Учет и срок хранения периодических журналов и газет в библиотеке

3705

Вопрос

По сч.23(Периодические издания для пользования) проверка КРУ, установила, что не все подписные издания числятся на счёте. Как списать подписные журналы, нужно ли делать подшивки из журналов? Каков срок хранения подшивок из подписных журналов и газет в библиотеке

Ответ

Из библиотечного фонда документы исключаются в следующих случаях:

 

- утрата;

- частичная или полная утрата потребительских свойств (ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность).

Таким образом, срок хранения периодических журналов и газет в библиотеке зависит от потребительских свойств (по решению учреждению).

На всех исключаемых из фонда документах штампы библиотеки нужно погасить специальным штемпелем.

Выбытие периодических изданий по любым основаниям отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов оформленного первичным учетным документом.

При выбытии документов из библиотеки оформите акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) в двух экземплярах. Первый экземпляр акта о списании с приложенными документами передайте в бухгалтерию, второй оставьте в подразделении, которое ведет учет библиотечного фонда. К акту приложите список исключаемых объектов библиотечного фонда.

При выбытии документов, обработанных групповым способом, вместо списка нужно сделать перечень регистрационных номеров, видов исключаемых изданий и их количества.

При выбытии объектов библиотечного фонда в случаях частичной или полной утраты потребительских свойств акт о списании (ф. 0504144) с приложенным списком подписывают председатель и члены комиссии по списанию и утверждает руководитель учреждения.

Акты о списании отразите в регистрах суммарного учета и индивидуального учета.

После утверждения акта (ф. 0504144) списанные объекты библиотечного фонда нужно либо безвозмездно передать в другие библиотеки, либо реализовать.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух » версия для бюджетных , казенных и автономных учреждений

1. Рекомендация:Как организовать учет в библиотеке образовательного учреждения и отразить данные о библиотечном фонде в бухучете

Многие образовательные учреждения имеют в своем составе библиотеку как структурное подразделение. Все документы, поступающие в библиотеку, составляют библиотечный фонд.

Учет библиотечного фонда представляет собой непосредственно учет в библиотеке и в бухгалтерии учреждения.

Правила учета библиотечного фонда утверждены приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

<…>

Выбытие документов из библиотеки

Из библиотечного фонда документы исключайте в следующих случаях:*

  • утрата;
  • частичная или полная утрата потребительских свойств (ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность).

В последнем случае не допускается исключение из библиотечного фонда единственных экземпляров документов постоянного (бессрочного) хранения, а также документов, которые отнесены к книжным памятникам. При исключении книжного памятника по причине утраты информацию о нем нужно отразить в Реестре книжных памятников.

На всех исключаемых из фонда документах штампы библиотеки нужно погасить специальным штемпелем.*

Об этом сказано в пункте 5.1, 5.1.1, 5.1.2 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

При выбытии документов из библиотеки оформите акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) в двух экземплярах. Первый экземпляр акта о списании с приложенными документами передайте в бухгалтерию, второй оставьте в подразделении, которое ведет учет библиотечного фонда.

К акту приложите список исключаемых объектов библиотечного фонда и документы, подтверждающие утрату (пояснительную записку, протокол, акт, заключение уполномоченных органов об утрате, документ о возмещении ущерба и др.).

Форма списка законодательством не утверждена, поэтому составьте его в произвольном виде. В нем должны содержаться следующие обязательные реквизиты:*

  • регистрационный номер и шифр хранения документа;
  • краткое библиографическое описание;
  • цена документа, зафиксированная в регистре индивидуального учета;
  • коэффициент переоценки;
  • цена после переоценки;
  • общая стоимость исключаемых документов.

При выбытии печатных документов временного хранения список можно заменить книжными формулярами, а при выбытии документов, обработанных групповым способом, вместо списка нужно сделать перечень регистрационных номеров, видов исключаемых изданий и их количества.

При выбытии объектов библиотечного фонда в случаях частичной или полной утраты потребительских свойств акт о списании (ф. 0504144) с приложенным списком подписывают председатель и члены комиссии по списанию и утверждает руководитель учреждения.

Акты о списании отразите в регистрах суммарного учета и индивидуального учета.*

Такие правила установлены пунктами 5.2, 5.3, 5.4, 5.6, 5.8, 5.9 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

После утверждения акта (ф. 0504144) списанные объекты библиотечного фонда нужно либо безвозмездно передать в другие библиотеки, либо реализовать (абз. 1 раздела V, п. 5.7 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077).*

Документы, списанные по причине ветхости, дефектности или устарелости, нужно сдать в пункты вторсырья (как макулатуру). Если же пункты вторсырья отсутствуют или сдача макулатуры на переработку экономически нецелесообразна, уничтожьте списанные объекты в учреждении в присутствии сотрудников (комиссии). При уничтожении составьте акт об их уничтожении.

После сдачи списанных объектов библиотечного фонда в пункт вторсырья или уничтожения в учреждении в акте о списании (ф. 0504144) дополнительно укажите реквизиты документа, который подтверждает сдачу макулатуры или акт об уничтожении документов в учреждении. Документ также приложите к акту о списании (ф. 0504144).

Это установлено в пунктах 5.7, 5.7.1 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

Документы, списанные по причине непрофильности (т. е. малоспрашиваемые), передайте в обменный фонд библиотеки с целью дальнейшей передачи на безвозмездной основе другим библиотекам или реализации. При этом составьте акт передачи в обменный фонд. Об этом сказано в пункте 5.7.2 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077.

<…>

Лариса Шиловская

заместитель директора департамента бюджетного процесса, учета и отчетности Минобрнауки России, к. э. н.

Татьяна Кочнова

заместитель главного бухгалтера Минобрнауки России, к. э. н.

2. ПРИКАЗ МИНФИНА РОССИИ ОТ 01.12.2010 № 157Н

Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению

<…>

VII. Ведение учета на забалансовых счетах

332. На забалансовых счетах учреждением учитываются: ценности, находящиеся у учреждения, но не закрепленные за ним на праве оперативного управления (арендованное имущество; имущество, полученное с правом безвозмездного (бессрочного) пользования, поступившее на хранение и (или) переработку, а также по централизованным закупкам (централизованному снабжению) и т.п.); материальные ценности, учет которых согласно настоящей Инструкции предусмотрен вне балансовых счетов (основные средства стоимостью до 3000 включительно, введенные в эксплуатацию, периодические издания для пользования в составе библиотечного фонда независимо от их стоимости, бланки строгой отчетности, имущество, приобретенное в целях награждения (дарения), переходящие награды, призы, кубки, материальные ценности, оплаченные по централизованным закупкам (централизованному снабжению), специальное оборудование для выполнения научно-исследовательских работ по государственным (муниципальным) договорам (контрактам), экспериментальные устройства, иные ценности, расчеты; обязательства, ожидающие исполнения, а также дополнительные аналитические данные об иных объектах учета и проведенных с ними операциях, необходимые для раскрытия сведений о деятельности учреждения в формируемой им отчетности.

Учет на забалансовых счетах ведется по простой системе.

Учреждения вправе вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета.

Все материальные ценности, а также иные активы и обязательства, учитываемые на забалансовых счетах, инвентаризируются в порядке и в сроки, установленные для объектов, учитываемых на балансе.

<…>

Счет 23 "Периодические издания для пользования"

377. Счет предназначен для учета периодических изданий (газет, журналов и т.п.), приобретаемых учреждением для комплектации библиотечного фонда. Периодические издания учитываются в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты), один рубль.

Выбытие периодических изданий по любым основаниям отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов оформленного первичным учетным документом (Актом приема-передачи, Актом на списании, иным актом).*

378. Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей.

<…>

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

21.04.2014г.

С уважением, Булат Ахмутинов

эксперт Горячей линии БСС «Система Главбух»

Ответ утвержден Наталией Зориной, ведущим экспертом Горячей линии БСС «Система Главбух»

_________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль