Возмещение стоимости проезда сотруднику

235

Вопрос

При оплате проезда к месту отдыха возмещение стоимости авиабилета осуществляется полностью по КОСГУ 212 или за вычетом стоимости питания (КОСГУ 226)? Как определить стоимость питания, если авиакомпании не предоставляют данные справки?

Ответ

Расходы, связанные с компенсацией стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно сотруднику (членам семьи сотрудника) следует отражать по подстатье 212 «Прочие выплаты» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 г. № 65н).

 

Поскольку в стоимость проезда к месту использования отпуска и обратно могут включаться, в том числе, расходы на питание без выделения суммы, возмещение стоимости билета осуществляется полностью по КОСГУ 212 «Прочие выплаты».

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как учреждению, расположенному в районе Крайнего Севера, отразить в бухучете и при налогообложении стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно

Учреждения, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), обязаны компенсировать своим сотрудникам стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно. Подробнее об этом см. Как учреждению, расположенному в районе Крайнего Севера, оплатить стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно.

Бухучет

Суммы произведенных сотрудником расходов на проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно примите к бухучету на основании утвержденного руководителем авансового отчета (ф. 0504049). К авансовому отчету приложите оправдательные документы.

Расходы, связанные с компенсацией стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно сотруднику (членам семьи сотрудника), работающему в учреждении, расположенном в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности), отразите по подстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н).*

В бухучете порядок отражения операций, связанных с оплатой сотрудникам проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

В учете сделайте проводку:

Дебет КРБ.1.401.20.212 (КРБ.1.109.60.212–КРБ.1.109.90.212) Кредит КРБ.1.208.12.660
– отражены расходы на проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно.

Такой порядок установлен пунктами 41, 84 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета109.00, 208.00, 401.20).

Обратите внимание, что использовать счет 0.109.00.000 при отражении расходов на проезд (провоз багажа) нужно только в части формирования стоимости изготавливаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг), которую учреждение реализует за плату (п. 40 Инструкции № 162н).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении компенсации расходов на проезд сотрудника к месту использования отдыха и обратно. Сотрудник работает в федеральном учреждении, расположенном в местности, приравненной к району Крайнего Севера

Федеральное казенное учреждение «Альфа» расположено в г. Мурманске. Один раз в два года каждый сотрудник и его неработающие члены семьи имеют право на компенсацию расходов на проезд к месту использования отдыха и обратно.

В мае экономисту учреждения А.С. Кондратьеву предоставлен очередной оплачиваемый отпуск. Кондратьев вместе с неработающей женой и сыном (10 лет) отпуск будет проводить в г. Санкт-Петербурге.

16 апреля Кондратьев написал заявление о компенсации расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно. Согласно заявлению примерная стоимость проезда составляет 45 000 руб.

Компенсацию (исходя из примерной стоимости проезда) Кондратьеву выплатили 30 апреля.

30 мая (по возвращении из отпуска) Кондратьев представил в бухгалтерию проездные документы на общую сумму 55 200 руб.:

три билета экономкласса на рейс Мурманск – Санкт-Петербург от 5 мая 2014 года;

три билета экономкласса на рейс Санкт-Петербург – Мурманск от 28 мая 2014 года.*

В учете учреждения сделаны следующие записи.

30 апреля:

Дебет КРБ.1.208.12.560 Кредит КИФ.1.201.34.610
– 45 000 руб. – выплачена компенсация на основании заявления Кондратьева (исходя из примерной стоимости проезда).

30 мая:

Дебет КРБ.1.401.20.212 Кредит КРБ.1.208.12.660
– 55 200 руб. – отражены расходы на проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно;*

Дебет КРБ.1.208.12.560 Кредит КИФ.1.201.34.610
– 10 200 руб. (55 200 руб. – 45 000 руб.) – произведен окончательный расчет с Кондратьевым.

НДФЛ, страховые взносы на сумму компенсации не начисляются.

В учете бюджетных учреждений:

В учете сделайте проводку:

Дебет 0.401.20.212 (0.109.60.212–0.109.90.212) Кредит 0.208.12.660
– отражены расходы на проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно.

Такой порядок установлен пунктом 106 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета109.00, 208.00, 401.20).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении компенсации расходов на проезд сотрудника к месту использования отдыха и обратно. Сотрудник работает в федеральном учреждении, расположенном в местности, приравненной к району Крайнего Севера

Федеральное бюджетное учреждение «Альфа» расположено в г. Мурманске. Один раз в два года каждый сотрудник и его неработающие члены семьи имеют право на компенсацию расходов на проезд к месту использования отдыха и обратно.

В мае экономисту учреждения А.С. Кондратьеву предоставлен очередной оплачиваемый отпуск. Кондратьев вместе с неработающей женой и сыном (10 лет) отпуск будет проводить в г. Санкт-Петербурге.

16 апреля Кондратьев написал заявление о компенсации расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно. Согласно заявлению примерная стоимость проезда составляет 45 000 руб.

Компенсацию Кондратьеву выплатили 30 апреля за счет средств субсидий (исходя из примерной стоимости проезда).

30 мая (по возвращении из отпуска) Кондратьев представил в бухгалтерию проездные документы на общую сумму 55 200 руб.:

три билета экономкласса на рейс Мурманск – Санкт-Петербург от 5 мая 2014 года;

три билета экономкласса на рейс Санкт-Петербург – Мурманск от 28 мая 2014 года.*

В учете учреждения сделаны следующие записи.

30 апреля:

Дебет 4.208.12.560 Кредит 4.201.34.610
– 45 000 руб. – выплачена компенсация на основании заявления Кондратьева (исходя из примерной стоимости проезда).

30 мая:

Дебет 4.109.80.212 Кредит 4.208.12.660
– 55 200 руб. – отражены расходы на проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно;*

Дебет 4.208.12.560 Кредит 4.201.34.610
– 10 200 руб. (55 200 руб. – 45 000 руб.) – произведен окончательный расчет с Кондратьевым.

НДФЛ, страховые взносы на сумму компенсации не начисляются.

<…>

НДФЛ и страховые взносы

Компенсация расходов на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно сотрудникам (с учетом ограничений, установленных законодательством) не облагается:

НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 325 ТК РФ, письмо Минфина России от 22 августа 2013 г. № 03-04-05/34347);

взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 7 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);

взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (подп. 8 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Если бюджетное и автономное учреждение оплачивает расходы в размерах, превышающих установленные законодательством, то такая выплата не считается компенсационной и должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях.

Что касается компенсации расходов на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно членам семьи сотрудника, то она не облагается:

НДФЛ – в отношении только неработающих членов семьи (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 325 ТК РФ, письмо Минфина России от 18 ноября 2009 г. № 03-04-06-01/300);

страховыми взносами – в отношении любых членов семьи. Это связано с тем, что такие компенсации содержатся в перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами, а также выплачиваются гражданам, не состоящим с учреждением в трудовых отношениях (ч. 1 ст. 7, п. 7 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1, подп. 8 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Следует отметить, что такая компенсация освобождается от НДФЛ только при наличии документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы. Состав подтверждающих документов законодательством не определен, поэтому в коллективном (трудовом) договоре учреждения необходимо установить перечень документов, которые должен представить сотрудник для получения компенсации. Если сотрудник не представил подтверждающие документы, с суммы компенсации будет необходимо удержать НДФЛ. Такой вывод следует из письма Минфина России от 11 января 2013 г. № 03-03-06/1/2.

Компенсация проезда к месту использования отпуска и обратно сотрудникам, работающим в других районах (не отнесенных к Крайнему Северу и приравненных к нему местностям), облагается НДФЛ на общих основаниях (письмо Минфина России от 22 августа 2013 г. № 03-04-05/34347).

<…>

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ и начислить страховые взносы на оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно, включая стоимость постельного белья. Федеральное учреждение расположено в районах Крайнего Севера

Нет, не нужно.

Федеральные учреждения, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, один раз в два года оплачивают своим сотрудникам проезд (провоз багажа) к месту использования отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ, п. 2 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455).

Суммы компенсации расходов на оплату проезда (провоз багажа) к месту отдыха и обратно в размере, установленном законодательством, в пределах территории России НДФЛ и страховыми взносами не облагаются (п. 7 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, письмо Минфина России от 22 августа 2013 г. № 03-04-05/34347). Если в стоимость проезда к месту использования отпуска и обратно включаются в том числе расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями, с суммы их компенсации также не нужно удерживать зарплатные налоги (взносы).

В отношении НДФЛ аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 18 февраля 2005 г. № 03-05-02-04/30 и от 31 января 2005 г. № 03-05-02-04/16. Подтверждают этот вывод некоторые арбитражные суды (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 октября 2007 г. № А42-6440/2005). В отношении страховых взносов официальных разъяснений Минтруда России нет, арбитражная практика также пока не сложилась.*

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

02.07.2014г.

С уважением,

Галина Нефедова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной, ведущим экспертом направления БСС «Системы Главбух»

 

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль