Порядок расчета с подотчетными лицами в учетной политике учреждения

2962

Вопрос

Я задала вопрос: Сотрудник был отправлен в загранкомандировку без выдачи ему аванса на командировку, т.е. сотрудник поехал "за свой счёт". По возвращении из командировки сотрудник предоставил все соответствующие оправдательные документы и написал заявление на возмещение командировочных расходов на его зарплатную карточку. Вопрос: при отражении в учёте командировочных расходов какой использовать счёт 208 или 302? Нужно ли оформлять авансовый отчёт? (аванс-то не выдавался). В каком журнале операций отражать расходы по возмещению командировочных расходов? Пришел ответ №374189. Но почему-то проводки по выдаче аванса только из кассы. Но сотрудник в заявлении просит безналичным путем возместить командировочные расходы на зарплатную карточку. Безналичным путем нельзя возмещать данные расходы?

Ответ

Нет, можно. Для этого в учетной политике учреждения нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами.

 

Учет при возмещении подотчетных сумм на зарплатную карту сотрудника приведен ниже.

Авансовый отчет составлять нужно, поскольку сотрудник предоставляет подтверждающие документы для обоснованного возмещения понесенных им расходов. Кроме того,  налоговые инспекторы предъявляют требования к оформлению авансового отчета и приложений к нему, которые представлены в Рекомендации.

В журнале операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) должны быть отражены все операции по движению денежных средств и расходам, которые приняты от подотчетного лица и подтверждены соответствующими документами. Записи в журнале отражаются на основании авансовых отчетов, кассовых ордеров и иных документов, которыми оформляют расчеты с подотчетными лицами.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: Можно ли перечислить подотчетные деньги на банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника

Решение о перечислении подотчетных сумм на банковские счета сотрудников учреждение должно принять самостоятельно.

Представители Минфина России и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:

  • оплаты командировочных расходов;
  • компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике учреждения нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами.*

Такие разъяснения приведены в совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554.

Ранее представители этих ведомств при рассмотрении данного вопроса (в части командировочных расходов) также отмечали, что решение о перечислении подотчетных сумм на банковские счета сотрудников регулируется нормами трудового законодательства. Поэтому такое решение нужно закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте (в Положении о служебных командировках, в учетной политике и др.). В частности, в Минфине России положениями учетной политики и коллективным договором закреплен безналичный порядок перечисления командировочных расходов на счета сотрудников:

  • при командировках на территории России – в рублях с применением зарплатных карт;
  • при командировках на территории иностранных государств – в долларах США с применением банковских валютных карт (выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре).

Более того, Минфин России рекомендует организациям госсектора минимизировать наличное обращение денежных средств путем введения расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт.

При этом органы Казначейства России не вправе запретить учреждениям перечислять на зарплатные карты подотчетные суммы (в частности, командировочные расходы). А также требовать представления вместе с заявкой на кассовый расход документов-оснований (п. 8 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 1 сентября 2008 г. № 87н).

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728, от 29 декабря 2011 г. № 14-01-07/1396-1966 и Казначейства России от 26 июля 2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с безналичным порядком выдачи денег под отчет, зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

Перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту сотрудника или на расчетную (дебетовую) карту отразите следующими проводками.

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

Перечисление на зарплатную карту:*

1.

Перечислены подотчетные суммы на зарплатную карту
(на основании выписки из лицевого счета)

0.208.ХХ.560

0.201.11.610

 

Увеличение забалансового счета 18 (по соответствующему коду КОСГУ)

Перечисление на расчетную (дебетовую) карту:

1.

Перечислены со счета учреждения деньги на расчетную (дебетовую) карту
(на основании выписки из лицевого счета)

0.210.03.560

0.201.11.610

 

Увеличение забалансового счета 18 (по соответствующему коду КОСГУ)

2.

Отражено расходование (снятие наличных) средств подотчетником с карты
(на основании заявления о выдаче аванса и Сведений ф. 0531391)

0.208.ХХ.560

0.210.03.660

ХХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета. Подробнее о том, какие аналитические счета нужно применять в зависимости от объекта учета и содержания операции, см. здесь.

       

Такой порядок установлен пунктами 73, 105 Инструкции № 174н (в части перечисления средств на зарплатную карту).* В отношении расчетов с подотчетниками через расчетную (дебетовую) карту в Инструкции № 174н проводок нет. Вместе с тем, в проекте Минфина России от 26 сентября 2012 г. данная корреспонденция установлена. Однако до вступления в силу положений проекта согласуйте этот вариант с учредителем (финансовым органом, Казначейством России) (п. 4 Инструкции № 174н).

<…>

При всем этом следует отметить, что указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У (п. 6.3) предусматривает возможность выдачи подотчетных денег только наличными из кассы. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. Однако позднее при комментировании расчетов по командировкам Банк России указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции (письмо от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513). Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому учреждение должно самостоятельно принять решение, руководствоваться ему этим письмом или нет.

Из рекомендации «Как выдать деньги под отчет»

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

2. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

  • авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;*
  • командировочное удостоверение – с отметками о прибытии и выбытии;
  • служебное задание – с кратким отчетом о проделанной работе;
  • ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

<…>

Авансовый отчет

Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре. Часть авансового отчета заполняет сам командированный сотрудник, а часть – бухгалтер.

В государственных (муниципальных) учреждениях

Форма авансового отчета (ф. 0504049) и Методические указания по его заполнению утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

При необходимости организация может доработать унифицированную форму авансового отчета, расширив или сузив графы и строки, введя дополнительные строки и вкладные листы. Вносимые изменения оформите соответствующим организационно-распорядительным документом (например, приказом руководителя). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 8 июля 2011 г. № 03-03-06/1/414.

На лицевой стороне отчета подотчетное лицо должно указать свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне ему необходимо перечислить расходы, понесенные за период поездки (включая суточные), и указать реквизиты оправдательных документов (графы 1–6 отчета). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Форму можно заполнять как от руки, так и на компьютере, в том числе полностью в электронном виде. Правда, в последнем случае документ будет действителен, только если все ответственные сотрудники поставят на нем свои электронные подписи (письмо Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250). Такой порядок следует из положений части 5 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статьи 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

В государственных и муниципальных учреждениях

Важная деталь: сотрудник должен сдать авансовый отчет и подтверждающие документы независимо от применяемой у вас системы налогообложения. Так, даже в автономном учреждении на упрощенке нужно подтвердить расходы в командировке соответствующими документами. В противном случае будет нарушен порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 НК РФ). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 30 октября 2013 г. № 03-11-11/46198.

Когда сотрудник принесет авансовый отчет и прилагающиеся к нему документы, выдайте ему расписку в получении. После этого приступите к проверке отчета и его бухгалтерской обработке. Суммы расходов разнесите по соответствующим статьям и спишите с подотчетного лица.

В государственных и муниципальных учреждениях

Вот основные требования, которые предъявляют налоговые инспекторы к оформлению авансового отчета и приложений к нему:*

  • авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Датой, когда при налогообложении возникают внереализационные и прочие расходы, признается день утверждения авансового отчета. Таким образом, если авансовый отчет не утвержден руководителем или уполномоченным им сотрудником (по доверенности), то признание расходов по нему спорно (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ);
  • в кассовых чеках, квитанциях и других подтверждающих оплату документах должны быть указаны наименования товаров. Если же чек пробит только на определенную сумму, то сотрудник должен попросить выдать ему товарный чек. В противном случае идентифицировать расход, а также его обоснованность нельзя. Кроме того, возместить такие суммы сотруднику вы не сможете. А ранее выданный аванс придется удержать или оформить как другую выплату и начислить с нее страховые взносы и НДФЛ;
  • принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Внимание: если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям то выплаты по нему компенсацией командировочных расходов признаны не будут. А значит, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ. То же относится к ситуации, когда необходимые приложения к авансовому отчету отсутствуют или оформлены неверно (письмо Минтруда России от 7 октября 2013 г. № 17-4/1647).

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

 

 

3. Рекомендация: Как проверить расчеты с подотчетными лицами

<…>

Текущий и последующий контроль

Текущий контроль расчетов с подотчетными лицами ведется с целью выявления нарушений до завершения операции. В отличие от предварительного контроля он не предназначен для предотвращения ошибок и нарушений.

После того как средства выданы подотчет (операция уже началась), сотрудники бухгалтерии могут провести текущую проверку и самопроверку и повторно изучить документы-основания для выдачи подотчетных сумм. При этом и текущий и предварительный типы контроля могут проводиться одновременно практически в рамках одних и тех же процедур при проверке:

  • авансовых отчетов;
  • документов, подтверждающих произведенные расходы.

Главный бухгалтер (или иное должностное лицо) в ходе ежедневного мониторинга записей в бухгалтерской программе может проверять правильность бухгалтерских проводок по учету расчетов с подотчетными лицами. Также в ходе текущего контроля можно проводить сверки состояния расчетов с несколькими подотчетными лицами.

Последующий контроль расчетов с подотчетными лицами целесообразно проводить по каждому лицу, получавшему авансы в проверяемом периоде. Такая сплошная проверка позволит выявить все возможные нарушения, не замеченные на предшествующих этапах контроля. Сроки проведения таких проверок можно установить в Положении о внутреннем контроле.

При проверке расчетов с подотчетными лицами сопоставьте данные следующих документов:

<…>

В журнале операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) должны быть отражены все операции по движению денежных средств и расходам, которые приняты от подотчетного лица и подтверждены соответствующими документами. Записи в журнале отражаются на основании авансовых отчетов, кассовых ордеров и иных документов, которыми оформляют расчеты с подотчетными лицами.*

<…>

Наталия Гусева,

руководитель Научно-практического института методологии и организации внутреннего контроля в государственном секторе, государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

24.06.2014 г.

С уважением,

Булат Ахмутинов, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Наталией Зориной,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух».

 

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль