Расходы на проезд к месту учебы и обратно

1544

Вопрос

Если сотрудника бюджетного учреждения послать на курсы повышения квалификации за счет предпринимательской деятельности, в другой город, но выехать на 3 дня раньше ( т.е. на 3 дня взять отпуск) Имеет ли право учреждение включить в командировочные расходы стоимость билетов? И как все правильно отразить в учете

Ответ

В зависимости от вида обучения учреждение обязано предоставить сотруднику определенные гарантии и компенсации. Например, при направлении сотрудника на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование с отрывом от работы за сотрудниками сохраняется основное место работы и средний заработок. А если такое обучение проводится в другой местности, то учреждение должно оплатить сотруднику и командировочные расходы по правилам, установленным для служебных командировок.

 

Действующим законодательством не предусмотрено, что для учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата выбытия из места командировки, указанная в командировочном удостоверении, с датой фактического выбытия сотрудника из места командировки (по билету). Если более ранний выезд сотрудника в командировку произошел с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность выбытия в командировку (из командировки) в более раннюю дату. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом).

Таким образом, учреждение может оплатить расходы на проезд к месту учебы и обратно, в том числе, если сотрудник выезжает раньше начала курсов повышения квалификации по согласованию с руководителем учреждении.

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник, и какие функции он выполняет, отразите расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно проводкой:

Дебет 0.401.20.222 (0.109.60.222, 0.109.70.222…) Кредит 0.208.22.660
– отражены расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно.

При выплате компенсации из кассы в учете сделайте запись:

Дебет 0.208.22.560 Кредит 0.201.34.610
– выплачена из кассы компенсация расходов на оплату проезда к месту учебы и обратно.

При перечислении компенсации на банковский счет сотрудника сделайте запись:

Дебет 0.208.22.560 Кредит 0.201.11.610
– перечислена на банковский счет сотрудника компенсация расходов на оплату проезда к месту учебы и обратно;

Кредит 18 (код КОСГУ 222)
– отражено выбытие средств со счета учреждения.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух » версия для бюджетных , казенных и автономных учреждений

1. Рекомендация:Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на обучение сотрудника в интересах учреждения

Учреждение само определяет, нужно ли ему за свой счет обучать сотрудника. Условия и порядок обучения нужно прописать в трудовом (коллективном) договоре, дополнительном соглашении к нему или в ученическом договоре. Такие правила установлены статьями 196 и 199 Трудового кодекса РФ.

В некоторых случаях работодатели обязаны обучать сотрудников. Например, работодатель обязан оплачивать повышение квалификации сотрудникам, работающим на железнодорожном транспорте, производственная деятельность которых непосредственно связана с движением поездов (п. 4 ст. 25 Закона от 10 января 2003 г. № 17-ФЗ).

Виды обучения

Обучение сотрудников в интересах учреждения можно разделить на три группы:

Это следует из статей 10, 73, 76 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ.

Гарантии и компенсации

В зависимости от вида обучения учреждение обязано предоставить сотруднику определенные гарантии и компенсации (ст. 196,177 ТК РФ). Например, при направлении сотрудника на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование с отрывом от работы за сотрудниками сохраняется основное место работы и средний заработок. А если такое обучение проводится в другой местности, то учреждение должно оплатить сотруднику и командировочные расходы по правилам, установленным для служебных командировок (ст. 187 ТК РФ).

Перечень гарантий и компенсаций сотрудникам, совмещающим работу с обучением, приведен в статьях 173–176 Трудового кодекса РФ. Среди них:*

Документальное оформление

Направляя сотрудника на обучение, работодатель заключает договор с учебным заведением (организацией, осуществляющей образовательную деятельность). Примерные формы договоров на оказание образовательных услуг приведены в приказах Минобрнауки России от 25 октября 2013 г. № 1185 и от 21 ноября 2013 г. № 1267.

Бухучет

Расходы на обучение сотрудника в интересах учреждения отнесите на подстатью КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н).

В бухучете порядок отражения операций, связанных с обучением сотрудника в интересах учреждения, зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, расходы на его обучение отразите проводкой:

Дебет 0.401.20.226 (0.109.60.226, 0.109.70.226…) Кредит 0.302.26.730
– списаны расходы на учебу сотрудника.

Такой порядок установлен пунктом 128 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета302.00, 109.00, 401.20).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на обучение сотрудника. Обучение проводится в интересах учреждения. Учреждение платит налог на прибыль

На основании приказа руководителя бюджетное учреждение «Альфа» направило на курсы повышения квалификации бухгалтера В.Н. Зайцеву. Курс обучения рассчитан на пять дней (с 20 по 24 января 2014 года) и проводится с отрывом от производства. С лицензированным учебным центром, который проводит обучение, заключен договор. Стоимость услуг по договору составляет 6000 руб., услуги оплачены за счет средств от деятельности, приносящей доход. Учебный центр является некоммерческой организацией, поэтому его услуги НДС не облагаются.

20 января 2014 года учреждение оплатило обучение Зайцевой:

Дебет 2.206.26.560 Кредит 2.201.11.610
– 6000 руб. – внесена предоплата за образовательные услуги (на основании договора и счета);

Кредит 18 (код КОСГУ 226)
– 6000 руб. – отражено выбытие средств со счета учреждения.

24 января 2014 года учреждение и учебный центр подписали акт об оказании услуг. В учете учреждения сделана запись:

Дебет 2.109.80.226 Кредит 2.302.26.730
– 6000 руб. – отражены расходы на обучение сотрудника;

Дебет 2.302.26.830 Кредит 2.206.26.660
– 6000 руб. – зачтен ранее выданный аванс.

При расчете налога на прибыль за I квартал 2014 года бухгалтер учреждения включил в состав расходов стоимость обучения в сумме 6000 руб.

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как оплатить и отразить в бухучете и при налогообложении стоимость проезда сотрудника к месту учебы

<…>

В бухучете порядок отражения расходов на оплату проезда сотрудника к месту учебы и обратно зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, отразите расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно проводкой:*

Дебет 0.401.20.222 (0.109.60.222, 0.109.70.222…) Кредит 0.208.22.660
– отражены расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно.

При выплате компенсации из кассы в учете сделайте запись:*

Дебет 0.208.22.560 Кредит 0.201.34.610
– выплачена из кассы компенсация расходов на оплату проезда к месту учебы и обратно.

При перечислении компенсации на банковский счет сотрудника сделайте запись:*

Дебет 0.208.22.560 Кредит 0.201.11.610
– перечислена на банковский счет сотрудника компенсация расходов на оплату проезда к месту учебы и обратно;

Кредит 18 (код КОСГУ 222)
– отражено выбытие средств со счета учреждения.

Такой порядок установлен пунктами 105, 106 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета109.00, 201.01, 201.34, 208.00, 401.20, забалансовый счет 18).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении компенсации расходов на проезд сотрудника к месту учебы и обратно

П.А. Беспалов работает кладовщиком в бюджетном учреждении «Альфа» (занят в рамках деятельности, приносящей доход). Учреждение расположено в г. Москве. Одновременно Беспалов заочно учится в государственном институте торговли, который находится в г. Орле. Для него это первое высшее образование. Образовательная программа, по которой учится сотрудник, имеет госаккредитацию.

В апреле Беспалов сдавал экзамены, для чего уезжал в г. Орел. На основании справки-вызова и железнодорожных билетов администрация учреждения предоставила ему учебный отпуск и выплатила компенсацию расходов на проезд в сумме 1000 руб. Расходы оплачены за счет средств от деятельности, приносящей доход.

В учете учреждения сделаны следующие записи:

Дебет 2.208.22.560 Кредит 2.201.34.610
– 1000 руб. – выплачена компенсация;

Дебет 2.109.80.222 Кредит 2.208.22.660
– 1000 руб. – отражены расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно.

Во II квартале бухгалтер «Альфы» включил в состав расходов на оплату труда, учитываемых при расчете налога на прибыль, сумму компенсации в размере 1000 руб. НДФЛ, страховые взносы на сумму компенсации не начисляются.

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Рекомендация: Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику

Средний заработок

За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). О том, как рассчитать этот показатель, подробнее см. Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника.

Порядок отражения в бухучете начисления зарплаты сотруднику за время командировки в размере среднего заработка зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

Начисление зарплаты сотруднику за время его нахождения в командировке отразите в учете следующей проводкой:

Дебет 0.401.20.211 (0.109.60.211–0.109.90.211) Кредит 0.302.11.730
– начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки.

Об этом сказано в пункте 128 Инструкции № 174н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 109.00, 302.00,401.20).

<…>

Командировочные расходы

Помимо среднего заработка, учреждение компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т. д.) (ст. 168 ТК РФ). Подробнее об этом см.:

Выплату сотрудникам компенсации командировочных расходов отражайте следующим образом:

Такой порядок установлен в разделе V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с начислением командировочных расходов, зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

В учете сумму командировочных расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, отразите следующими проводками:

Дебет 0.401.20.212 (0.109.60.212–0.109.90.212) Кредит 0.208.12.660
– отражены расходы на оплату суточных;

Дебет 0.401.20.222 (0.109.60.222–0.109.90.222) Кредит 0.208.22.660
– отражены расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно, постельных принадлежностей, комиссионных сборов;

Дебет 0.401.20.226 (0.109.60.226–0.109.90.226) Кредит 0.208.26.660
– отражены расходы на оплату проживания.

При оплате командировочных расходов учреждением, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов и т. д.) в учете сделайте проводки:*

Дебет 0.401.20.222 (226) (0.109.60.222 (226)–0.109.90.222 (226)) Кредит 0.302.22.730 (0.302.26.730)
– отражено оказание услуг по приобретению проездных билетов, услуг гостиницы (на основании утвержденного авансового отчета);

Дебет 0.302.26.830 (0.302.22.830) Кредит 0.201.11.610
– оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т. д. для сотрудника, направленного в командировку;

Кредит 18 (код КОСГУ)
– отражено выбытие средств со счета учреждения.

Такой порядок установлен пунктами 106, 128–129 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 109.00, 201.01, 208.00, 302.00, 401.20, забалансовый счет 18).

Пример отражения в бухучете командировочных расходов

В период с 17 по 19 января экономист бюджетного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьев был в служебной командировке в г. Челябинске. Командировочные расходы Кондратьеву были выданы за счет средств от деятельности, приносящей доход.

20 января руководитель учреждения утвердил авансовый отчет, представленный Кондратьевым.

К авансовому отчету приложены:

  • счет гостиницы на сумму 1100 руб. (в счете сумма НДС 167,80 руб. выделена отдельной строкой);
  • два железнодорожных билета стоимостью 5664 руб. (в билетах сумма НДС 864 руб. выделена отдельной строкой).

За время нахождения в командировке Кондратьеву положены суточные в размере 300 руб.

Бухгалтер учреждения сделал в учете следующие записи:

Дебет 2.109.80.212 Кредит 2.208.12.660
– 300 руб. – отражены суточные;

Дебет 2.109.80.226 Кредит 2.208.26.660
– 932,20 руб. (1100 руб. – 167,80) – отражены расходы на проживание Кондратьева в гостинице;

Дебет 2.210.01.560 Кредит 2.208.26.660
167,80 руб. выделен входной НДС со стоимости проживания в гостинице;

Дебет 2.109.80.222 Кредит 2.208.22.660
– 4800 руб. (5664 руб. – 864 руб.) – отражены расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно;

Дебет 2.210.01.560 Кредит 2.208.22.660
– 864 руб. – выделен входной НДС со стоимости проезда;

Дебет 2.303.04.830 Кредит 2.210.01.660
– 1031,80 руб. (864 руб. + 167,80 руб.) – принят к вычету входной НДС по командировочным расходам.

<…>

Проездные билеты

Если учреждение приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, учесть их нужно на счете 0.201.35.000«Денежные документы» (п. 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета спишите на расходы.

Порядок отражения в бухучете операций по приобретению и выдаче командированным сотрудникам проездных билетов зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

Приобретение и выдачу проездного билета сотруднику, направленному в командировку, отразите проводками:

Дебет 0.201.35.510 Кредит 0.302.22.730
– приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;

Дебет 0.208.22.560 Кредит 0.201.35.610
– выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку;

Дебет 0.401.20.222 (0.109.60.222–0.109.90.222) Кредит 0.208.22.660
– списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.

Такой порядок установлен в пунктах 86, 87, 106 Инструкции № 174н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 109.00, 208.00, 401.20).

<…>

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Игорь Кузьмин

советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса (департамент бюджетной политики и методологии Минфина России)

4. Ситуация: Нужно ли удержать НДФЛ с компенсации расходов на проезд, если даты выбытия в командировку (из командировки) в командировочном удостоверении и в билете не совпадают. Дата, указанная в билете, раньше или позже даты, указанной в командировочном удостоверении

По общему правилу компенсация документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не облагается (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, установленной в приказе о направлении в командировку (командировочном удостоверении), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

Так, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты (в т. ч. если он проводит в месте командировки отпуск), со стоимости обратного билета удержите НДФЛ. В этом случае учреждение оплачивает за сотрудника проезд от места отдыха (отпуска) до места работы. Следовательно, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ (ст. 41, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, используя выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно.

Аналогичные правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в командировочном удостоверении. Например, если более ранняя дата выезда в командировку связана с необходимостью подготовки сотрудника к выполнению служебного задания в месте командировки.*

Такие разъяснения приведены в письмах Минфина России от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456, от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545, от 10 июня 2010 г. № 03-04-06/6-111.

Следует отметить, что ранее Минфин России придерживался иной точки зрения в отношении НДФЛ. Она сводилась к тому, что если сотрудник по своей инициативе задерживается в командировке, то со стоимости проезда нужно удержать НДФЛ вне зависимости от продолжительности периода задержки (письмо Минфина России от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74). Однако в связи с выходом более поздних разъяснений, в которых финансовое ведомство скорректировало свою позицию, учреждение вправе пользоваться в работе именно ими.

Из рекомендации «Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования»

Андрей Кизимов,

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

5. Ситуация: Как учесть при расчете налога на прибыль расходы на проезд, если указанные в билете даты не совпадают с датами в командировочном удостоверении. Командировка организована в рамках деятельности, приносящей доход, и оплачена за счет средств от этой деятельности

При расчете налога на прибыль расходы на проезд можно включить в состав расходов.

Но только если более ранний выезд сотрудника в командировку (задержка выезда из командировки) произошел с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность выбытия в командировку (из командировки) в более раннюю (позднюю) дату.

Такой вывод следует из положений статьи 252 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456, от 20 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/558, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545, от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74,от 26 марта 2009 г. № 03-03-06/1/191, от 5 августа 2008 г. № 03-04-06-01/246.

Целесообразность может подтверждать, например, тот факт, что в связи с отсутствием билетов выбыть из места командировки в срок не представлялось возможным. Или покупка билета на более позднюю дату позволила сократить расходы на проезд. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом).*

Главбух советует: есть аргументы, подтверждающие, что даже если даты выбытия из командировки в командировочном удостоверении и в билете не совпадают, без доказательств целесообразности этого расходы на проезд можно учесть при расчете налога на прибыль. Они заключаются в следующем.

Учреждение обязано возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 12 и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы на командировки учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В частности, в состав этих затрат входят:

  • стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.

При этом действующим законодательством не предусмотрено, что для учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата выбытия из места командировки, указанная в командировочном удостоверении, с датой фактического выбытия сотрудника из места командировки (по билету). Подтверждают такой вывод некоторые арбитражные суды (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г. № Ф09-3838/07-С2, от 4 мая 2007 г. № Ф09-3119/07-С2).*

Причиной задержки может стать, например, и то обстоятельство, что сразу после командировки сотрудник уходит в отпуск и проводит его в месте командировки или просто остается на выходные. В данной ситуации на вопрос о целесообразности расходов на обратный билет нельзя ответить однозначно. По мнению специалистов финансового ведомства, при оценке целесообразности аналогичных затрат следует исходить из того, что расходы на проезд человека из места командировки были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения (см., например, письма Минфина России от 26 августа 2013 г. № 03-03-06/1/34815, № 03-03-06/1/34813, от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545 и от 26 марта 2009 г. № 03-03-06/1/191).

Из этого можно сделать вывод, что расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска или выходного (при условии, что они произведены с разрешения руководителя).

Из рекомендации «Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования»

Андрей Кизимов,

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

25.05.2014г.

С уважением, Булат Ахмутинов

эксперт Горячей линии БСС «Система Главбух»

Ответ утвержден Наталией Зориной, ведущим экспертом Горячей линии БСС «Система Главбух»

_________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 17.39%
  • Нет 43.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходами 39.13%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×