (разъездной характер работы, служебные цели). При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с использованием имущества для трудовой деятельности. То есть учреждение должно располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на имущество, так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в работе.

Вместе с тем при расчете суммы компенсации работодателю рекомендовано учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации.

Налоговый учет выплат

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (в пределах норм) включаются в состав прочих (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Нормы выплат прописаны в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см – 1200 руб. в месяц, свыше – 1500 руб. в месяц).

Следует согласиться, что формулировка подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ не позволяет учитывать в целях налогообложения прибыли дополнительные расходы, связанные с использованием работниками автомобилей для служебных поездок, в том числе на оплату ГСМ, ремонта, страховки.

Такой точки зрения придерживаются и официальные органы. Так, еще в письмах МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419@ и Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 разъяснялось, что в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение всех затрат, возникающих в процессе эксплуатации авто (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). ВАС РФ в определении от 29 января 2009 г. № ВАС-495/09 поддержал такую позицию.

При этом, чтобы обосновать включение компенсации в расходы в целях налогообложения прибыли, недостаточно лишь ограничиться размером компенсации по постановлению Правительства РФ № 92. Учреждению важно доказать целесообразность таких расходов. Для этого рекомендуется оформить положение (приказ) о выплате компенсации за использование личного легкового автомобиля работника в служебных целях, где указать, что право на выплату имеют, к примеру, работники, выезжающие в командировки на собственном транспорте, или сотрудники, должностные обязанности которых связаны с разъездным характером работы (с указанием должностей).

Кроме того, со всеми сотрудниками, использующими личный автотранспорт, на основании их заявления нужно оформить соглашение о компенсации (или дополнительное соглашение к трудовому договору).

В нем следует установить фиксированный размер или порядок определения суммы компенсации, приложив к нему свидетельство о регистрации автомобиля на сотрудника (или иное свидетельство о праве собственности на автомобиль). Аналогичные рекомендации привел Минфин России в письме от 28 июня 2012 г. № 03-03-06/1/326.

О. И. Слобцова

заместитель директора по проектам ООО АКФ «Экспертный центр "Партнеры"»

Журнал «Зарплата в бюджетном учреждении», №12, декабрь 2012

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

07.07.2014г.

С уважением,

Галина Нефедова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной, ведущим экспертом направления БСС «Системы Главбух»

 



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль