Самостоятельное оформление авансового отчета

316

Вопрос

Ведущим бухгалтером нашего учреждения на основании предоставленных подотчетными лицами оправдательных документов самостоятельно в 1С "Предприятие" оформляется авансовый отчет, который подписывается всеми лицами и утверждается директором учреждения. Правомерны ли действия нашего бухгалтера или все таки подотчетное лицо должно самостоятельно оформить свою часть авансового ?

Ответ

В течение трех дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться по ним. Для этого он должен представить в бухгалтерию заполненный собственноручно авансовый отчет. Такой порядок установлен приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Предоставление в бухгалтерию сотрудником только подтверждающих документов может привести к существенным разногласиям в случае потери документов, либо неправильного их отражения в учете. Кроме того, возможность принятия одних подтверждающих документов без авансового отчета, законодательством не установлена. Поэтому, чтобы обезопасить себя от конфликтов с сотрудниками, учреждению рекомендуется все-таки принимать документы на бумажном носителе. А затем для удобства учета оформлять в программе 1С и отдавать повторно на подпись сотруднику.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Формы первичных документов для оформления командировки сотрудника

<…>

Авансовый отчет (ф. 0504049)

Приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н

Авансовый отчет заполняют одновременно сотрудник (как подотчетное лицо) и бухгалтер учреждения

На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д.

На оборотной стороне отчета сотрудник указывает документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочное удостоверение, служебное задание, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются сотрудником в порядке их записи в отчете

Бухгалтер учреждения проверяет правильность заполнения отчета сотрудником и заполняет расписку о том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами, а также на оборотной стороне отчета указывает суммы расходов, принятые к учету, и счета, которые дебетуются на эти суммы

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель учреждения, и авансовый отчет принимается к учету*

<…>

2. Рекомендация: Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо .

<…>

Отчет по подотчетным суммам

В государственных (муниципальных) учреждениях

В течение трех дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться по ним (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет (ф. 0504049) (Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).

На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он должен отразить все расходы, произведенные им. Полученные оправдательные документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.*

<…>

Проверка авансового отчета

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывная часть отчета) о том, что отчет принят к проверке, и передайте ее сотруднику.

Проверьте авансовый отчет, оформленный сотрудником. Для этого убедитесь, что соблюдены два условия.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого обратитесь к документу, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм (расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т. д.), и посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, сотрудник использовал деньги по целевому назначению.

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.

<…>

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

 

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

28.05.2014 г.

С уважением,

Наталья Кузнецова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Наталией Зориной,

ведущим экспертом Горячей линии  «Система Главбух».

 



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль