Хранение учреждением докуменов реорганизованного учреждения

98

Вопрос

Здравствуйте.  В 2008 году учреждение ФГУ им.Семашко ликвидировано и вместо него создано новое МУЗ"Больница № 2". У нас в архиве хранятся бухгалтерские документы за 2005-2006-2007 годы предыдущего учреждения. Ранее документы мы уничтожали только с согласования главного распорядителя предыдущего учреждения, т.е. направляли в адрес акт на согласование уничтожения с полным перечнем уничтожаемых документов. В 2013 году также направили акт на согласование прежнему главному распорядителю, но он уже почти год как не возвращается. Имеем ли мы право уничтожить бухгалтерские документы ФГУ им.Семашко за 2005-2007 годы без согласования?

Ответ

В соответствии с приведенным материалом категорически запрещено самовольное уничтожение документов без составления акта. Акт составляется экспертной комиссией по результатам проведенной экспертизе ценности документов. В соответствии с пунктом 2.2.3 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г. в состав комиссии должно входить не менее трех человек и в обязательном порядке руководителя архива организации или сотрудника, ответственного за архив. Следовательно, составить акт и уничтожить документы ФГУ им. Семашко с истекшим сроком хранение учреждение вправе самостоятельно. Так как требования о согласовании акта об уничтожении документов с истекшим сроком хранения с главным распорядителем учреждения (ФГУ им. Семашко) нормативная база не содержит.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух и материалах Системы Кадры

1. Ситуация: Должно ли учреждение-правопреемник хранить документы реорганизованного учреждения

Да, должно.

Все первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность нужно хранить не менее пяти лет* (ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Каких-либо исключений для реорганизованных учреждений законодательство не содержит. А значит, учреждение-правопреемник должно хранить документы реорганизованного учреждения в общем порядке.* Такое же мнение высказывает и Минфин России в письме от 7 сентября 2005 г. № 03-11-04/2/70.

Из рекомендации «Как хранить бухгалтерские документы»

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как выявлять и уничтожать устаревшие документы

Выявление документов с истекшим сроком хранения (161,552)

Архивные документы организации с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению* (п. 2.3.2, 2.4.1, 2.4.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). К таким документам в том числе относятся и документы по личному составу, ответственность за хранение которых, как правило, несет кадровая служба организации (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Чтобы выявить документы с истекшим сроком хранения, создайте экспертную комиссию и проведите экспертизу ценности документов* (п. 2.2.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

В ходе проведения экспертизы комиссия отберет дела, в том числе с истекшими сроками хранения, и по итогам отбора составит акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Форма акта приведена в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В акт комиссия включит все дела организации, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2007 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2011 года* (абз. 1 п. 2.4.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Требования к уничтожению документов (161,553)

Уничтожать документы самовольно, без составления акта категорически запрещено.* Кроме того, при уничтожении документов необходимо соблюдать и другие требования, а именно:

– не уничтожать документы, которые имеют отношение к идущему или предстоящему судебному разбирательству;

– соблюдать конфиденциальность информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;

– уничтожать все копии документов, включая персональные, страховые и резервные (если такие копии разрешены к уничтожению).

Это следует из положений абзаца 3 пункта 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст.

Внимание: не выбрасывайте документы без предварительного измельчения. Это может привести к разглашению персональных данных сотрудников.За нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность(ст. 90 ТК РФ).

<…>

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

3. Ситуация: Как провести экспертизу кадровых документов перед передачей их в архив организации

По общему правилу передаче документов (в т. ч. кадровых) на хранение в архив организации предшествует экспертиза ценности документов. Ее проводят ежегодно, чаще всего в начале календарного года (п. 2.3.1 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Чтобы провести экспертизу ценности документов, создайте экспертную комиссию (п. 2.2.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Для этого издайте приказ в произвольной форме. В состав комиссии должно входить не менее трех человек. В обязательном порядке включите в него руководителя архива организации или сотрудника, ответственного за архив. Председателем комиссии назначьте одного из руководящих сотрудников организации (например, руководителя отдела кадров). Такой порядок формирования экспертной комиссии приведен в пункте 2.2.3 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

По ходу проведения экспертизы комиссия отбирает:*

  • дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Такие дела подлежат передаче в архив организации;
  • дела с временными сроками хранения. Такие дела остаются на хранении в соответствующих структурных подразделениях;
  • дела, сроки хранения которых истекли. Такие дела подлежат уничтожению.*

Об этом говорится в пункте 2.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Дела для передачи в архив организации отбираются путем их полистного просмотра и подлежат полному оформлению (п. 2.3.3,3.6.3 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

<…>

Как сформировать комиссию для проведения экспертизы ценности кадровых документов, если в штате организации числится один человек – директор (131,1432)*

Порядок формирования и состав комиссии установлен пунктом 2.2.3 Основных правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. В частности, в нем указано, что в состав комиссии должно входить не менее трех человек. Вместе с тем, для коммерческих организаций соблюдать требования этого документа необязательно (абз. 6 введения Основных правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Поэтому в рассматриваемой ситуации директор (он же единственный сотрудник организации) может провести экспертизу ценности кадровых документов и выявить документы к уничтожению единолично.

Кроме того, при желании работодатель может формально соблюсти требование вышеуказанных Правил, пригласив для участия в комиссии третьих лиц по гражданско-правовым договорам.

<…>

Из ответа «Как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации»

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

28.05.2014 г.

С уважением,

Екатерина Самодурова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Ольгой Пушечкиной

заместителемем начальника группы  Горячей линии «Системы Главбух»

28.05.2014 г.

С уважением,  Екатерина Самодурова,

Ваш персональный эксперт.

 

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль