Учет талонов на продукты

299

Вопрос

Добрый день! В нашем учреждении имеются вредные условия труда, в связи с этим нашим сотрудникам полагаются спецжиры. У нас такая система: за каждый день каждому сотруднику выдается талон на 0,5 литра молока, который каждый отоваривает в магазине, с которым у нас заключен договор. По концу месяца магазин нам выставляет счет и накладную, мы оплачиваем по "безналу". Подскажите, нужно ли учитывать данные талоны как денежные документы, если да, то каков порядок учета? И что делать с талонами, которые сотрудники забыли отоварить?

Ответ

В действующих нормативных документах отсутствует четкое определение понятия «денежные документы».

 

Пункт 169 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, содержит лишь перечисление возможных форм денежных документов: оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и тому подобное, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины и т.п.

По результатам анализа экономической сущности документов, однозначно причисленных к денежным документам (согласно имеющимся определениям данного термина), можно отметить следующие признаки денежного документа:

- зафиксированная номинальная стоимость;

- подтверждаемое им право на получение конкретных товаров (работ, услуг);

- возможность использования их в качестве средства расчетов за указанные товары (работы, услуги).

На основе перечисленных критериев можно сформулировать следующее определение, с одной стороны, полностью соответствующее экономической сути фактически применяемых денежных документов, а с другой - максимально уточняющее данный термин в соответствии с текущей хозяйственной практикой:

денежные документы - это документы с зафиксированной на них номинальной стоимостью товаров (работ, услуг), дающие право их владельцу получать данные товары (работы, услуги) в объеме данной номинальной стоимости.

Исходя из текста Вашего вопроса, можно сделать вывод о том, что талоны на молоко для сотрудников не относятся к денежным документам. Порядок их учета следует прописать в локальном акте учреждения.

Подробный порядок отражения в учете операций по данному вопросу   содержится в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: По какой статье (подстатье) КОСГУ отразить расходы на выдачу молока (других равноценных продуктов) сотрудникам, занятым на работах с вредными условиями труда

Ответ на этот вопрос зависит от того, каким образом организовано обеспечение сотрудников, работающих во вредных условиях, обязательным бесплатным питанием:

  • учреждение самостоятельно приобретает и выдает молоко (другие равноценные продукты) сотрудникам;
  • учреждение выплачивает денежную компенсацию сотрудникам взамен молока (других равноценных продуктов);
  • учреждение заключает договор, предметом которого является организация выдачи молока (других равноценных продуктов) сотрудникам.

Если учреждение самостоятельно покупает молоко (другие равноценные продукты) для выдачи сотрудникам, расходы на его (их) приобретение отразите по статье КОСГУ 340 «Увеличение стоимости материальных запасов».

Если учреждение взамен выдачи молока (других равноценных продуктов) выплачивает сотрудникам денежную компенсацию, расходы отразите по подстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты».

Если договор по организации выдачи молока (других равноценных продуктов) сотрудникам заключен со сторонней организацией (исполнителем) (т. е. исполнитель берет на себя все расходы, связанные с реализацией данного мероприятия), расходы отразите по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги».

Такой порядок установлен разделом V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Из рекомендации «Как отнести расходы на статьи (подстатьи) КОСГУ»

Игорь Кузьмин

советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса (департамент бюджетной политики и методологии Минфина России)

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

2. Статья: Денежные документы

Денежные документы учитывают на счете 1 201 35 000 «Денежные документы» и хранят в кассе учреждения. К ним относят оплаченные талоны на бензин, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины, авиационные и железнодорожные билеты, пластиковые карты на ГСМ и т. п.

Прием в кассу и выдачу из кассы таких документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами, делая на них запись «Фондовый». Их регистрируют в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003). Причем отдельно от операций по денежным средствам.

Операции с денежными документами фиксируются на отдельных листах кассовой книги учреждения (на них ставят отметку «Фондовый»).

Для отражения операций по приему в кассу и выдаче из кассы денежных документов предусмотрены такие бухгалтерские проводки:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Отражено поступление денежных документов в кассу

1 201 35 510
«Поступления денежных документов в кассу учреждения»

1 302 00 000
«Расчеты по принятым обязательствам»

Отражена выдача из кассы денежных документов

1 208 00 000
«Расчеты с подотчетными лицами»

1 201 35 610
«Выбытия денежных документов из кассы учреждения»

Пример отражения в учете операций с денежными документами

Казенное учреждение направило сотрудника в командировку. Для сотрудника был приобретен авиабилет стоимостью 3200 руб.

Билет был оплачен по безналичному расчету.

Бухгалтер записал:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списаны средства со счета бюджета в счет предварительной оплаты транспортных услуг

1 206 22 560
«Увеличение дебиторской задолженности по авансам по транспортным услугам»

1 304 05 222
«Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате транспортных услуг»

3200

Поступил денежный документ (авиабилет) в кассу учреждения

1 201 35 510
«Поступления денежных документов в кассу учреждения»

1 302 22 730
«Увеличение кредиторской задолженности по транспортным услугам»

3200

Списана предварительная оплата на расчеты с поставщиками и подрядчиками при принятии к учету материальных ценностей, потреблении услуг

1 302 22 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по транспортным услугам»

1 206 22 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по авансам по транспортным услугам»

3200

Перед командировкой авиабилет выдали сотруднику, а после командировки он составил авансовый отчет:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Отражена выдача из кассы денежного документа (авиабилета)

1 208 22 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»

1 201 35 610
«Выбытия денежных документов из кассы учреждения»

3200

Принят к бюджетному учету произведенный подотчетным лицом расход на оплату транспортных услуг

1 401 20 222
«Расходы на транспортные услуги»

1 208 22 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»

3200

Кроме того, предусмотрены бухгалтерские записи по безвозмездной передаче денежных документов:

  • главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 1 304 04 000 «Внутриведомственные расчеты» (в рамках движения денежных документов между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств);
  • в рамках движения денежных документов между учреждениями, подведомственными разным главным распорядителям одного уровня бюджета, в рамках приносящей доход деятельности, а также при их передаче государственным и муниципальным организациям по дебету счета 1 401 20 241 «Расходы на безвозмездные перечисления государственным и муниципальным организациям»;
  • в рамках движения денежных документов между учреждениями, подведомственными разным главным распорядителям разного уровня бюджета по дебету счета 1 401 20 251 «Расходы на перечисления другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации».

Денежные документы, которые учитываются на счете 1 201 35 000 «Денежные документы», учреждение обязано хранить в кассе.

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в карточке учета средств и расчетов.

Учет операций с денежными документами осуществляется в Журнале по прочим операциям (ф. 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.

«Казенный учет» по новому Плану счетов — 2013

3. Статья: Учет денежных документов

К денежным документам относятся:

  • талоны на бензин и масла, на питание и т. п.;
  • путевки в дома отдыха, санатории, профилактории, турбазы;
  • извещения на почтовые переводы;
  • почтовые марки и марки государственной пошлины.

Прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются кассовыми ордерами, которые регистрируются отдельно от тех, которыми оформляются поступления или выбытия денежных средств.

Все денежные документы учитываются по стоимости приобретения, которая чаще всего равна номинальной.

Обратите внимание: талоны на бензин учитываются в составе денежных документов, а не в составе горюче-смазочных материалов.

При этом они выдаются водителю под отчет по распоряжению руководителя учреждения.

Повторно выдавать талоны можно лишь после того, как водитель отчитается по ранее полученным.

Почтовые марки и марки государственной пошлины рекомендуется выдавать под отчет по распоряжению руководителя учреждения только после сдачи отчета за ранее полученные.

Обособленный учет полученных извещений на почтовые переводы в большинстве случаев нецелесообразен. Бывает, что суммы, поступившие по почтовым переводам, выдаются через кассу. Например, в воинских частях – по переводам, поступившим в адрес военнослужащих по контракту.

Тогда суммы, полученные кассиром (или иным уполномоченным лицом), сдаются в кассу и отражаются на счете учета средств, поступивших во временное пользование учреждения. В некоторых случаях суммы, указанные в переводах, могут учитываться на счетах учета средств в пути.

Сумма, указанная в почтовых переводах (учтенная в составе денежных документов), может быть отражена в составе подотчетных сумм только в том случае, когда деньги в отделении связи получает не кассир, а другое уполномоченное лицо.

Билеты на кинозрелищные и другие платные мероприятия на счете учета денежных документов не отражаются.

Затраты на их изготовление относятся на расходы учреждения по соответствующему виду деятельности (основной или предпринимательской).

Сами билеты учитываются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».

Пример учета операций по приобретению почтовых марок

Учреждение приобрело (с оплатой по безналичному расчету) почтовые марки на 2000 руб. Марки на сумму 1000 руб. выданы подотчетному лицу (в канцелярию учреждения). Авансовый отчет представлен на 755 руб.

Все марки использованы для пересылки корреспонденции по основной деятельности учреждения, финансируемой за счет субсидий на выполнение госзадания. В учете оформлены следующие записи:

Операция

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Приобретены марки

4 201 35 000
«Денежные документы»

4 302 21 000
«Расчеты по услугам связи»

2000

Оплачены марки

4 302 21 000
«Расчеты по услугам связи»

4 201 11 000
«Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

2000

Выданы марки подотчетному лицу

4 208 21 000
«Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»

4 201 35 000
«Денежные документы»

1000

Списаны использованные марки

4 401 20 221
«Расходы на услуги связи»

4 208 21 000
«Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»

755

Выдача из кассы денежных документов, как правило, отражается по дебету соответствующих аналитических счетов счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». При погашении задолженности делается проводка по кредиту счета учета расчетов с подотчетными лицами и дебету счетов учета расходов.

Что касается оплаченных путевок в дома отдыха, санатории, турбазы, они могут выдаваться подотчетному лицу (например, руководителю профсоюза) для последующей передачи тем лицам, кому эти путевки выделены. Однако схема документооборота при такой передаче не определена. В частности, не ясно, что может выступать в качестве оправдательного документа о передаче путевки. Поэтому лучше выдавать путевки из кассы учреждения на основании выписки из приказа или иного распоряжения руководителя учреждения либо иного органа, уполномоченного принимать подобные решения. В этом случае путевки списываются непосредственно с кредита счета учета денежных документов в корреспонденции со счетами учета расходов. Следует иметь в виду, что на практике очень часто путевки предоставляются с частичной оплатой. В этом случае необходимо оформление сложных проводок.

Пример учета операций с путевками

Автономное учреждение приобрело для своих работников и членов их семей санаторно-курортные путевки на общую сумму 100 000 руб.

Из них часть путевок (на сумму 20 000 руб.) должна быть оплачена профсоюзной организацией, часть путевок (на сумму 30 000 руб.) – за счет средств от предпринимательской деятельности.

Остальные оплачиваются работниками при получении. В бюджетном учете будут сделаны следующие бухгалтерские проводки:

Операция

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Приобретены путевки

2 201 35 000
«Денежные документы»

2 302 62 000
«Расчеты по пособиям по социальной помощи населению»

100 000

Оплачены путевки

2 302 62 000
«Расчеты по пособиям по социальной помощи населению»

2 201 11 000
«Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»

100 000

Выданы путевки, подлежащие оплате профсоюзной организацией

2 205 75 000
«Расчеты по доходам от операций с финансовыми активами»

2 201 35 000
«Денежные документы»

20 000

Поступила оплата от профсоюза

2 201 34 000
«Касса»

2 205 75 000
«Расчеты по доходам от операций с финансовыми активами»

20 000

Выданы путевки, подлежащие оплате за счет средств от предпринимательской деятельности

2 401 20 212
«Расходы по прочим выплатам»

2 201 35 000
«Денежные документы»

30 000

Оплачены путевки работниками

2 201 34 000
«Касса»

2 201 35 000
«Денежные документы»

50 000

«Автономный учет» по новому Плану счетов – 2013

4. Статья: Денежные документы

Денежные документы учитывают на счете 201 35 «Денежные документы» и хранят в кассе учреждения. К ним относятся оплаченные талоны на бензин, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины и т. п.

Прием в кассу и выдачу из кассы таких документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами, делая на них запись «Фондовый». Их регистрируют в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003). Причем отдельно от операций по денежным средствам.

Операции с денежными документами фиксируются на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514) учреждения (на них ставят отметку «Фондовый»).

Для отражения операций по приему в кассу и выдаче из кассы денежных документов предусмотрены такие бухгалтерские проводки:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Отражено поступление денежных документов в кассу

0 201 35 510
«Поступления денежных документов в кассу учреждения»

0 302 00 000
«Расчеты по принятым обязательствам»

Отражена выдача из кассы денежных документов

0 208 00 000
«Расчеты с подотчетными лицами»

0 201 35 610
«Выбытия денежных документов из кассы учреждения»

Пример учета денежных документов

Учреждение направило сотрудника в командировку и для этого приобрело авиабилет стоимостью 3200 руб. Билет был оплачен по безналичному расчету. Источник средств – субсидия на выполнение государственного (муниципального) задания.

Бухгалтер записал:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списаны средства с лицевого счета в счет предварительной оплаты транспортных услуг

4 206 22 560
«Увеличение дебиторской задолженности по авансам по транспортным услугам»

4 201 11 610
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»

3200

Поступил денежный документ (авиабилет) в кассу учреждения

4 201 35 510
«Поступления денежных документов в кассу учреждения»

4 302 22 730
«Увеличение кредиторской задолженности по транспортным услугам»

3200

Списана предварительная оплата на расчеты с поставщиками и подрядчиками при принятии к учету материальных ценностей, потреблении услуг

4 302 22 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по транспортным услугам»

4 206 22 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по авансам по транспортным услугам»

3200

Перед командировкой авиабилет выдали сотруднику, а после командировки он составил авансовый отчет:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Отражена выдача из кассы денежного документа (авиабилета)

4 208 22 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»

4 201 35 610
«Выбытия денежных документов из кассы учреждения»

3200

Принят к учету произведенный подотчетным лицом расход на оплату транспортных услуг (данные затраты не связаны с оказанием услуг и выполнением государственного (муниципального) задания)

4 401 20 222
«Расходы на транспортные услуги»

4 208 22 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»

3200

_________________________
* Одновременно сумму следует отразить на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».
_________________________

Кроме того, предусмотрены бухгалтерские записи по безвозмездной передаче денежных документов:

  • между головным учреждением и обособленными подразделениями (филиалами). Операция отражается по счетам аналитического учета счета 2 304 04 000 «Внутриведомственные расчеты»;
  • в рамках движения денежных документов между учреждениями, в рамках приносящей доход деятельности, а также при их передаче государственным и муниципальным организациям по дебету счетов 2 401 20 241 «Расходы на безвозмездные перечисления государственным и муниципальным организациям», 2 401 20 242 «Расходы на безвозмездные перечисления организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций». Аналитический учет денежных документов осуществляется по их видам в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).

Учет операций с денежными документами ведется в Журнале по прочим операциям (ф. 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.

Обратите внимание, что в составе денежных документов не отражаются путевки, полученные учреждениями от региональных отделений ФСС России, а также путевки, полученные безвозмездно от общественных, профсоюзных и других организаций. Они учитываются на забалансовом счете 08 «Путевки неоплаченные» и должны храниться в кассе наравне с другими денежными документами.

Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях – 2013

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

19.05.2014г.

С уважением,

Евгения Шерченкова

эксперт БСС «Системы Главбух»

Ответ утвержден:

Наталией Зориной

Ведущим экспертом БСС «Системы Главбух»

___________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль