Излишне выплаченные командировочные

1428

Вопрос

В течени е какого времени можем удержать излишне выплаченную сумму за проживание в гостинице во время командировки (1500 -550 за каждый день) за счет работника? Имеем право удержать? Мы выплатили аванс сотруднику из расчет а 550 рублей в сутки. Сотрудник оплатил за проживание в гостинице 1500 руб . (доплатил из своих денег). После проверки АО бухгалтер ошибочно возместил сотруднику всю сумму за проживание (из расчета 1500 руб . ). Можем ли мы теперь требовать у сотрудника излишне выплаченные ему деньги (950 руб . за каждые сутки проживания)?

Ответ

Внести излишне выплаченные командировочные на проживание сотрудник может только добровольно. Удержать их из зарплаты организация может, только если сотрудник не оспаривает факт и сумму переплаты.

 

Размер возмещения расходов на проживание при командировках, в Вашей организации, составляет 550 руб. в сутки.

Излишне потраченную сумму, которую Вы возместили сотруднику ошибочно, попросите вернуть.

Также излишне выплаченные командировочные можно удержать из зарплаты, но только с согласия сотрудника.

Следует отметить, что сотрудник может отказаться вернуть командировочные.

Удержать самостоятельно работодатель не имеет права, так как в Вашем случае счетной ошибки не было.

При согласии сотрудника, приказ об удержании нужно выпустить не позднее месяца после обнаружения излишней выплаты зарплаты

Издать приказ нужно не позже чем через один месяц со дня окончания срока, установленного сотруднику для возврата переплаты.

Если такой срок сотруднику не устанавливали, приказ нужно выпустить не позднее месяца после обнаружения излишней выплаты зарплаты.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как возместить расходы на наем жилья во время командировки

<…>

Размер возмещения*

Размер и порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки определяются:*

  • для сотрудников федеральных учреждений, государственных органов и внебюджетных фондов РФ – постановлениями Правительства РФ;
  • для сотрудников учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.

Об этом сказано в частях 2, 3 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Так, размер возмещения для командированных сотрудников федеральных учреждений установлен постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729, и он не должен превышать 550 руб. в сутки,* а при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки. Вместе с тем, учреждения могут увеличить сумму возмещения за счет:

  • экономии бюджетных средств (лимитов бюджетных обязательств или субсидий);
  • средств, полученных от предпринимательской деятельности, – что актуально для бюджетных и автономных учреждений.

Об этом сказано в подпункте «а» пункта 1 и пункте 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.

<…>

Документальное подтверждение расходов*

Расходы по найму жилого помещения в командировке сотрудник может подтвердить:*

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:*

  • авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
  • *командировочное удостоверение – с отметками о прибытии и выбытии;
  • служебное задание – с кратким отчетом о проделанной работе;
  • ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение. Но вот признать расходы на командировку при расчете налога на прибыль вовремя не получится. Ведь они должны быть обоснованными и документально подтвержденными (ч. 1 ст. 252 НК РФ). Кроме того, выплаты сотруднику суточных и аванса или доплату за его расходы в поездке в таком случае компенсацией признать не удастся. А значит, с этих сумм придется заплатить НДФЛ и страховые взносы или вычитать их из зарплаты командированного. Кроме того, сотруднику, который не отчитался по полученному авансу, нельзя выдавать новый. Поэтому получить документы вовремя и правильно их оформить очень важно. Это нужно и работодателю, и самому сотруднику.

<…>

В ряде случае придется оформить дополнительные документы:

  • когда сотрудник будет возвращать неизрасходованные суммы (либо работодатель будет удерживать их из зарплаты);*
  • если будете возмещать сотруднику обоснованный перерасход. В последнем случае оформите расходный кассовый ордер по форме № КО-2.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Рекомендация: Как принять не израсходованную сотрудником часть суммы, выданной под отчет

<…>

Внесение в кассу*

Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер. Такие требования содержат указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

<…>

В учете автономных учреждений:*

Дебет 0.201.34.000 Кредит 0.208.12.000 (0.208.22.000, 0.208.34.000…)
– внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств.

В 24–26 разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений), соответствующий структуре данных, утвержденных Планом финансово-хозяйственной деятельности.

Такой порядок установлен пунктами 3, 109 Инструкции № 183н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 201.34, 208.00).

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

4. Рекомендация: Как удержать излишне выплаченную зарплату

Когда производят удержания*

Взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату можно, если:*

  • излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки. При этом под счетной ошибкой понимается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при арифметических подсчетах* (письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17);
  • доказана вина сотрудника в невыполнении норм труда или в простое (эти обстоятельства должны быть установлены комиссией по трудовым спорам или судом);
  • ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Например, если он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты (это обстоятельство должно быть подтверждено судом).

Такие правила установлены статьей 137 Трудового кодекса РФ.

Когда нельзя произвести удержания*

В остальных случаях ошибочно выданную зарплату удержать с сотрудника нельзя – он может возместить ее только по собственному желанию* (п. 3 ст. 1109 ГК РФ). В частности, нельзя взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату, если переплата произошла в результате технической ошибки (определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17).

<…>

Документальное оформление*

О взыскании излишне выданной зарплаты руководитель учреждения должен издать приказ* (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0). Издать приказ нужно не позже чем через один месяц со дня окончания срока, установленного сотруднику для возврата переплаты. Если такой срок сотруднику не устанавливали, приказ нужно выпустить не позднее месяца после обнаружения излишней выплаты зарплаты.* Удержание возможно, только если сотрудник не оспаривает факт и сумму переплаты.* Такой вывод следует из статьи 137 Трудового кодекса РФ. Кроме того, чтобы избежать споров с трудовой инспекцией, можно оформить докладную записку с обоснованием причины удержания переплаты.

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

5. письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 «Непотраченные командировочные»

«В Правовом управлении Федеральной службы по труду и занятости рассмотрено обращение от 22.07.2007 N 1/38 об удержании из заработка неиспользованных в период служебной командировки сумм. Сообщаем следующее.

По возвращении из служебной командировки работник обязан составить авансовый отчет по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке.

В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться статьей 137 Трудового кодекса, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.*

В частности, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.*

Решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено.*

Что касается согласия работника на удержание сумм из заработной платы, следует получить его письменное согласие».*

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

02.07.2014 г.

С уважением,

Елена Изотова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Наталией Зориной,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух».

 



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль