Порядок возмещения ущерба и документальное оформление

564

Вопрос

Б ухгалтер ошибочно начислил и перечислил аванс на пластиковую карточку уже уволенному сотруднику. деньги этот сотрудник не вернул, бухгалтер внес свои деньги на лицевой счет в казначейство, какими документами теперь это оформить в бух.учете?

Ответ

Ошибочное начисление и перечисление аванса на пластиковую карточку уволенному сотруднику учреждение вправе квалифицировать как материальный ущерб, который виновное лицо обязано возместить (ст. 238 ТК РФ). Порядок возмещения ущерба установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ.

 

Ущерб может быть возмещен добровольно (ч. 4 ст. 248 ТК РФ). Необходимую сумму сотрудник может внести в кассу или дать свое письменное согласие на удержание суммы ущерба из его зарплаты.

Что касается документального оформления операций, то следует исходить из того, что во-первых, сумма ущерба должна быть документально подтверждена. Во-вторых, возмещение ущерба является кассовой операцией. Поэтому обязательно наличие соответствующих подписей руководителя и главного бухгалтера учреждения. Также процедуру рассмотрения вопросов причинения вреда имуществу учреждения целесообразно закрепить на уровне локального акта.

Правильнее оформить внесение суммы в возмещение ущерба распорядительным документом (приказом или распоряжением руководителя учреждения), изданным на основе личного заявления сотрудника и справки, подтверждающей размер ущерба.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию сотрудником стоимости личныхпереговоров со служебного мобильного телефона

<…>

Возмещение материального ущерба

Стоимость личных телефонных переговоров со служебного мобильного телефона учреждение вправе квалифицировать как материальный ущерб, который сотрудник обязан возместить (ст. 238 ТК РФ). Порядок возмещения ущерба установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ.

Ущерб может быть возмещен добровольно (ч. 4 ст. 248 ТК РФ). Необходимую сумму сотрудник может внести в кассу или дать свое письменное согласие на удержание стоимости личных переговоров из его зарплаты.*

Если сотрудник отказывается добровольно возместить стоимость личных звонков, учреждение вправе взыскать с него сумму ущерба. Если ущерб не превышает среднего заработка сотрудника, то стоимость личных переговоров удержите из его зарплаты. Если превышает – придется обратиться в суд.

<…>

Бухучет

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с внесением сотрудником (удержанием из зарплаты) денежных средств за личные звонки, зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

Если сотрудники возмещают стоимость личных переговоров в кассу учреждения, сделайте следующие проводки:

Дебет КИФ.1.201.34.510 Кредит КРБ.1.401.20.221
– отражено поступление денег в кассу учреждения;

Дебет КРБ.1.210.03.560 Кредит КИФ.1.201.34.610
– отражено внесение денег на лицевой счет (на основании расходного кассового ордера и объявления на взнос наличными);

Дебет КРБ.1.304.05.221 Кредит КРБ.1.210.03.660
– отражено зачисление денег на лицевой счет (как восстановление кассовых расходов).*

Такой порядок приведен в письме Минфина России от 26 октября 2006 г. № 02-14-10а/2851. Указанное письмо основано на нормах положений утратившей силу Инструкции № 25н. Однако им можно руководствоваться и сейчас, с учетом положений, вступивших в силу с 1 января 2011 года.

Если учреждение удерживает стоимость личных переговоров из зарплаты сотрудника (с его письменного согласия), сделайте проводки:

Дебет КРБ.1.302.11.830 Кредит КРБ.1.304.03.730
– удержана из зарплаты сотрудника стоимость личных переговоров (с его письменного согласия);

Дебет КРБ.1.304.03.830 Кредит КРБ.1.401.20.221
– погашена задолженность сотрудника перед учреждением.

Следует учитывать, что при удержании стоимости личных телефонных переговоров из зарплаты сотрудника восстановление кассовых расходов на лицевом счете учреждения не отразится. Поэтому учреждению необходимо обратиться в Казначейство России для восстановления произведенных учреждением расходов с подстатьи КОСГУ 211на подстатью КОСГУ 221*.

Кроме того, поскольку в Инструкции № 162н корреспонденция счетов 0.304.03.830 и 0.401.20.221 не приведена, ее следует согласовать с:

финансовым органом;

главным распорядителем бюджетных средств;

Казначейством России.

Такой порядок установлен пунктами 2, 108 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета302.00, 304.03, 304.05, 401.20).

Главбух советует: получателям бюджетных средств (в т.ч. казенным учреждениям) следует производить расчеты с телефонной компанией после возмещения сотрудником стоимости личных телефонныхпереговоров. Объясняется это тем, что оплата личных переговоров сотрудников за счет бюджетных средств может быть расценена проверяющими как их неэффективное и нецелевое использование (ст. 34,38, п. 1 ст. 306.4 Бюджетного кодекса РФ).

<…>

Станислав  Бычков,

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Статья: Ученик испортил имущество. Как возместить ущерб?

Если ученик испортил имущество учреждения, порядок взыскания ущерба с виновника вызывает немало вопросов, ведь ученики не состоят в штате и нормы трудового законодательства к ним применить нельзя. О том, как разрешить ситуацию и отразить возмещение материального ущерба в учете – в статье. Ведь несоблюдение нехитрых правил может повлечь судебные разбирательства.

Ущерб погашен деньгами

На практике, как правило, проблема разрешается беседой с родителями ученика, которые выражают согласие добровольно возместить ущерб. В случае отказа родителей от возмещения материалы могут быть переданы для предъявления гражданского иска. Однако, по мнению автора, подобная ситуация может возникнуть, только если нанесенный ущерб значителен.

При этом возникает вопрос о том, как отразить соответствующие операции в бухгалтерском учете.

В соответствии с пунктом 220 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н, для учета расчетов по суммам потерь от порчи материальных ценностей, других сумм ущерба, причиненного имуществу учреждения, которые подлежат возмещению виновными лицами, предназначен счет 209 00 «Расчеты по ущербу имуществу».

Пунктом 108 Инструкции по применению Плана счетов бюджетных учреждений, которая утверждена приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н, предусмотрена возможность открытия к счету 209 00 000 до шести счетов аналитического учета.

По мнению автора, наиболее правомерным при ущербе имуществу учреждения является использование счета 209 74 000 «Расчеты по ущербу материальных запасов».

Использование иных счетов учета расчетов по ущербу нефинансовым активам (объектам основных средств, нематериальных и непроизведенных активов) следует считать правомерным тогда, когда сумма ущерба уменьшает стоимость соответствующего вида активов учреждения.

Схема бухгалтерских проводок выглядит следующим образом:

Обращаем внимание на то, что сумма ущерба на счете 209 00 000 не формируется – счет используется только для расчетов по возмещению ущерба.

Суммы утраченного имущества также списываются в дебет счета 401 10 172 – с кредита счетов учета соответствующих видов нефинансовых активов. В тех случаях, когда нанесение ущерба не связано с выбытием активов, как полагает автор, может не возникнуть потребности в дополнительном отражении сумм нанесенного ущерба. Например, разбитое стекло не может быть списано с учета учреждения, так как оно не является отдельным объектом учета. В подобных ситуациях необходимые расходы могут быть списаны обычным порядком.

Что касается документального оформления операций, то следует исходить, как минимум, из двух фактов. Во-первых, сумма ущерба должна быть документально подтверждена. Во-вторых, возмещение ущерба является кассовой операцией. Поэтому обязательно наличие соответствующих подписей руководителя и главного бухгалтера учреждения. Также процедуру рассмотрения вопросов причинения вреда школьному имуществу целесообразно закрепить на уровне локального акта.

Таким образом, представляется целесообразным оформлять взыскание (внесение) сумм в возмещение ущерба распорядительным документом (приказом или распоряжением руководителя учреждения), изданным на основе личного заявления родителей ученика и справки, подтверждающей размер ущерба.*

Возмещение ущерба в натуральной форме

Действительно, ущерб может быть возмещен и в натуральной форме (передачей учреждению соответствующих активов и материалов). Старая вещь списывается с баланса учреждения, а новая ставится на баланс по стоимости списываемой.

При этом погашение ущерба отражается по дебету счетов учета материальных запасов.

Частным случаем возмещения ущерба в натуре является ситуация, когда родители провинившегося ученика выражают согласие не только передать материалы, но и самостоятельно выполнить необходимые работы (например, вставить разбитое стекло).

В этом случае, по мнению автора, не возникает необходимости в обособленном учете расчетов по возмещению ущерба, так как по совокупности двух операций фактического ущерба учреждению не наносится.

Пример

Ученик потерял спортивную форму школьной волейбольной команды. Было решено, что родители купят новую форму.

Операции в учете учреждения выглядят так:

Если же имеются основания полагать, что родители позже откажутся возместить ущерб в натуре или могут возникнуть разногласия по поводу объемов и качества выполненных работ, сумму ущерба лучше отдельно показать в бухгалтерском учете. В этом случае, по мнению автора, при выполнении необходимых работ достаточно отразить погашение ущерба как оприходование (с одновременным списанием на увеличение расходов) переданных (использованных) материальных запасов. Увеличение суммы расчетов на стоимость выполненных работ представляется нецелесообразным – это потребует значительного количества дополнительных мероприятий (заключения договора гражданско-правового характера, начисления и списания вознаграждения по договору и т. п.), причем расходы на эти мероприятия могут превысить сумму ущерба. Кроме того, увеличение суммы ущерба на стоимость работ можно считать правомерным в том случае, когда для их выполнения необходимо привлечение сторонних организаций.

В. Р. Захарьин

эксперт по бюджетному учету

Журнал «Учет в сфере образования», №5, май 2012

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

09.06.2014г.

С уважением,

Галина Нефедова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной, ведущим экспертом направления БСС «Системы Главбух»

 

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль