Списание ГСМ при учебном вождении на автодроме

1509

Вопрос

Как списывать бензин при учебном вождении на автодроме

Ответ

Списание приобретаемых автошколой ГСМ ведется на основании данных законодательно утвержденных отчетных документов - путевых листов. Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство.

По данным путевого листа рассчитайте нормативный расход топлива. Для этого воспользуйтесь формулами, приведенными в разделе 2 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. При расчете используйте поправочные коэффициенты для каждого автотранспортного средства, утвержденные приказом руководителя

Для определения фактического расхода топлива воспользуйтесь формулой:

Фактический расход топлива, л

=

Остаток топлива при выезде автомобиля, л

+

Количество топлива, заправленного в бак автомобиля, л

Остаток топлива на конец дня, л

Если фактический расход ГСМ меньше нормативного, в расходы спишите фактический расход.

При списании ГСМ сделайте проводку:

Дебет 0.401.20.272 (0.109.80.272–0.109.90.272) Кредит 0.105.33.440
– списана стоимость израсходованного топлива в пределах норм (на основании путевого листа).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух » версия для бюджетных , казенных и автономных учреждений

Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные

Порядок отражения операций с ГСМ в учете зависит от того, каким образом было приобретено топливо.

На автозаправочных станциях (АЗС) учреждение может приобрести ГСМ:

Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники учреждения (водители). Чтобы сотрудник мог приобрести ГСМ за наличный расчет, он должен располагать необходимой денежной суммой. Эту сумму учреждение выдает ему под отчет по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2).

Бухучет: приобретение ГСМ

В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет (ф. 0504049). К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т. п. Подробнее о документальном оформлении имущества, приобретенного через подотчетных лиц, см. Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо.

В бухучете приобретенные ГСМ отражайте на счете 0.105.03.000 «Горюче-смазочные материалы» (п. 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). ГСМ учитывайте по фактической стоимости с учетом НДС.

Если входной налог можно принять к вычету, его сумму в стоимость ГСМ не включайте. Учтите ее отдельно на счете 0.210.01.000«Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам». Об этом сказано в пунктах 23, 100, 224Инструкции к Единому плану счетов № 157н. О том, как учесть НДС при налогообложении, см. Как отразить при налогообложении приобретение ГСМ за наличные.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с приобретением ГСМ через подотчетное лицо, зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

Выдачу наличных денег для приобретения ГСМ отразите проводкой:

Дебет 0.208.34.560 Кредит 0.201.34.610
– выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ.

Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:

Дебет 0.105.33.340 (0.105.23.340) Кредит 0.208.34.660
– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Такой порядок установлен пунктами 34, 85, 105–106 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 201.34, 208.00).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении бюджетного учреждения расходов на приобретение ГСМ за наличный расчет. Учреждение применяет общую систему налогообложения

Экономист бюджетного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле ГАЗ-3110 выехал в командировку в г. Владимир. 16 мая сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы за счет средств от деятельности, приносящей доход, в сумме 2500 руб. 18 мая Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.

В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 110 литров бензина марки АИ-92 на общую сумму 2200 руб. В чеке цена бензина указана с учетом НДС, однако конкретная сумма налога не выделена.

Согласно учетной политике учреждения путевые листы представляются в бухгалтерию ежемесячно. 30 мая водитель представил в бухгалтерию путевые листы, подтверждающие использование топлива за май. По данным путевого листа:

  • остаток топлива в баке при выезде в командировку – 5 литров;
  • остаток топлива в баке при возвращении из командировки – 5 литров;
  • за время командировки пробег автомобиля – 700 км (в т. ч. по трассе – 600 км, по г. Владимиру – 100 км).

Приказом руководителя утверждены базовая норма расхода топлива и поправочные коэффициенты (в соответствии с нормами, приведенными в распоряжении Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р):

  • базовая норма расхода топлива – 13 л/100 км;
  • надбавка за работу в городе с населением от 250 тыс. до 1 млн человек – 15 процентов;
  • надбавка за использование кондиционера – 7 процентов.

Учетной политикой учреждения предусмотрено списание материальных запасов методом средней фактической стоимости.

По данным путевого листа бухгалтер рассчитал:

  • нормативный расход бензина по трассе – 83 литра (0,01 × 13 л/100 км × 600 км × (1 + 0,01 × 7%));
  • нормативный расход бензина по г. Владимиру – 16 литров (0,01 × 13 л/100 км × 100 км × (1 + 0,01 × (7% + 15%));
  • общий нормативный расход бензина – 99 литров (83 л + 16 л);
  • фактический расход бензина – 110 литров (5 л + 110 л – 5 л).

Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.

16 мая:

Дебет 2.208.34.560 Кредит 2.201.34.610
– 2500 руб. – выдан аванс на командировочные расходы.

18 мая:

Дебет 2.105.33.340 Кредит 2.208.34.660
– 2200 руб. – оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет;

Дебет 2.201.34.510 Кредит 2.208.34.660
– 300 руб. (2500 руб. – 2200 руб.) – возвращен остаток подотчетной суммы.

В конце месяца (мая) бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость одного литра топлива. Исходя из расчета, средняя стоимость одного литра бензина оказалась равной его покупной стоимости. Списание бензина в учете бухгалтер «Альфы» отразил так:

Дебет 2.109.80.272 Кредит 2.105.33.440
– 1980 руб. ((83 л + 16 л) × (2200 руб. : 110 л)) – списан израсходованный бензин;

Дебет 2.401.10.172 Кредит 2.105.33.440
– 220 руб. ((110 л – 99 л) × (2200 руб. : 110 л)) – списан перерасход (недостача) бензина сверх установленных норм;

Дебет 2.209.74.560 Кредит 2.401.10.172
– 220 руб. – отражена сумма выявленной недостачи по рыночной стоимости.

По результатам выяснения причин перерасхода Кондратьев признан виновным в недостаче. В этот же день он внес сумму недостачи в кассу:

Дебет 2.201.34.510 Кредит 2.209.74.660
– 220 руб. – внесена в кассу сумма недостачи.

В налоговом учете бухгалтер учел в составе внереализационных доходов 220 руб., в составе прочих расходов – 1980 руб., в составе внереализационных расходов – 220 руб.

<…>

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Для подтверждения используйте путевые листы.

Унифицированные формы путевых листов, которые должны применять учреждения, приведены в приложении 1 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Формы таких путевых листов и порядок их заполнения утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Кроме того, при заполнении также следует руководствоваться приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (письмо Минфина России от 3 октября 2012 г. № 02-06-10/4066).

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. Заполнять его должен уполномоченный сотрудник учреждения (например, диспетчер или секретарь автохозяйства).*

При выезде автомобиля на линию и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.

Главбух советует: если нет возможности держать в штате врача, то можно заключить с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя. Так удастся избежать споров с проверяющими.

Ведь на практике мало кто выполняет требование о том, что отметку в путевом листе должен поставить именно медработник, проводивший осмотр. Зачастую, если штатного врача в учреждении нет, это делает не медицинский работник (как это должно быть по правилам), а кто-то из своих, к примеру, начальник транспортного отдела.

Внимание: если к вам с проверкой придут из Росздравнадзора и увидят, что записи в путевых листах сделал не квалифицированный врач, а кто-то другой, учреждение могут обвинить в нарушении порядка медосмотра водителя (ст. 11.32 КоАП РФ).

А за этим последует административный штраф:

  • на должностное лицо (например, руководителя) – от 2000 до 3000 руб.;
  • на учреждение – от 30 000 до 50 000 руб.

Поэтому все же безопаснее хотя бы заключить договор с медработником.

Кроме этого, за отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать:

  • руководителя – на 5000 руб.;
  • учреждение – на 30 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены частью 2 статьи 12.31.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Путевой лист оформляйте на каждый день или на другой срок не более одного месяца. Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом). В наименовании путевого листа необходимо указать тип транспортного средства (например, путевой лист легкового автомобиля, путевой лист автобуса).

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности учреждения.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: при оформлении путевых листов заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде.*

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают, что несоответствия в путевых листах не опровергают факт несения расходов и их связь с деятельностью, приносящей доход (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008). В то же время многие суды подтверждают, что расходы на ГСМ не уменьшают налоговую базу, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Поволжского округа от 21 мая 2013 г. № А55-23291/2012, Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа не представляется возможным, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

Для контроля за движением путевых листов и сдачей их в бухгалтерию применяется журнал учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

Нормативный расход топлива

По данным путевого листа рассчитайте нормативный расход топлива. Для этого воспользуйтесь формулами, приведенными в разделе 2 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. При расчете используйте поправочные коэффициенты для каждого автотранспортного средства, утвержденные приказом руководителя (абз. 6 раздела 1 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р).*

Пример определения нормативного расхода топлива для легкового автомобиля

На балансе учреждения «Альфа» числится автомобиль ГАЗ-3110. По данным путевого листа за 15 сентября пробег автомобиля составил 700 км. Приказом руководителя утверждены базовая норма расхода топлива и поправочные коэффициенты:

  • базовая норма расхода топлива – 13 л/100 км;
  • надбавка за работу в городе с населением свыше 3 млн человек – 25 процентов.

При расчете нормативного расхода топлива для легкового автомобиля бухгалтер использовал формулу (п. 2.1 раздела 2 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р):

Нормативный расход топлива, л

=

0,01

×

Базовая норма расхода топлива

×

Пробег автомобиля, км

×

1 + 0,01 × поправочный коэффициент, %


Нормативный расход топлива:
0,01 × 13 л/100 км × 700 км × (1 + 0,01 × 25%) = 114 л.

Фактический расход топлива

Для определения фактического расхода топлива воспользуйтесь формулой:*

Фактический расход топлива, л

=

Остаток топлива при выезде автомобиля, л

+

Количество топлива, заправленного в бак автомобиля, л

Остаток топлива на конец дня, л


Если фактический расход ГСМ меньше нормативного, в расходы спишите фактический расход.

Бухучет: списание ГСМ

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки материальных запасов (по фактической стоимости каждой единицы, по средней фактической стоимости) (п. 108 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Порядок отражения в бухучете списания ГСМ зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

При списании ГСМ сделайте проводку:*

Дебет 0.401.20.272 (0.109.80.272–0.109.90.272) Кредит 0.105.33.440 (0.105.23.440)
– списана стоимость израсходованного топлива в пределах норм (на основании путевого листа).

Об этом сказано в пункте 37 Инструкции № 174н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 109.00,401.20).

<…>

Данные приборов учета

Порядок учета затрат на ГСМ при расчете налогов зависит от системы налогообложения, которую применяет учреждение. При этом для целей налогового учета расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354.

<…>

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

14.05.2014г.

С уважением, Булат Ахмутинов

эксперт Горячей линии БСС «Система Главбух»

Ответ утвержден Наталией Зориной, ведущим экспертом Горячей линии БСС «Система Главбух»

_________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль