Оформление командировочного удостоверения и оплата проезда в командировку

544

Вопрос

С 08.04.2014 по 11.04.2014 сотрудник направлен в командировку в г.Москва, с 12.04.2014 по 20.04.2014 у него учебный отпуск в г.Москва, с 21.04.2014 по 24.04.2014 сотрудник снова направлен в командировку в г.Москва. Какую дату прибытия на место проживания нужно ставить в командировочном удостоверении по первой командировке и какую дату выбытия от места проживания нужно ставить в командировочном удостоверении по второй командировке? Как оплачивать проезд? В обе стороны туда и обратно?

Ответ

Проезд нужно оплатить в обе стороны.

 

Ваш сотрудник выезжает в Москву 08 апреля, а уезжает 24 апреля.

Все это время он находится в Москве, и в это время без перерывов следуют: первая командировка, учебный отпуск, вторая командировка.

Все это нужно документально оформить. А именно:

– на каждую командировку оформить отдельный Приказ и выписать отдельные командировочные удостоверения.

По каждой командировке сотрудник должен отчитаться обособленно.

По первой командировке – дата выбытия 8 апреля, прибытия 11 апреля.

Затем сотруднику должен быть оформлен учебный отпуск (с 12 апреля по 20 апреля).

Далее следует вторая командировка. В командировочном удостоверении – дата выбытия 21 апреля, дата прибытия 24 апреля.

Проезд оплачивается в обе стороны. То есть в Москву 8 апреля и обратно 21 апреля.

Билеты можно приложить как к Авансовому отчету по первой командировке, так и к АО по второй командировке.

Еще раз хочется подчеркнуть, что все 3 события (2 командировки и учебный отпуск) должны быть правильны оформлены.

Можно даже приложить отдельную Бухгалтерскую справку с описанием действий.

Это нужно для того, чтобы по прошествии времени по отчетным документам можно было составить картину перемещения сотрудника.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

<…>

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:*

  • авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
  • командировочное удостоверение – с отметками о прибытии и выбытии;
  • служебное задание – с кратким отчетом о проделанной работе;
  • ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и пункта 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение. Но вот признать расходы на командировку при расчете налога на прибыль вовремя не получится. Ведь они должны быть обоснованными и документально подтвержденными (ч. 1 ст. 252 НК РФ). Кроме того, выплаты сотруднику суточных и аванса или доплату за его расходы в поездке в таком случае компенсацией признать не удастся. А значит, с этих сумм придется заплатить НДФЛ и страховые взносы или вычитать их из зарплаты командированного. Кроме того, сотруднику, который не отчитался по полученному авансу, нельзя выдавать новый. Поэтому получить документы вовремя и правильно их оформить очень важно. Это нужно и работодателю, и самому сотруднику.

Ситуация: нарушает ли сотрудник трехдневный срок для сдачи документов (авансового отчета, командировочного удостоверения и т. д.) в бухгалтерию, если сразу по окончании командировки он отправляется в отпуск*

Нет, не нарушает.*

Трехдневный срок отсчитывают в рабочих днях, как это установлено пунктом 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. В рассматриваемой ситуации первым рабочим днем сотрудника после окончания командировки будет дата выхода из отпуска. Именно с этого момента и надо начать отсчитывать трехдневный срок представления в бухгалтерию документов по командировке.

В ряде случае придется оформить дополнительные документы:

  • когда сотрудник будет возвращать неизрасходованные суммы (либо работодатель будет удерживать их из зарплаты);
  • если будете возмещать сотруднику обоснованный перерасход. В последнем случае оформите расходный кассовый ордер по форме № КО-2.

<…>

Командировочное удостоверение*

Командировочное удостоверение подтверждает срок пребывания сотрудника в командировке. По отметкам в нем можно установить, когда командированный прибыл в пункт назначения и когда выбыл из него.* Именно по отметкам, заверенным подписью уполномоченного сотрудника и печатью организации, в которую командирован сотрудник, и определяют срок поездки.* И только когда отметку поставить нельзя, срок командировки можно подтвердить другими документами (письмо Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7).

Например, это:

  • приказ о направлении в командировку;
  • служебное задание и отчет о его выполнении;
  • проездные документы;
  • счет из гостиницы.

В частности, именно так и поступите, когда сотрудника командировали в обособленное подразделение, у которого нет своей печати.

Порядок подтверждения срока командировки, когда отсутствуют отметки в командировочном удостоверении, закрепите в локальном нормативном акте (письмо Минтруда России от 14 февраля 2013 г. №14-2-291).

В государственных и муниципальных учреждениях

Организации госсектора могут по собственному выбору:

Подробнее об этом см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

Аналогичный вывод следует из писем Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7 и Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

В принятом от сотрудника командировочном удостоверении сделайте отметку о времени его прибытия к месту работы. Заверьте отметку подписью и печатью.

Служебное задание*

После возвращения из командировки сотрудник также должен отчитаться о проделанной работе по служебному заданию. Сотрудник обязан согласовать отчет с руководителем и сдать его в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом и командировочным удостоверением.* Такие правила установлены в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В государственных и муниципальных учреждениях

Организации госсектора могут по собственному выбору:

Подробнее об этом см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования

<…>

Состав расходов*

Организация обязана возместить сотруднику:*

  • расходы на проезд до места командировки и обратно;
  • расходы по проезду из одного населенного пункта в другой (если сотрудник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах).

В состав этих расходов входят:

  • стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
  • расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
  • стоимость проезда до места (вокзал, пристань, аэропорт) отправления в командировку (от места возвращения из командировки), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.

Об этом сказано в пунктах 11, 12, и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

<…>

Если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство организации вправе по своему выбору оплатить сотруднику один из них. Например, чтобы командировка обошлась дешевле, заложить в сумму аванса стоимость проезда на поезде, а не на самолете. Обязанности оплатить проезд в командировку на определенном виде транспорта в законодательстве не предусмотрено (ст. 168 ТК РФ, Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Рекомендация: Какими документами оформить учебный отпуск

Документы от сотрудника*

Для получения учебного отпуска сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. К заявлению сотрудник обязан приложить справку-вызов из образовательного учреждения, в которой должны быть указаны конкретные сроки предоставления отпуска.* Типовая форма справки-вызова установлена приказом Минобрнауки России от 19 декабря 2013 г. № 1368.

Справка-вызов состоит из двух частей. В первой части справки-вызова учебное заведение указывает информацию о сроках, в которые работодатель должен предоставить учащемуся отпуск. Во второй части подтверждает, что сотрудник фактически находился в учебном отпуске в эти сроки.

Заполненную вторую часть справки-вызова сотрудник должен принести в организацию после учебного отпуска. Этот документ доказывает правомерность нахождения сотрудника в отпуске и начисления ему отпускных.

Документы, оформляемые организацией*

На основании заявления сотрудника оформите приказ о предоставлении отпуска. Приказ должен подписать руководитель, сотрудника необходимо ознакомить с приказом под подпись.*

В государственных и муниципальных учреждениях

Для оформления приказа организации госсектора могут по собственному выбору:

  • использовать унифицированную форму приказа № Т-6 (№ Т-6а);
  • применять самостоятельно разработанную форму.

Подробнее об этом см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

В соответствии с приказом бухгалтер оформит записку-расчет (ф. 0504425) о предоставлении сотруднику отпуска и начислит отпускные.*

Если сотруднику предоставят неоплачиваемый учебный отпуск, записку-расчет составлять не нужно.* Дело в том, что эта форма предусмотрена для расчета выплат, которые положены сотруднику при уходе в отпуск. А при уходе сотрудника в неоплачиваемый учебный отпуск отпускные не начисляют.

Сведения об отпуске занесите в личную карточку сотрудника следующим образом:

В государственных (муниципальных) учреждениях

Кроме того, информацию о предоставляемых отпусках внесите также в карточку-справку (ф. 0504417).

Для отражения учебных отпусков в табеле учета рабочего времени предусмотрены следующие обозначения.

Если учреждение использует табель по форме № 0504421, укажите в нем буквенный код «ОУ».

Если учреждение использует табель по форме № Т-13 (0301008), применяйте следующие обозначения:

  • буквенный код «У» – предоставление оплачиваемого учебного отпуска (включаются выходные и нерабочие праздничные дни);
  • буквенный код «УД» – предоставление неоплачиваемого учебного отпуска (включаются выходные и нерабочие праздничные дни).

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

07.05.2014 г.

С уважением,

Елена Изотова

эксперт БСС «Системы Главбух»

Ответ утвержден:

Наталией Зориной
ведущим экспертом БСС «Системы Главбух»

 

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Вас заинтересует

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль