Возмещение сотруднику перерасход денег

653

Вопрос

Сотруднику, который не использует сотовую связь, было поручено оплатить наличными за услуги связи, которые в учреждении оформлены договором. Была срочная необходимость иначе связь была бы отключена. В дальнейшем сотрудник отчитался авансовым отчетом и ему были возмещены данные расходы. Как оформить данные операции и отразить их в бюджетном учете? Как произвести акт сверки с организацией предоставляющей услуги сотовой связи, если оплату произвел сотрудник? Авансовый отчет на сотрудника, платежка тоже на него о возмещении оплаченной суммы. В нашем акте сверки эта сумма по организации не проходит, а в организации, предоставляющей услуги сотовой связи, эта сумма стоит как внесенная через кассу

Ответ

Возмещение сотруднику средств, которые он израсходовал на оплату услуг связи, оформите и отразите в учете в общем порядке (оформление и проводки приведены в ответе). Для того, чтобы сумма, оплаченная сотрудником, отражалась в учете учреждения и попадала в акт сверки сделайте проводки:

 

Дебет 0.302.21.830 Кредит 0.208.21.660.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух.

1. Рекомендация: Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

При проверке авансового отчета (ф. 0504049) может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано авансом. В этом случае образуется перерасход, равный сумме превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом. После утверждения руководителем авансового отчета перерасход признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством. Учреждение должно его возместить (ст. 22 ТК РФ, п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).

Условия возмещения перерасхода

При принятии к учету расходов подотчетного лица (в т. ч. в сумме перерасхода) бухгалтер должен проверить:

  • правильность оформления авансового отчета;
  • наличие документов, подтверждающих произведенные расходы (например, кассовые и товарные чеки, проездные документы, счета и т. п.);
  • обоснованность расходования средств (деньги были потрачены в соответствии с распоряжением руководителя и по тому назначению, которое указано в письменном заявлении подотчетного лица на выдачу аванса).

Если одно из указанных условий не выполняется, то принимать к бухучету расходы подотчетного лица не нужно. А в случае перерасхода деньги сотруднику можно не возмещать.* Таковы требования пункта 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Компенсация перерасхода из кассы

На основании утвержденного авансового отчета сумму, которую сотрудник израсходовал сверх полученной под отчет, выдайте ему из кассы. Для этого оформите расходный кассовый ордер формы № КО–2. Номер и дату этого документа укажите в таблице авансового отчета «Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода».*

<…>

В учете бюджетных учреждений:

При выдаче денег из кассы в счет компенсации перерасходованной суммы сделайте проводку:*

Дебет 0.208.21.560 (0.208.22.560, 0.208.26.560…) Кредит 0.201.34.610
– возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет.

Если сотрудник не получил положенную ему компенсацию (в течение срока исковой давности), неи востребованную подотчетным лицом задолженность можно списать. При этом сделайте проводку:

Дебет 0.208.21.560 (0.208.22.560, 0.208.26.560…) Кредит 0.401.10.173
– списана задолженность учреждения, не востребованная подотчетным лицом.

Одновременно со списанием задолженности с учета отразите ее на забалансовом счете 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами» (аналогично порядку, установленному для списания депонированной зарплаты, которую сотрудник не получил).

Об этом сказано в пунктах 105, 150 Инструкции № 174н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 201.34, 208.00, 401.10, забалансовый счет 20).

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Станислав Бычков,

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

2. Инструкция № 174н

<…>

«Счет 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами"

<…>

106. Операции по уменьшению расчетов с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:*

<…>

принятые к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов на основании утвержденного руководителем Авансового отчета (ф.0504049) с приложенными к нему оправдательными документами, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020812660, 020813660, 020821660-020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 010500000 "Материальные запасы" (010521340-010526340, 010531340-010536340), 010600000 "Вложения в нефинансовые активы" (010621310, 010631310, 010634340), 010900000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг" (010960212, 010960221-010960226, 010960290, 010960212, 010970221-010970226, 010970290, 010980212, 010980221-010980226, 010980290, 010990212, 010990221-010990226, 010990290), 021001560 "Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам", 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам" (030212830, 030213830, 030221830-030226830, 030231830-030234830, 030291830), 030403830 "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда", 040120200 "Расходы хозяйствующего субъекта" (040120213, 040120213, 040120221-040120226, 040120262, 040120263, 040120290);выданные подотчетным лицом, ответственным за выдачу заработной платы, суммы заработной платы, пособий, пенсий, стипендий, иных выплат отражаются на основании Платежной ведомости (ф.0504403) по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020811660-020813660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам" (030211830-030213830, 030262830, 030263830, 030291830)»;

<…>

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

11.06.2014 г.

С уважением,

Евгения Душкина, эксперт БСС «Системы Главбух»

Ответ утвержден:
Ольгой Холиной, ведущим экспертом БСС «Системы Главбух»

 

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль