Оформление и отражение в бухучете расходов на обучение сотрудника

211

Вопрос

Нашего сотрудника направляют на курсы повышения квалификации в другой город. Договор на услуги по обучению был оплачен по ВР 244, КОСГУ 226. Надо ли оплачивать проезд в другой город к месту обучения, и оплачивать суточные за каждый день пребывания там? Если надо, то оформлять эту поездку приказом, как проезд в командировку?

Ответ

При направлении на курсы повышения квалификации в другой город учреждение обязано предоставить сотруднику определенные гарантии и компенсации (ст. 177, 196 ТК РФ). Например, за сотрудником сохраняется основное место работы и средний заработок. А если такое обучение проводится в другой местности, то учреждение должно оплатить сотруднику командировочные расходы по правилам, установленным для служебных командировок (ст. 187 ТК РФ).

 

При этом нужно оформить:

служебное задание;

приказ (распоряжение);

командировочное удостоверение.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на обучение сотрудника в интересах учреждения

Учреждение само определяет, нужно ли ему за свой счет обучать сотрудника. Условия и порядок обучения нужно прописать в трудовом (коллективном) договоре, дополнительном соглашении к нему или в ученическом договоре. Такие правила установлены статьями 196 и 199 Трудового кодекса РФ.

В некоторых случаях работодатели обязаны обучать сотрудников. Например, работодатель обязан оплачивать повышение квалификации сотрудникам, работающим на железнодорожном транспорте, производственная деятельность которых непосредственно связана с движением поездов (п. 4 ст. 25 Закона от 10 января 2003 г. № 17-ФЗ).

Виды обучения

Обучение сотрудников в интересах учреждения можно разделить на три группы:

основное профессиональное образование;

дополнительное профессиональное образование;

профессиональное обучение.

Это следует из статей 10, 73, 76 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ.

Гарантии и компенсации

В зависимости от вида обучения учреждение обязано предоставить сотруднику определенные гарантии и компенсации (ст. 196,177 ТК РФ). Например, при направлении сотрудника на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование с отрывом от работы за сотрудниками сохраняется основное место работы и средний заработок. А если такое обучение проводится в другой местности, то учреждение должно оплатить сотруднику и командировочные расходы по правилам, установленным для служебных командировок (ст. 187 ТК РФ).*

Перечень гарантий и компенсаций сотрудникам, совмещающим работу с обучением, приведен в статьях 173–176, 187 Трудового кодекса РФ. Среди них:

оплата дополнительного учебного отпуска;

оплата расходов на проезд к месту учебы и обратно;

сохранение среднего заработка на период освобождения от работы в связи с обучением.

<…>

Документальное оформление

Направляя сотрудника на обучение, работодатель заключает договор с учебным заведением (организацией, осуществляющей образовательную деятельность). Примерные формы договоров на оказание образовательных услуг приведены в приказах Минобрнауки России от 25 октября 2013 г. № 1185 и от 21 ноября 2013 г. № 1267.

Ситуация: какими документами можно подтвердить факт оказания образовательных услуг сотруднику учреждения для целей бухучета

Законодательство не содержит перечня документов, которыми можно подтвердить, что образовательная услуга была оказана. В бухучете есть только требование о том, что все хозяйственные операции учреждения должны быть оформлены первичными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Подтвердить факт оказания образовательных услуг можно, например, двусторонним актом. Этот документ по окончании обучения сотрудника или в другой срок, установленный договором, должны подписать работодатель и учебное заведение (организация, осуществляющая образовательную деятельность).

Главное, чтобы подтверждающий документ содержал все обязательные реквизиты, поименованные в пункте 7Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

В дополнение к этим документам можно приложить копию документа об образовании (например, копию диплома, свидетельства или академической справки). Их учебные заведения выдают в большинстве случаев (ст. 60 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ).

Бухучет

Расходы на обучение сотрудника в интересах учреждения отнесите на подстатью КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги» (раздел Vуказаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н).

В бухучете порядок отражения операций, связанных с обучением сотрудника в интересах учреждения, зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

Расходы на обучение сотрудника в интересах учреждения отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.401.20.226 Кредит КРБ.1.302.26.730
– списаны расходы на учебу сотрудника.

Такой порядок установлен пунктом 102 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета302.00, 401.20).

Пример отражения в бухучете расходов на обучение сотрудника. Обучение проводится в интересах учреждения*

На основании приказа руководителя казенное учреждение «Альфа» направило на курсы повышения квалификации бухгалтера В.Н. Зайцеву. Курс обучения рассчитан на пять дней (с 20 по 24 января 2014 года) и проводится с отрывом от производства. С лицензированным учебным центром, который проводит обучение, заключен договор. Стоимость услуг по договору составляет 6000 руб. Учебный центр является некоммерческой организацией, поэтому его услуги НДС не облагаются.

20 января 2014 года учреждение оплатило обучение Зайцевой:

Дебет КРБ.1.206.26.560 Кредит КРБ.1.304.05.226
– 6000 руб. – внесена предоплата за образовательные услуги (на основании договора и счета).

24 января 2014 года учреждение и учебный центр подписали акт об оказании услуг. В учете учреждения сделана запись:

Дебет КРБ.1.401.20.226 Кредит КРБ.1.302.26.730
– 6000 руб. – отражены расходы на обучение сотрудника;

Дебет КРБ.1.302.26.830 Кредит КРБ.1.206.26.660
– 6000 руб. – зачтен ранее выданный аванс.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить:

служебное задание;

приказ (распоряжение);

командировочное удостоверение.*

Формы названных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Эти документы нужно оформить независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация (общий режим налогообложения, упрощенку или ЕНВД). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 30 октября 2013 г. № 03-11-11/46198.

В государственных и муниципальных учреждениях

Организации госсектора могут по собственному выбору:

использовать унифицированные формы указанных документов;

применять самостоятельно разработанные формы.

Подробнее об этом см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

Служебное задание и приказ

Служебное задание нужно оформить в два этапа: при направлении сотрудника в командировку и по его возвращении.

При направлении в командировку в служебном задании нужно указать цель, время и место командировки. Этот документ должен подписать руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник. А утвердит его руководитель организации или уполномоченный на это сотрудник (например, заместитель руководителя).

По возвращении из командировки сотрудник должен заполнить раздел «Краткий отчет о выполнении задания».

После того как служебное задание утверждено, его передают в кадровую службу (уполномоченному сотруднику организации), которая должна подготовить приказ о направлении в командировку. Приказ подпишет руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).*

Такие правила установлены разделом 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и пунктом 6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Командировочное удостоверение

При командировках за рубеж командировочное удостоверение оформлять не нужно – время пребывания в них подтвердят отметки пограничной службы в загранпаспорте. Оформить командировочное удостоверение потребуется только при поездках по России и в страны СНГ. В последнем случае командировочное удостоверение нужно оформить, только если со страной СНГ заключено межправительственное соглашение, на основании которого в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении российской границы. Об этом сказано в пунктах 7 и 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

На практике возможна ситуация, когда сотрудник направляется в командировки, которые следуют одна за другой, в разные организации. При этом сотрудник в промежутках между поездками в командирующую организацию не возвращается.

Унифицированная форма командировочного удостоверения предусматривает только одно место назначения.

В государственных и муниципальных учреждениях

Поэтому в такой ситуации работодатель может:

оформить несколько командировочных удостоверений (по числу принимающих организаций) унифицированной формы, если организация использует унифицированные формы командировочных документов;

использовать самостоятельно разработанный бланк командировочного удостоверения, в котором будут указываться несколько мест назначения.

<…>

Журнал учета командированных сотрудников

Факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в специальном журнале (п. 1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н). В нем указываются:

фамилия, имя и отчество командированного сотрудника;

дата и номер командировочного удостоверения;

наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения.

Об этом сказано в пункте 2 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

Сотрудника, ответственного за ведение журнала и проставление отметок в командировочных удостоверениях, назначьте приказом руководителя организации (п. 5 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

Журнал учета сотрудников, выбывающих в служебные командировки, храните в течение пяти лет со дня его оформления (п. 6Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

Служебная записка

Ситуация: нужно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку

Нет, не нужно.

Ни одним нормативным актом оформление служебных записок о направлении в командировку не предусмотрено. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.

Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

05.06.2014г.

С уважением,

Галина Нефедова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной, ведущим экспертом направления БСС «Системы Главбух»

 



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль