Замещение материально-отвественного лица на время отпуска

1414

Вопрос

Е сли материально-ответственное лицо уходит в отпуск, на период отпуска его замещает другой сотрудник, обязательно ли проводить инвентаризацию ТМЦ, либо достаточно передать ТМЦ по акту приема-передачи? К ак можно трактовать фразу "смена материально-ответственного лица"? применима ли эта фраза если одно материально-ответственное л ицо передает другому материально- ответственному лицу ТМЦ либо часть ТМЦ, при этом увольнения первого материально-ответственного лица, либо перевода на другую должность не происходит

Ответ

Да, необходимо провести. Инвентаризация в обязательном порядке проводится при смене материально ответственных лиц.

Порядок инвентаризации необходимо отразить в учетной политике. Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике, в котором укажите:

- график инвентаризаций (в т. ч. обязательных) в отчетном году;

- даты инвентаризаций;

- перечень имущества и обязательств, которые необходимо проверить.

Внутреннее перемещение материальных запасов между материально-ответственными лицами внутри учреждения отражайте в регистрах аналитического учета по счету 0.105.00.000 «Материальные запасы» путем изменения материально-ответственного лица. Передачу материальных запасов в эксплуатацию путем их перемещения между материально-ответственными лицами внутри учреждения оформляйте требованием-накладной (ф. 0315006).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух » версия для бюджетных , казенных и автономных учреждений

1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении отпуск материальных запасов в эксплуатацию (производство)

Документальное оформление

Передачу материальных запасов в эксплуатацию путем их перемещения между материально-ответственными лицами внутри учреждения оформляйте следующими документами:*

  • требование-накладная (ф. 0315006);
  • меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
  • ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
  • ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Такой порядок установлен пунктом 24 Инструкции № 162н, пунктом 35 Инструкции № 174н, пунктом 35 Инструкции № 183н.

Внутреннее перемещение материальных запасов между материально-ответственными лицами отражайте в регистрах аналитического учета по счету 0.105.00.000 «Материальные запасы» путем изменения материально-ответственного лица.*

Списание материальных запасов при отпуске в эксплуатацию (в зависимости от их вида) отражайте на основании следующих документов:

  • меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
  • ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
  • ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
  • путевой лист (ф. 0340002, ф. 0345001, ф. 0345002, ф. 0345004, ф. 0345005, ф. 0345007) – применяется для списания в расход всех видов топлива;
  • акт о списании материальных запасов (ф. 0504230);
  • акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143);
  • книга регистрации боя посуды (ф. 0504044).

Такой порядок установлен пунктом 25 Инструкции № 162н, пунктом 36 Инструкции № 174н, пунктом 36 Инструкции № 183н.

Пример документального оформления списания материальных запасов

Учреждение ремонтирует автомобиль собственными силами. В процессе ремонта были использованы следующие запчасти:

  • тяга рулевая AMD.FORTE11 – 290 руб.;
  • выжимной подшипник сцепления – 2000 руб.

На основании оформленного акта о списании материальных запасов (ф. 0504230) бухгалтер списал данные запчасти с учета.

<…>

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Наталья Комова

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Рекомендация: Как провести инвентаризацию

Государственные (муниципальные) учреждения проводят инвентаризацию имущества, финансовых активов и обязательств в соответствии с нормативно-правовыми актами Минфина России. Об этом сказано в пункте 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Инвентаризация может проводиться в добровольном или обязательном порядке.

По своему желанию учреждение может провести инвентаризацию в любой момент.

Обязательная инвентаризация

В обязательном порядке инвентаризацию проводите:

  • при передаче имущества в аренду, его выкупе, продаже;
  • перед тем, как составлять годовую бухгалтерскую отчетность (при этом инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года, библиотечных фондов – один раз в пять лет);
  • при смене материально ответственных лиц;*
  • когда выявлены факты хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • если учреждение реорганизуют, преобразуют или ликвидируют;
  • в других случаях, предусмотренных законодательством.

Такие требования содержатся в пункте 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Добровольная инвентаризация

Случаи, сроки и порядок добровольной инвентаризации, а также перечень объектов, которые нужно проверить, учреждение определяет самостоятельно (ч. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

Отражение в учетной политике

Порядок инвентаризации (как обязательной, так и добровольной) отразите в учетной политике (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике, в котором укажите:*

  • график инвентаризаций (в т. ч. обязательных) в отчетном году;
  • даты инвентаризаций;
  • перечень имущества и обязательств, которые необходимо проверить.

Инвентаризационная комиссия

В учреждении нужно создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. Ее состав утверждает руководитель учреждения приказом. В комиссию могут входить административно-управленческий персонал, а также специалисты других служб и отделов. Если объем работ большой, можно создать еще и рабочую комиссию. Такие правила следуют из пунктов 2.2 и 2.3Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Если же проверять нужно немного и есть ревизионная комиссия, то все может выполнить она. Инвентаризационную комиссию в этом случае создавать не надо. Это следует из пункта 2.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

При проведении инвентаризации в связи с реорганизацией в форме присоединения в состав комиссии целесообразно включить представителей учреждения-правопреемника (письмо Минфина России от 22 августа 2013 г. № 03-01-11/34511).

Участие материально ответственных лиц

Материально ответственные лица обязаны участвовать в инвентаризации, ревизиях и иных проверках вверенного им имущества (письмо Минфина России от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16). Условие об их обязательном присутствии при инвентаризации также предусмотрено договором о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

Главбух советует: из типовой формы договора о коллективной материальной ответственности не следует, что сотрудники (члены бригады) обязаны присутствовать при проведении инвентаризации вверенного им имущества (приложение 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). Однако стоит внести такое условие в договор. Такой совет дает Минфин России в письме от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16. Также об этом говорится впункте 2.8 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Из типовой формы договора о коллективной материальной ответственности не следует, что сотрудники (члены бригады) обязаны присутствовать при проведении инвентаризации вверенного им имущества (приложение 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). Однако стоит внести такое условие в договор. Такой совет дает Минфин России в письме от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16. Также об этом говорится в пункте 2.8Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Нужно перенести условие об участии в инвентаризации из положений договора о правах коллектива (бригады) в положения о его обязанностях (п. 6 и 7 приложения 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

Подготовка к инвентаризации

Перед проведением инвентаризации:

  • подготовьте приказ о проведении инвентаризации;
  • соберите расписки от материально ответственных лиц о том, что все документы на имущество переданы в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии, поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны. Для этого предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте).

Такие требования содержатся в пункте 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Форму приказа о проведении инвентаризации можно выбирать. Учреждение вправе использовать:

Такой вывод следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

В нем укажите причину инвентаризации, состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, а также дату начала и окончания инвентаризации. Утвердить приказ должен руководитель учреждения. После этого документ передается председателю инвентаризационной комиссии.

Приказ зарегистрируйте в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Такой порядок следует из абзаца 1 пункта 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Документальное оформление

Чтобы оформить результаты инвентаризации, составьте инвентаризационную опись (приложение 3 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Для каждого вида имущества заполните свою форму.

Основными документами, которые нужно использовать при инвентаризации, являются:
– инвентаризационная опись ценных бумаг (ф. 0504081);
– инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);
– инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам, (ссудам) (ф. 0504083);
– инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах (ф. 0504084);
– инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям (ф. 0504085);
– инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
– инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
– инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088);
– инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
– инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091).

Полный перечень документов с порядком их заполнения см. в таблице.

Опись заполните вручную или на компьютере. При ее заполнении соблюдайте следующие правила:

– наименование инвентаризуемых объектов, их количество указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, которые приняты в учете;
– на каждой странице укажите прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны;
– при обнаружении ошибки зачеркните неправильную запись и над ней проставьте правильную (при этом исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами);
– не оставляйте незаполненные строки, на последней странице их прочеркивайте;
– на последней странице сделайте отметку о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, которые производят проверку.

Такой порядок предусмотрен в пункте 2.9 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Заполненную опись должны подписать все члены инвентаризационной комиссии. На первой странице описи материально ответственное лицо дает расписку. В ней он подтверждает, что комиссия проверила имущество в его присутствии, каких-либо претензий к членам комиссии у него нет, перечисленное в описи имущество принято на ответственное хранение. Об этом сказано в пунктах 2.9 и 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, и приказе Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или обнаружена недостача, оформите ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Ведомость составьте только по тому имуществу, по которому выявлены отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостачу), выявленные при инвентаризации. Такой порядок предусмотрен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Формы инвентаризационных ведомостей и ведомости расхождений по результатам инвентаризации утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

На основании ведомости расхождений (ф. 0504092) составьте акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Акт подписывают члены комиссии, и утверждает руководитель учреждения. Об этом сказано в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Внимание: если при проведении инвентаризации допущены нарушения, ее результаты могут быть признаны недействительными, а данные бухгалтерской отчетности – недостоверными.

Эта ситуация может возникнуть, например, при обращении учреждения в суд о взыскании ущерба с материально ответственного лица. Перечень основных ошибок в порядке проведения инвентаризации и при оформлении ее результатов приведен в таблице.

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Наталия Гусева

руководитель Научно-практического института методологии и организации внутреннего контроля в государственном секторе, государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

25.04.2014г.

С уважением, Булат Ахмутинов

эксперт Горячей линии БСС «Система Главбух»

Ответ утвержден Наталией Зориной, ведущим экспертом Горячей линии БСС «Система Главбух»

_________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль