Переход на расчеты с использованием расчетной банковской карты

1504

Вопрос

П одскажите, пожалуйста, как отказаться от использования чековой книжки при снятии наличных денежных средств и перейти на расчеты с использованием расчетной (дебетовой) банковской карты? Сколько можно открывать таких карт по бюджетному учреждению? Какие нужно сделать изменения в учетной политике? Порядок документооборота от перечисления до закрытия авансового отчета? Какой документ будет основанием при расходовании средств. И как отразить расходы по обслуживанию банковской карты в учете.

Ответ

Для перехода на расчеты с использованием расчетной (дебетовой) банковской карты бюджетному учреждению необходимо представить в территориальный орган Федерального казначейства заявление на получение карт (ф. 0531842). На основании представленных заявлений орган Федерального казначейства сформирует реестр на выпуск карт (ф. 0531390) и направит его в кредитную организацию для изготовления карт (не позднее рабочего дня, следующего за днем предоставления заявлений). Далее кредитная организация информирует учреждение о перечне документов, необходимых для изготовления карт, порядке и сроках их представления. Банковская карта изготавливается персонифицированно на каждого уполномоченного на получение карты сотрудника учреждения  в соответствии с реестром и на основании представленных документов. Количество расчетных (дебетовых) банковских  карт для бюджетных учреждений не ограничено. В учетной политике учреждению будет необходимо добавить список сотрудников уполномоченных на получение и пользование расчетных  (дебетовых) банковских  карт. Для перечисления денежных средств на карту представьте в орган Федерального казначейства заявку на получение денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531844). Оформите заявку (ф. 0531844) отдельно по каждому виду средств (бюджетные средства, субсидии на госзадание, целевые субсидии, средства от платной деятельности и т. д.), за счет которых должны быть выданы наличные деньги. Далее сотрудник может снимать наличные денежные средства с банковской карты или производить безналичную оплату в пределах остатка денежных средств на банковской карте. Приобретая товары, работы, услуги за счет средств банковской карты сотрудник должен будет предоставить учреждению авансовый отчет, приложив к нему оправдательные документы, которые подтверждают расходы. Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах. Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д. Расходы по обслуживанию банковской карты отразите в учете в соответствии с приведенным материалом следующими проводками: Дебет 0.401.20.226 (0.109.00.226) Кредит 0.302.26.730– отражены расходы по обслуживанию банковских карт за текущий месяц; Дебет 0.302.26.830 Кредит 0.201.11.610 – оплачено за обслуживание банковских карт в текущем месяце.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как получить наличные деньги со счета учреждения в кассу

<…>

Банковские карты

Получать наличные деньги в кассу можно с использованием расчетной (дебетовой) карты. Также сотрудник учреждения может рассчитываться непосредственно самой картой (через электронный терминал и другие устройства).* Такой вывод следует изпункта 36 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н, пункта 2.5 Положения, утвержденного Банком России от 24 декабря 2004 г. № 266-П.

Порядок обеспечения наличными деньгами и проведения расчетов с использованием карт установлен разделом V Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н.*

Получение карты

Для получения банковской карты представьте в территориальный орган Федерального казначейства заявление на получение карт (ф. 0531842). Для получения карты на уполномоченное подразделение учреждения представьте отдельное заявление (ф. 0531842) на каждое созданное подразделение.* Об этом сказано в пункте 37 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н.

На основании представленных заявлений орган Федерального казначейства сформирует реестр на выпуск карт (ф. 0531390) и направит его в кредитную организацию для изготовления карт (не позднее рабочего дня, следующего за днем предоставления заявлений).

Далее кредитная организация информирует учреждение о перечне документов, необходимых для изготовления карт, порядке и сроках их представления. Банковская карта изготавливается персонифицированно на каждого уполномоченного на получение карты сотрудника учреждения (уполномоченного подразделения) в соответствии с реестром и на основании представленных документов.

О готовности выдать карты кредитная организация должна уведомить учреждение в день доставки карты в соответствующее подразделение.

Изготовленную карту получает уполномоченный на это сотрудник учреждения в кредитной организации. Карту на уполномоченное подразделение получает сотрудник этого подразделения в кредитной организации или в ее подразделении (филиале), в зависимости от того, какая информация указана в уведомлении о готовности выдать карту.*

Такой порядок установлен в пункте 38 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н, и разъяснен в письме Казначейства России от 26 июля 2013 г. № 42-7.4-05/5.2-451.

Выданные карты уполномоченный сотрудник Казначейства России регистрирует в журнале регистрации карт (ф. 0531843)* (п. 39Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н).

Внимание: в случае утери пин-кода и (или) банковской карты незамедлительно сообщите об этом в кредитную организацию, а также о необходимости блокировки операций по данной карте. Кроме того, не позднее первого рабочего дня, следующего за днем выявления утраты карты (пин-кода), об этом нужно сообщить в орган Федерального казначейства. Об этом сказано в пункте 40 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н.

Получение наличных по карте

Операции по получению наличных денег и оплате с использованием карт через банкомат (пункт выдачи наличных денежных средств, электронный терминал и т. д.) осуществляются в пределах остатка денежных средств на банковской карте. То есть без предоставления банком кредита при недостаточности или отсутствии средств на банковской карте.

Если операции совершаются через банкомат (терминал) кредитной организации, которая выдала банковскую карту, то комиссия за них не взимается. Причем в договоре, заключенном Казначейством России с кредитной организацией на открытие счета для выплаты наличных, не могут быть предусмотрены условия о взимании каких-либо комиссий и вознаграждений.

Если же комиссионное вознаграждение кредитной организацией (не эмитентом) все-таки взимается, то сумму комиссии Казначейство России отразит в сведениях об операциях, совершаемых с использованием карт (ф. 0531391). Учреждение на основании данных сведений вправе уточить:

  • операции по кассовым выплатам;
  • коды бюджетной классификации, по которым операции были отражены на лицевом счете. Для этого в орган Казначейства России представьте уведомление об уточнении платежа (ф. 0531809).

При этом вопрос о возмещении расходов учреждения на оплату комиссионного вознаграждения относится к компетенции главного распорядителя бюджетных средств, в ведении которого находится учреждение.*

Такой порядок приведен в пункте 36 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н, и разъяснен в письме Минфина России от 16 декабря 2013 г. № 02-03-007/55346.

Внимание: учреждение может использовать банковские карты для расчетов за товары (работы, услуги). При этом важно помнить, что в течение дня сумма расчетов с использованием банковской карты не должна превышать предельный размер расчета наличными по одной сделке – 100 000 руб. (п. 1 указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У).

При таких расчетах подтверждающие документы при оплате не представляются.

Орган Федерального казначейства не позднее следующего рабочего дня после получения соответствующей информации от кредитной организации представляет учреждению Сведения об операциях, совершаемых с использованием карт (ф. 0531391) (п. 36 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н).

О возможности проведения операций по расчетам с использованием банковских карт уточните в органе Федерального казначейства по месту обслуживания.

Для перечисления денежных средств на карту представьте в орган Федерального казначейства заявку на получение денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531844).

Оформите заявку (ф. 0531844) отдельно по каждому виду средств (бюджетные средства, субсидии на госзадание, целевые субсидии, средства от платной деятельности и т. д.), за счет которых должны быть выданы наличные деньги.*

Об этом сказано в пункте 10 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н.

Для зачисления денег на банковские карты учреждения орган Федерального казначейства формирует и направляет в кредитную организацию вместе с расчетным документом расшифровку (ф. 0531845). Сделать это орган казначейства должен не позднее рабочего дня, следующего за днем подтверждения банком проведения операции по списанию средств на счет для обеспечения учреждения денежными средствами с использованием карт. Об этом сказано в пункте 41 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н.

Уполномоченный сотрудник учреждения может самостоятельно внести неиспользованные наличные деньги на банковскую карту. При возврате денежных средств на карту не позднее следующего рабочего дня после внесения наличных средств через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств представьте в орган Федерального казначейства расшифровку неиспользованных сумм (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) (ф. 0531846). Это необходимо для того, чтобы внесенные средства были восстановлены на лицевом счете по кодам бюджетной классификации, а не отразились как невыясненные поступления.

Если форма или содержание расшифровки не будут соответствовать установленным требованиям или подписи на ней не будут соответствовать образцам, имеющимся в карточке образцов подписей, орган Федерального казначейства:

  • вернет расшифровку клиенту – при бумажном документообороте между органом Федерального казначейства и учреждением;
  • направит учреждению протокол (ф. 0531805) в электронном виде с указанием причины возврата – при электронном документообороте.

Если перечисленные на карты средства полностью или частично не были использованы, то в течение 20 календарных дней со дня перечисления (не считая дня перечисления) представьте в орган Федерального казначейства расшифровку (ф. 0531846). Это нужно для возврата невостребованной суммы со счета в кредитной организации на соответствующие счета органа Федерального казначейства (счета финансового органа субъекта РФ).*

Такие правила установлены в пунктах 43, 45 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н.

Порядок представления расшифровки (ф. 0531846) при завершении текущего финансового года приведен в пункте 44 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н.

Возврат карты

Банковские карты нужно вернуть в кредитную организацию в случаях:

  • закрытия лицевых счетов, открытых учреждению в органе Федерального казначейства;
  • изменения наименования учреждения. При этом возврат (замена) карты не требуется при изменении наименования, не связанном с реорганизацией учреждения;
  • повреждения карты;
  • истечения срока действия карты;
  • утраты пин-кода;
  • утраты сотрудником учреждения полномочий по осуществлению операций с использованием карт;
  • закрытия или изменения номера счета, открытого органу Федерального казначейства в кредитной организации;
  • по письменному требованию органа Федерального казначейства;
  • в случаях, установленных договором банковского счета между органом Федерального казначейства и кредитной организацией.

Для возврата банковской карты напишите заявление в произвольной форме с указанием причины возврата и номера карты.*

Об этом сказано в пункте 40 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н.

Юлия Камардина

советник руководителя Федерального казначейства

2. Рекомендация: Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

<…>

Отчет по подотчетным суммам

В государственных (муниципальных) учреждениях

В течение трех дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться по ним (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет (ф. 0504049) (Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).*

<…>

Проверка авансового отчета

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывная часть отчета) о том, что отчет принят к проверке, и передайте ее сотруднику.

Проверьте авансовый отчет, оформленный сотрудником. Для этого убедитесь, что соблюдены два условия.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого обратитесь к документу, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм (расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т. д.), и посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, сотрудник использовал деньги по целевому назначению.

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.*

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.*

<…>

Документальное подтверждение покупок

Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.*

<…>

Утверждение авансового отчета

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченный сотрудник (например, руководитель подразделения).*

<…>

В государственных (муниципальных) учреждениях

Изложенный порядок оформления, проверки и утверждения авансового отчета установлен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

<…>

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

3. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на открытие и обслуживание зарплатных банковских карт

Все расходы, связанные с использованием банковских карт для перечисления зарплаты сотрудникам, можно разделить на три группы:*

<…>

Бухучет

Расходы, связанные с выпуском и обслуживанием банковских карт, отражайте по подстатье КОСГУ 226* «Прочие работы, услуги» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н).

В бухучете порядок отражения операций, связанных с выпуском и обслуживанием банковских карт, зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

<…>

Если услуги банка по обслуживанию банковских карт учреждение оплачивает ежемесячно – по факту оказания услуг, расчеты отразите следующим образом:

Дебет 0.401.20.226 (0.109.80.226…) Кредит 0.302.26.730*
– отражены расходы по обслуживанию банковских карт за текущий месяц.

Договором обслуживания банковских карт может быть предусмотрен авансовый платеж (в т. ч. 100-процентная предоплата). Для бюджетных учреждений размер авансовых платежей законодательством не ограничен. В бухучете данную операцию отразите следующими проводками:

Дебет 0.206.26.560 Кредит 0.201.11.610*
– перечислен авансовый платеж за годовое обслуживание банковских карт;

Кредит 18 (код КОСГУ 226)*
– отражено выбытие средств со счета учреждения.

Зачет обязательств по оказанным услугам банка в счет перечисленной ранее предварительной оплаты оформите записью:

Дебет 0.302.26.830 Кредит 0.206.26.660*
– зачтен аванс за годовое обслуживание счетов банковских карт при окончательном расчете.

Такой порядок установлен пунктами 97–98, 128–129 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 109.00, 201.01, 206.00, 302.00, 401.20).

Пример учета расходов на выпуск и обслуживание банковских карт*

Бюджетное учреждение «Альфа» перечисляет зарплату сотрудникам на банковские карты. Это условие предусмотрено трудовыми договорами.

Между учреждением и банком заключен договор на выпуск и обслуживание зарплатных карт сотрудников. Согласно договору «Альфа» оплачивает услуги банка (за счет средств от деятельности, приносящей доход):*

  • единовременно за выпуск банковских карт – 6000 руб.;
  • ежемесячно за обслуживание банковских карт (по результатам оказанных услуг) – 2500 руб.*

Оплату за выпуск банковских карт бухгалтер «Альфы» перечислил в августе. В учете сделаны проводки:

Дебет 2.109.80.226 Кредит 2.302.26.730
– 6000 руб. – отражены услуги банка по изготовлению банковских карт для сотрудников;

Дебет 2.302.26.830 Кредит 2.201.11.610
– 6000 руб. – оплачены услуги банка за выпуск банковских карт сотрудникам;

Кредит 18 (код КОСГУ 226)
– 6000 руб. – отражено выбытие средств со счета учреждения.

Плату за обслуживание банковских карт бухгалтер перечислил в конце августа (по результатам оказанных услуг).

В конце августа (а затем ежемесячно в течение года) бухгалтер делает следующие проводки:

Дебет 2.109.80.226 Кредит 2.302.26.730*
– 2500 руб. – отнесена на расходы месячная стоимость обслуживания банковских карт;

Дебет 2.302.26.830 Кредит 2.201.11.610*
– 2500 руб. – оплачено за обслуживание банковских карт в текущем месяце;

Кредит 18 (код КОСГУ 226)*
– 2500 руб. – отражено выбытие средств со счета учреждения.

<…>

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

21.05.2014г.

С уважением,

Екатерина Самодурова эксперт БСС «Системы Главбух»

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной

ведущим экспертом БСС  «Системы Главбух»

 



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 32.35%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.82%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 64.71%
  • Над налоговой отчетностью 23.53%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль