Возмещение командировочных расходов оплаченных чужой картой

2203

Вопрос

Сотрудник бюджетного учреждения был направлен приказом в загранкомандировку на конференцию. Оплата оргвзноса была произведена сотрудником по системе электронных платежей с банковской карты другого физического лица (не сотрудника). В составе авансового отчета по командированию были представлены следующие документы в части оплаты оргвзноса: Письмо принимающей стороны с подтверждением регистрации участника-сотрудника организации, указанием суммы оргвзноса и платежных реквизитов, а также сведения об операции по кредитной карте другого лица с указанием наименования услуги (Регистрация на конференцию), даты, суммы операции и наименования получателя средств (организатора конференции).Одновременно представлен сертификат, подтверждающий участие в конференции.
Вопрос: может ли учреждение принять в составе авансового отчета сотрудника такие документы и возместить ему расходы, произведенные другим лицом? Если нет, то какие документы необходимо оформить для возмещения расходов другому лицу: договор поручения между учреждением и другим лицом или трехсторонний договор: сотрудник, учреждение, другое лицо?

Ответ

Одним из условий возмещения работодателем командированных расходов работнику организации является факт осуществления затрат командированным лицом, в том числе и с использованием банковской карты работника. В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

 

Кроме того, в рассматриваемой ситуациисотрудник должен в качестве подтверждения понесенных им расходов дополнительно предоставить расписку иного лица с подтверждением того, что сотрудником учреждения возмещены иному лицу соответствующие расходы, произведенные с использованием его банковской карты. Либо в учреждение иным лицом должно быть направлено письмо.

Таким образом, если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица, и иное лицо подтверждает возврат средств, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется. Такой вывод можно сделать из письма ФНС РОССИИ от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Статья: Расходы оплачены чужой картой

Можно ли признать в налоговом учете командировочные расходы на проживание работника турфирмы в гостинице, если счет оплачен банковской картой иного лица (не сотрудника фирмы)?

Да, можно. По этому вопросу ФНС России выпустила письмо от 22 июня 2011 г. № ЕД-4-3/9876, в котором указала, что командировочные расходы, оплаченные банковской картой другого сотрудника, можно принять в целях налогообложения прибыли. Ведь если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица, которое подтверждает возврат ему средств, оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.

Документальным подтверждением затрат в этом случае будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему авиа– или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы. Также к нему нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты: квитанции банкоматов, слипов, в которых указывается фамилия держателя банковской карты.*

Л.К. Соханевич,
аудитор

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ТУРИСТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ», № 11, НОЯБРЬ 2011

2. ПИСЬМО ФНС РОССИИ ОТ 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876

О документальном подтверждении командировочных расходов

Вопрос: ОАО АКБ (далее - Банк) просит разъяснить вопрос, возникающий в связи с отнесением затрат по возмещению расходов сотрудника Банка, связанных с направлением в командировку. В соответствии с пп.12 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки. По этой статье расходов подлежат возмещению, в частности, проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, наем жилого помещения, а также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).Возникают ситуации, когда за сотрудника Банка, находившегося в командировке, услуги (например, проживание в гостинице) оплачиваются банковской картой, принадлежащей иному лицу, не являющемуся сотрудником Банка (далее - Иное лицо). После возвращения из командировки наряду с иными документами, подтверждающими произведенные во время командировки расходы (счетами, слипами, квитанциями и т.д.), сотрудник Банка в качестве подтверждения понесенных им расходов дополнительно предоставляет расписку Иного лица (либо в Банк Иным лицом направлено письмо), с подтверждением того, что сотрудником Банка возмещены Иному лицу соответствующие расходы, произведенные с использованием его банковской карты. Согласно ст.252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Учитывая изложенное, прошу вас разъяснить, правомерно ли для целей налогообложения прибыли в составе документов, подтверждающих командировочные расходы сотрудника, принимать указанную выше расписку или письмо в адрес Банка, написанные Иным лицом. В случае если расписка или письмо в адрес Банка не могут являться надлежащим документальным подтверждением произведенных сотрудником Банка командировочных расходов, прошу вас разъяснить, какие документы в рассматриваемой ситуации будут удовлетворять требованиям ст.252 НК РФ.

Федеральная налоговая служба рассмотрела обращение и сообщает следующее.Возмещение расходов со служебной командировкой регулируется нормами статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации(далее - ТК РФ).Кроме того, во исполнение статьи 168 ТК РФ издано Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749, согласно пункту 11которого работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Из изложенного следует, что работодатель обязан в установленном порядке возместить произведенные работником затраты, связанные со служебной командировкой. В целях налогообложения прибыли расходы на командировки работников организации на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) учитываются в составе прочих расходов. Указанные расходы должны отвечать критериям пункта 1 статьи 252 Кодекса, а именно: должны быть экономически обоснованны, подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника, с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д. Как следует из вашего обращения, счет за проживание в гостинице сотрудника банка, находящегося в командировке, был оплачен банковской картой, принадлежащей иному лицу, не являющемуся сотрудником банка. После возвращения из командировки наряду с иными документами, подтверждающими произведенные во время командировки расходы, сотрудник банка в качестве подтверждения понесенных им расходов дополнительно предоставляет расписку иного лица (либо в Банк иным лицом направлено письмо) с подтверждением того, что сотрудником банка возмещены иному лицу соответствующие расходы, произведенные с использованием его банковской карты. Одним из условий возмещения работодателем командированных расходов работнику организации является факт осуществления затрат командированным лицом, в том числе и с использованием банковской карты работника. В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

Если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица, и иное лицо подтверждает возврат средств, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.* В этой связи полагаем, что в рассматриваемом случае подобные расходы могут быть учтены в целях налогообложения прибыли при соблюдении критериев, установленных пунктом 1 статьи 252 Кодекса.

Советник государственной гражданской
службы Российской Федерации 2 класса
Д.В.Егоров

3. Статья: Когда стоимость билета, купленного по чужой банковской карте, можно учесть

Документ:
Письмо Минфина России от 1 декабря 2011 г. № 03-03-07/58.

Что изменилось:
Даже если работник приобрел авиабилет, расплатившись по карте третьего лица, такие расходы можно учесть в целях налогообложения прибыли – пояснили финансисты.

Работник должен представить документы, подтверждающие оплату им электронного билета третьим лицом по поручению и за счет этого работника.

Документы, подтверждающие перелет

Согласно пункту 2 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации», маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажная квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) являются документами строгой отчетности.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета, являются:

1) маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок, в которой указана стоимость перелета;

2) посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном билете маршруту.

Если билет оплачен чужой картой

Как указано в письме, для того чтобы учесть проездные расходы в целях налогообложения прибыли, работник должен представить документы, подтверждающие оплату им электронного билета третьим лицом по поручению и за счет работника.*

ЖУРНАЛ «ЗАРПЛАТА В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ», № 1, ЯНВАРЬ 2012

4. Статья: Если билет оплачен чужой банковской картой

Документ

Письмо Минфина России от 15 августа 2011 г. № 03-03-07/28.

Что изменилось

Финансисты рассмотрели следующую ситуацию. Командированный работник организации заказал авиабилеты через интернет, оплатив их не своей банковской картой. Тем не менее ему должны быть возмещены расходы на проезд.*

Комментарий

Командировочные затраты принимаются и в целях налогообложения прибыли, и при «упрощенке».

Налоговый учет командировочных затрат

Расходы на командировки относятся в целях налогообложения прибыли к прочим (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). При этом, как определено в статье 166 Трудового кодекса РФ, служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. А в статье 168 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что в случае направления специалиста в командировку работодатель обязан возмещать ему расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные траты.

Подтверждение расходов на перелет

Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на его покупку, являются:

сформированная автоматизированной информационной системой маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;

посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в билете маршруту.

При этом не важно, что билет работник оплатил чужой банковской картой.*

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ТУРИСТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ», № 9, СЕНТЯБРЬ 2011

5. ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ ОТ 15.08.2011 № 03-03-07/28

О компенсации расходов на приобретение авиабилетов

Вопрос:

Работник вуза получил официальное приглашение выступить с докладом на конференции в Испании. Работник заказал авиабилеты через Интернет. Когда он вернулся с конференции и подал отчет в организацию, бухгалтерия отказала в компенсации дорожных расходов, так как в момент оформления электронного заказа работник для оплаты воспользовался не своей банковской картой. В бухгалтерии сообщили, что имеется Письмо Банка России от 04.10.93 N 18, запрещающее осуществленный работником вариант оплаты. Правомерно ли это? Какими документами в данном случае можно подтвердить расходы работника на авиаперелет в целях исчисления налога на прибыль?

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение по вопросу компенсации расходов на приобретение авиабилетов и в части, относящейся к своей компетенции, сообщает следующее.

В соответствии с пп.12 п.1 ст.264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки.

К командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные п.1 ст.252 НК РФ.

В соответствии со ст.166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

В ст.168 ТК РФ предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Согласно п.1 ст.252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо руководствоваться следующим.

Приказом Минтранса России от 18.05.2010 N 117 в п.2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" внесены изменения, согласно которым маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Одновременно информируем, что по сообщению Центрального банка Российской Федерации упомянутое в письме Письмо Банка России от 04.10.93 N 18 об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета Директоров Банка России от 22.09.93 N 40, не содержит норм, устанавливающих требования к перечню документов, подтверждающих расходы, связанные со служебными командировками, а также к форме оплаты указанных расходов.*

Заместитель директора
департамента налоговой и
таможенно-тарифной политики
Минфина России
С.В.Разгулин

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

11.06.2014г.

С уважением,

Галина Нефедова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной, ведущим экспертом направления БСС «Системы Главбух»

 

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль