Учет личного имущества в служебной деятельности сотрудников

2339

Вопрос

В казенном учреждении сотрудники используют личное имущество в служебной деятельности (орг.технику, мебель, бытовую технику). Как учесть данное имущество в бухгалтерском учете? Можно ли его учитывать на забалансовых счетах на основании заявления сотрудника - собственника данного имущества?

Ответ

Объекты движимого и недвижимого имущества, которые получены учреждением в безвозмездное пользование (без закрепления права оперативного управления), учитывают на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование». На нем также учитывают имущество в возмездном пользовании (кроме финансовой аренды), если объект имущества находится на балансе лизингополучателя. Лицо, получившее имущество в аренду или безвозмездное пользование, должно отразить согласованную стоимость и приять данное имущество по акту приема-передачи. При этом собственником остается сторона, передающая имущество. Получающая сторона должна в свою очередь принять к учету на забалансовый счет данное имущество. Передача такого рода по договору осуществляется два раза: в первый раз при передаче арендодателем арендатору, во второй – при возврате имущества арендатором после прекращения действия договора аренды.

 

Основой для возникновения гражданских правоотношений безвозмездного или возмездного пользования является договор о предоставлении имущества в пользование. Условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами (п. 4 ст. 421 Гражданского кодекса РФ). Учреждение вправе заключить договор пользования по форме, разработанной самостоятельно. В этом случае следует учитывать положения, приведенные в главе 36 Гражданского кодекса РФ. При составлении подобного договора нужно в обязательном порядке указать его предмет, то есть перечень имущества, передаваемого на праве безвозмездного иои возмездного пользования (аренды), а также срок такого пользования. Кроме того, в договоре можно указать: стоимость передаваемого имущества (по ней нефинансовые активы должны быть учтены в забалансовом учете учреждения); наличие (отсутствие) документов по имуществу; обязанности сторон по содержанию имущества; порядок расторжения договора и передачи имущества ссудодателю.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух .

1. Статья: Безвозмездное пользование имуществом

В.Н. Малофеева, заместитель главного бухгалтера ГУЗ «Областная клиническая больница», г. Саратов, член ИПБ России

Целесообразность использования

Вопросы предоставления имущества в безвозмездное пользование регулируются главой 36 «Безвозмездное пользование» Гражданского кодекса РФ.

По договору безвозмездного пользования одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том виде, в каком она ее получила (с учетом нормального износа), или в состоянии, обусловленном договором (п. 1 ст. 689 Гражданского кодекса РФ).

В соответствии с нормами бюджетного законодательства перед получением имущества на праве безвозмездного пользования бюджетное учреждение обязано оценить все обязательства, которые будут возникать в связи с его поступлением и использованием. От результатов данной оценки будет зависеть возможность принятия определенного имущества, а также условия, на которых оно будет принято учреждением.

Следует учитывать, что при получении имущества по договору безвозмездного пользования у образовательного учреждения могут возникать, например, дополнительные расходные обязательства по содержанию (обслуживанию), ремонту полученного оборудования, уплате налога на прибыль.

Условия договора

Статьей 695 Гражданского кодекса РФ определено, что ссудополучатель обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая проведение текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на ее содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования. Таким образом, по условиям данного договора все расходы по содержанию имущества могут быть возложены и на ссудодателя.

Условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами (п. 4 ст. 421 Гражданского кодекса РФ).

Образовательное учреждение вправе заключить договор безвозмездного пользования по форме, разработанной самостоятельно. В этом случае следует учитывать положения, приведенные в главе 36 Гражданского кодекса РФ.

При составлении подобного договора нужно в обязательном порядке указать его предмет, то есть перечень имущества, передаваемого на праве безвозмездного пользования, а также срок такого пользования. Кроме того, в договоре можно указать:

  • стоимость передаваемого имущества (по ней нефинансовые активы должны быть учтены в забалансовом учете бюджетного учреждения);
  • наличие (отсутствие) документов по имуществу;
  • обязанности сторон по содержанию имущества;
  • порядок расторжения договора безвозмездного пользования и передачи имущества ссудодателю.

Отражение в учете

Объекты движимого и недвижимого имущества, полученные учреждением в безвозмездное пользование без закрепления права оперативного управления, учитываются на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» в соответствии с абзацем 1 пункта 333 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее – Инструкция № 157н).

Такое имущество принимается к учету по стоимости, указанной (определенной) передающей стороной (собственником) в документе, подтверждающем получение имущества и права пользования (абз. 2 п. 333 Инструкции № 157н).

Стоимость объектов нефинансовых активов, находящихся у учреждения в пользовании, им не переоценивается (п. 28 Инструкции № 157н). Вместе с тем стоимость такого имущества, отраженная на забалансовом счете 01, подлежит корректировке в случае проведения балансодержателем переоценки переданного им в аренду или в безвозмездное пользование объекта основных средств. Основанием для такой корректировки является справка (выписка из акта переоценки) балансодержателя имущества.

Внутреннее перемещение имущества отражается по забалансовому счету 01 путем изменения материально ответственного лица и (или) места хранения на основании накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032) согласно абзацу 3 пункта 333 Инструкции № 157н.

Передача данного имущества иному пользователю отражается по кредиту забалансового счета 01 на основании акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), акта о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. 0306030).

Одновременно на стоимость переданного имущества делается запись на соответствующем забалансовом счете 26 «Имущество, переданное в безвозмездное пользование» (абз. 4 п. 333 Инструкции № 157н).

При возврате имущества балансодержателю стоимость имущества списывается с забалансового счета 01 (абз. 5 п. 333 Инструкции № 157н). Выбытие имущества отражается на основании акта о приеме-передаче, подтверждающего принятие балансодержателем (собственником) объекта.

Напомним, что учет по забалансовому счету 01 ведется по простой системе, то есть без применения метода двойной записи согласно абзацу 2 пункта 332 Инструкции № 157н.

Налоговые последствия

Объектом обложения налогом на имущество для российских организаций признается движимое и недвижимое имущество (в том числе переданное во временное владение, пользование, распоряжение, доверительное управление, внесенное в совместную деятельность или полученное по концессионному соглашению), учитываемое на балансе в качестве объектов основных средств в порядке, установленном для ведения бухгалтерского учета (ст. 374 Налогового кодекса РФ).

Следовательно, имущество, полученное бюджетным учреждением по договору безвозмездного пользования и учитываемое на забалансовых счетах, объектом обложения налогом на имущество не признается.

Согласно пункту 2 статьи 251 Налогового кодекса РФ, при определении базы по налогу на прибыль не учитываются целевые поступления (за исключением поступлений в виде подакцизных товаров).

Налогоплательщики – получатели целевых поступлений обязаны вести раздельный учет доходов (расходов), полученных (понесенных) в рамках целевых поступлений.

К целевым поступлениям на содержание некоммерческих организаций и ведение ими уставной деятельности относятся имущественные права в виде права безвозмездного пользования государственным и муниципальным имуществом, полученные по решениям органов госвласти и органов местного самоуправления некоммерческими организациями на ведение ими уставной деятельности (подп. 16 п. 2 ст. 251 Налогового кодекса РФ).

Налоговые последствия не возникают только при условии, что государственное и (или) муниципальное имущество получено некоммерческими организациями в безвозмездное пользование на ведение ими уставной деятельности на основании решений органов государственной власти, местного самоуправления.

Если некоммерческая организация заключит договор безвозмездного пользования недвижимым имуществом, находящимся в собственности третьего лица (индивидуального предпринимателя), доходы в целях налогообложения прибыли будут учитываться в общем порядке (письмо Минфина России от 19 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/43).

При определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются доходы в виде имущества, безвозмездно полученного государственными и муниципальными образовательными учреждениями, а также негосударственными образовательными учреждениями, имеющими лицензии на право ведения образовательной деятельности, на ведение уставной деятельности (подп. 22 п. 1 ст. 251 Налогового кодекса РФ).

В данной норме говорится об освобождении перечисленных в ней образовательных учреждений только от налога на доходы в виде безвозмездно полученного имущества. Освобождение от налогообложения доходов в виде безвозмездно полученных имущественных прав в ней не предусмотрено. В связи с этим учреждения должны отразить доход от использования такого имущества в составе внереализационных доходов.

Образовательные учреждения вправе не учитывать в доходах имущественные права безвозмездного пользования государственным и муниципальным имуществом, полученные по решениям органов госвласти (местного самоуправления) на ведение уставной деятельности в соответствии с подпунктом 16 пункта 2 статьи 251 Налогового кодекса РФ.

Журнал «Учет в сфере образования» № 10, Октябрь 2012

2. Статья: Работники

Если работник использует личный автомобиль

Л.Г. Лагутина, старший преподаватель кафедры «Бухгалтерский учет и налогообложение» МУ им. С. Ю. Витте, к. э. н.

Если в фирме торговые представители или менеджеры используют собственный транспорт в служебных целях и соответственно им компенсируется часть затрат на обслуживание автомобиля, удерживать НДФЛ с данных сумм не надо. Таково мнение чиновников*. Причем ситуация не меняется, если автомобиль зарегистрирован не на самого работника. Подробности — в статье.

* Письмо Минфина России от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49.

Компенсация за использование личного автомобиля

При использовании в служебных целях автомобиля работника работодатель должен компенсировать его затраты. При этом сотрудник может получить компенсацию за эксплуатацию машины, износ (амортизацию), а также возмещение расходов, связанных с ее использованием (ст. 188 Трудового кодекса РФ). Размер компенсации определяется письменным соглашением сторон и зависит от интенсивности использования автомобиля (износа, затрат на ГСМ, технического обслуживания и пр.).

Для документального подтверждения расходов на компенсацию требуются:

  • трудовой договор или дополнительное соглашение к нему;
  • документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях (например, должностная инструкция);
  • копия свидетельства о регистрации транспортного средства;
  • копия технического паспорта транспортного средства;
  • приказ руководителя, в котором указывается размер компенсации;
  • платежные документы (чеки, квитанции, накладные) на покупку ГСМ, а также на оплату других расходов, связанных с использованием работником личного автомобиля в служебных целях;
  • путевые листы для учета служебных поездок.

<…>

Аренда личного автотранспорта работника

Другим вариантом использования имущества работника является заключение договора аренды транспортного средства без экипажа в соответствии со статьей 642 Гражданского кодекса РФ. Тогда владелец автомобиля не оказывает услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

При заключении договора аренды нужно учитывать следующее. В соответствии с пунктом 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ в договоре аренды должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить арендуемое имущество. К ним относятся: марка машины, год выпуска, цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. При отсутствии этих сведений в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а договор – незаключенным.

Также в договоре должен быть прописан порядок, условия и сроки внесения арендной платы (п. 1 ст. 614 Гражданского кодекса РФ).

В соответствии со статьей 646 Гражданского кодекса РФ арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, в том числе на ГСМ.

Документальным подтверждением расходов являются:

  • приказ руководителя о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;
  • заявки на использование арендованных автомобилей;
  • копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения автомобилей и время их эксплуатации;
  • платежные документы (чеки, квитанции, накладные) на покупку ГСМ, а также на оплату других расходов, связанных с использованием автомобиля.

<…>

Журнал «Учет в торговле», № 7, июнь 2012

3. Статья: Имущество, полученное или переданное в пользование

Объекты движимого и недвижимого имущества, которые получены учреждением в безвозмездное пользование (без закрепления права оперативного управления), учитывают на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование». На нем также учитывают имущество в возмездном пользовании (кроме финансовой аренды), если объект имущества находится на балансе лизингополучателя.

Лицо, получившее имущество в аренду или безвозмездное пользование, должно отразить согласованную стоимость и приять данное имущество по акту приема-передачи. При этом собственником остается сторона, передающая имущество (оно продолжает числиться на ее балансе).

Получающая сторона должна в свою очередь принять к учету на забалансовый счет данное имущество. Передача такого рода по договору осуществляется два раза: в первый раз при передаче арендодателем арендатору, во второй – при возврате имущества арендатором после прекращения действия договора аренды.

При аренде недвижимого имущества необходима госрегистрация договора по данной хозяйственной операции (п. 1 ст. 26 Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 122-ФЗ).

Внутренние перемещения активов в учреждении отражают по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов путем изменения материально ответственных лиц и (или) места хранения.

Итак, имущество, полученное в пользование, учитывается у арендатора на забалансовом счете под инвентарным номером, который присвоен ему арендодателем, кроме финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя).

Пример учета имущества, полученного в рамках договора аренды

Между учреждениями заключен договор аренды склада. Согласованная стоимость склада – 2 000 000 руб. Арендатор отразит эту операцию следующей проводкой:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Принят к забалансовому учету арендуемый склад по согласованной договором стоимости

01 «Имущество, полученное в пользование»

2 000 000

При возврате арендуемого (используемого безвозмездно) учреждением объекта нефинансовых активов составляют акт приема-передачи. При принятии балансодержателем (собственником) объекта арендатор (пользователь) оформляет выбытие объекта забалансового учета (кредит забалансового счета 01).

Аналитический учет по счету ведут в разрезе арендодателей и (или) собственников имущества по каждому объекту основных средств (по инвентарным номерам арендодателя и (или) собственника). При этом оформляют Карточку количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041). Арендодатель отражает объект, переданный в аренду, по забалансовому счету 25 «Имущество, переданное в возмездное пользование (аренду)». Данный счет предназначен для учета имущества, переданного учреждением в возмездное пользование (по договору аренды), в целях обеспечения надлежащего контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением. Передача имущества осуществляется на основании первичного учетного документа (акта приема-передачи). Имущество учитывают по стоимости, указанной в акте.

Если учреждение передает имущество в безвозмездное пользование, то его передачу отражают на счете 26 «Имущество, переданное в безвозмездное пользование».

На счете 24 «Имущество, переданное в доверительное управление» учитывается имущество, которое передано учреждением в доверительное управление на основании акта приема-передачи по стоимости, указанной в нем.

Аналитический учет по данным счетам ведут в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей по арендаторам (пользователям или управляющим имуществом) имущества, его местонахождению, по видам имущества в структуре групп, его количеству и стоимости.

Книга «Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях – 2013»

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

07.05.2014г.

С уважением,

Евгения Шерченкова

эксперт БСС «Системы Главбух»

Ответ утвержден:

Наталией Зориной

Ведущим экспертом БСС «Системы Главбух»

___________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 31.43%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.57%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 62.86%
  • Над налоговой отчетностью 25.71%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль