Порядок уничтожения документов хранящихся в архиве бухгалтерии

162

Вопрос

Каков порядок уничтожения документов хранящихся в архиве? Какими документами мы должны актировать? При установлении кассового лимита  каким документом мы должны оформить его?

Ответ

Законодательством не регламентирована процедура уничтожения документов, по которым истек срок хранения.

 

Чтобы выявить такие бумаги и избавиться от них необходимо провести ревизию. Алгоритм проверки учреждение вправе прописать в специальном положении. Или в соответствии с приказом руководителя, в котором назначается экспертная комиссия, направления и сроки ревизии. После проведения ревизии составьте акт об уничтожении документов с подробной их описью (представлен ниже). Уничтожение первичных документов раньше срока, учреждению грозит штраф.

Размер кассового лимита определяет руководитель учреждения своим приказом (распоряжением). И именно с этой величиной надо сравнивать остаток наличных в кассе, выведенный по кассовой книге на конец рабочего дня.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как упростить документооборот в бухгалтерии

<…>

Шаг 3. Проведите ревизию по устаревшим документам

У всех учреждений в процессе работы копятся бумаги – первичка, регистры учета, отчетность. Их необходимо хранить определенное время и в специальных местах.

Если в учреждении есть обособленные подразделения, то хранить документы можно не в головном офисе, а в таком подразделении. Ведь требования о том, что бумаги обязательно надо хранить исключительно по адресу головного подразделения, законодательство не содержит. Конкретное место хранения документов утверждает руководитель учреждения.

Когда у документа истекает срок, его можно уничтожить. Но чтобы выявить такие бумаги и избавиться от них, необходимо провести ревизию. К слову, проверить первичку вы можете так, как вам удобно. Ведь ни одним законом подобная процедура не регламентирована.

Если объем документов большой и вы хотите, чтобы сотрудники бухгалтерии сделали все четко и по порядку, тогда стоит прописать алгоритм проверки в специальном положении. Еще при желании можно составить с руководителем отдельный приказ, в котором стоит назначить экспертную комиссию, направления и сроки ревизии. Но можно обойтись и без таких формальностей.

Самая важная и сложная задача в ревизии – это определить максимальный из всех возможных срок хранения каждого документа, чтобы без последствий для учреждения уничтожить устаревшие бумаги. Ведь иногда предусмотренные в разных законах и нормативных актах периоды отличаются.*

Например, первичку для целей исчисления налогов надо хранить минимум четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Однако для бухучета документы надо беречь пять лет, а то и дольше или вовсе постоянно (ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). А бумаги, которые подтверждают начисление и уплату страховых взносов, надо сохранять минимум шесть лет (подп. 6 п. 2 ст. 28 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Если вы уничтожите первичку раньше срока, то учреждению грозит штраф.

Чтобы не запутаться в том, какой документ устарел, а какой еще нет, составьте таблицу. В нее надо свести максимальные периоды хранения по всем документам. И уже ориентируясь на них, принимать решение: уничтожать бумаги или оставить.

И вот когда вы провели ревизию, выявили ненужную больше первичку, составьте акт об уничтожении документов с подробной их описью. Если бумаг, от которых надо избавиться, достаточно много, то в описи можно их сгруппировать по видам или налоговым периодам.*

Главбух советует: ревизию первички проведите по трем направлениям.

Во-первых, определите документы, которые можно без сомнений уничтожить. Во-вторых, оставшиеся проверьте на ошибки. И в-третьих, выявите первичку, которую нужно восстановить, поскольку ее просто нет на месте.

<…>

Елена Смирнова

директор департамента бухгалтерского учета ОАО «Аэрофлот»

Елена Чистякова

бизнес-тренер, преподаватель МВА ExecutiveCoach,

член Международной ассоциации кросс-культурного менеджмента

2. Форма: Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение 4 к п.2.4.1

Наименование организации

 

УТВЕРЖДАЮ

     

Акт

 

Наименование должности

 

N

   

руководителя организации

     

(место составления)

 

Подпись

Расшифровка подписи

       

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению*

 

Дата

 
 

На основании

 
 

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

 

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение

документы фонда N

 
 

(название фонда)

 

N

п/п

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Крайние даты

Номера описей

Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи

Кол-во

ед. хр.

Сроки хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

               
               
               
               
 

Итого

 

ед. хр. за

 

годы

 

(цифрами и прописью)

     
 

Описи дел постоянного хранения за

 

годы утверждены, по личному составу

согласованы с ЭПК

 
 

(наименование архивного учреждения)

 

(протокол от

 

N

 

)

 

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

Подпись

Расшифровка подписи

     

Дата

   
 

СОГЛАСОВАНО

 
   

Протокол ЦЭК (ЭК)

 

от

 

N

     
 

Документы в количестве

 

ед.хр.,

 

(цифрами и прописью)

 

весом

 

кг сданы в

 
 

(наименование организации)

 

на переработку по приемо-сдаточной накладной от

 

N

   
 

Наименование должности работника, сдавшего документы

Подпись

Расшифровка подписи

     

Дата

   
 

Изменения в учетные документы внесены.

     

Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы

Подпись

Расшифровка подписи

     

Дата

   
                                                                       

Формат А4 (210x297 мм)

 

3. Рекомендация: Как соблюдать лимит остатка денежных средств

Наличные деньги учреждения могут хранить в кассе только в пределах установленного лимита. То есть ежедневно в кассе может оставаться не больше определенной суммы. Размер такого лимита определяет руководитель учреждения своим приказом (распоряжением). И именно с этой величиной надо сравнивать остаток наличных в кассе, выведенный по кассовой книге на конец рабочего дня. Такой порядок установлен пунктом 2 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, пунктом 2.2 Положения Банка России и Минфина России от 18 февраля 2014 г. № 414-П, № 8н.*

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк для зачисления на расчетный (лицевой) счет учреждения. Так нужно делать не реже одного раза в семь рабочих дней. А если в населенном пункте нет банка, то не реже одного раза в течение 14 рабочих дней (п. 1 приложения к Указаниям Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Лимит кассового остатка должны соблюдать все организации (за исключением субъектов малого предпринимательства). При этом организационно-правовая форма и применяемая система налогообложения значения не имеют. Такой порядок установлен пунктами 1–2 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, пунктом 167 Инструкции к Единому Плану счетов № 157н,пунктом 4 статьи 346.11 и пунктом 5 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.

Учреждения должны инкассировать наличные деньги в банк только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит (п. 2, 3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

<…>

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

4. Форма: Распоряжение об установлении лимита остатка кассы

Государственное учреждение научно-исследовательский институт «Альфа»
ИНН 7708123459, КПП 770801009, ОКПО 98756423

полное наименование учреждения

РАСПОРЯЖЕНИЕ № 10
об установлении лимита остатка кассы учреждения*

г. Москва

16.06.2014

          1. Установить на III квартал 2014 года лимит остатка наличных денег в главной кассе в размере 150 000 руб.

          2. Главному бухгалтеру довести до сведения старшего кассира лимит остатка денежных
средств в кассе.

Директор

   

А.В. Львов

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

23.06.2014 г.

С уважением,

Булат Ахмутинов, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Наталией Зориной,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух».

 

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль