Взносы на компенсацию расходов по проживанию сотрудника в командировке

361

Вопрос

В бюджетном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа сотрудники, находясь в командировке, проживали в одном номере гостин ицы. Фактические расходы за проживание двух сотрудников в номере были п роизведены одним из них. Гостин ица выдала счет за проживание в одном экземпляре на двух сотрудников общей суммой, чек терминала, подтверждает оплату банковской картой этого сотрудника на общую сумму проживания. Постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 19 мая 2008 г. N 108-п "О ПРЕДЕЛЬНЫХ НОРМАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНЫМИ КОМАНДИРОВКАМИ, РУКОВОДИТЕЛЯМ И РАБОТНИКАМ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ" предусмотрена оплата расходов по найму жилого помещения для работника - 3500 рублей в сутки. Вопрос : Начисляются ли страховые взносы на расходы проживания сотрудника, у которого отсутствуют документы подтверждающие факт произведенных расходов за проживание в командировке (оплата).

Ответ

В рассматриваемой ситуации у сотрудника отсутствуют документы, подтверждающие факт произведенных расходов за проживание в командировке. Следовательно, авансовый отчет не соответствует установленным требованиям, а значит в случае, если руководителем организации будет принято решение о возмещении расходов на проживание, с этих сумм придется начислить страховые взносы (письмо Минтруда России от 07.10.2013 г. № 17-4/1647).

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

<…>

Авансовый отчет

Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре. Часть авансового отчета заполняет сам командированный сотрудник, а часть – бухгалтер.

В государственных (муниципальных) учреждениях

Форма авансового отчета (ф. 0504049) и Методические указания по его заполнению утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

При необходимости организация может доработать унифицированную форму авансового отчета, расширив или сузив графы и строки, введя дополнительные строки и вкладные листы. Вносимые изменения оформите соответствующим организационно-распорядительным документом (например, приказом руководителя). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 8 июля 2011 г. № 03-03-06/1/414.

На лицевой стороне отчета подотчетное лицо должно указать свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне ему необходимо перечислить расходы, понесенные за период поездки (включая суточные), и указать реквизиты оправдательных документов (графы 1–6 отчета). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Форму можно заполнять как от руки, так и на компьютере, в том числе полностью в электронном виде. Правда, в последнем случае документ будет действителен, только если все ответственные сотрудники поставят на нем свои электронные подписи(письмо Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250). Такой порядок следует из положений части 5 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статьи 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

В государственных и муниципальных учреждениях

Важная деталь: сотрудник должен сдать авансовый отчет и подтверждающие документы независимо от применяемой у вас системы налогообложения.* Так, даже в автономном учреждении на упрощенке нужно подтвердить расходы в командировке соответствующими документами. В противном случае будет нарушен порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 НК РФ). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 30 октября 2013 г. № 03-11-11/46198.

Когда сотрудник принесет авансовый отчет и прилагающиеся к нему документы, выдайте ему расписку в получении. После этого приступите к проверке отчета и его бухгалтерской обработке. Суммы расходов разнесите по соответствующим статьям и спишите с подотчетного лица.

В государственных и муниципальных учреждениях

Вот основные требования, которые предъявляют налоговые инспекторы к оформлению авансового отчета и приложений к нему:

авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Датой, когда при налогообложении возникают внереализационные и прочие расходы, признается день утверждения авансового отчета. Таким образом, если авансовый отчет не утвержден руководителем или уполномоченным им сотрудником (по доверенности), то признание расходов по нему спорно (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ);

в кассовых чеках, квитанциях и других подтверждающих оплату документах должны быть указаны наименования товаров. Если же чек пробит только на определенную сумму, то сотрудник должен попросить выдать ему товарный чек. В противном случае идентифицировать расход, а также его обоснованность нельзя. Кроме того, возместить такие суммы сотруднику вы не сможете. А ранее выданный аванс придется удержать или оформить как другую выплату и начислить с нее страховые взносы и НДФЛ;

принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.*

Внимание: если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям то выплаты по нему компенсацией командировочных расходов признаны не будут. А значит, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ. То же относится к ситуации, когда необходимые приложения к авансовому отчету отсутствуют или оформлены неверно (письмо Минтруда России от 7 октября 2013 г. № 17-4/1647).*

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Статья: Как подтвердить командировочные выплаты для их освобождения от взносов

документ
Письмо Минтруда России от 7 октября 2013 г. № 17-4/1647.

что изменилось
Минтруд России разъяснил, как документально подтвердить расходы на командировки, чтобы не начислять на них страховые взносы.

комментарий
Выплаты работникам, связанные со служебными командировками, не облагаются страховыми взносами. Но работник должен отчитаться в установленном порядке.

Законодательство о взносах

Виды выплат, которые не облагаются страховыми взносами, содержатся в статье 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Согласно части 2 данной статьи, к таковым отнесена оплата расходов на командировки работников (внутри страны и за ее пределами): суточных, фактически произведенных и документально подтвержденных целевых затрат, в частности на проезд до места назначения и обратно, на наем жилого помещения и т. д.

Подтверждение расходов

Командированному работнику оформляется удостоверение, которое подтверждает срок пребывания в командировке. Исключение – загранкомандировки (п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). По возвращении работник должен представить в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных суммах. К нему прилагаются командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд и иных, связанных с командировкой (п. 26 Положения).

Если авансовый отчет оформлен с нарушением установленных требований, а также нет необходимых приложений к нему (или они ненадлежаще оформлены), то он не соответствует требованиям законодательства РФ. Тогда выплаты работнику не могут рассматриваться как командировочные и облагаются взносами в общем порядке.*

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ», № 12, ДЕКАБРЬ 2013

3. ПИСЬМО МИНТРУДА РФ ОТ 07.10.2013 № 17-4/1647

О взносах с командировочных

Вопрос: Работники нашей организации ездят в командировки. Документально подтвержденные расходы на командировки не облагаются страховыми взносами (ч.2 ст.9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).В нашей организации на каждую командировку оформляются приказ директора, служебное задание, отчет о командировке. А командировочные расходы подтверждаются всеми необходимыми первичными документами - бланками строгой отчетности из гостиниц, железнодорожными и авиабилетами и проч. В то же время организация не составляет и не выдает сотруднику командировочное удостоверение.

1. Просим пояснить, какими документами необходимо подтверждать расходы на командировки, чтобы не начислять на них страховые взносы?

2. Облагаются ли страховыми взносами командировочные расходы, если они не подтверждены командировочным удостоверением?

Департамент развития социального страхования совместно с Департаментом оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства рассмотрел запрос ЗАО "Актион-Медиа" от 17.09.2013 N 63-У по вопросу начисления страховых взносов в государственные внебюджетные фонды на сумму командировочных расходов в случае отсутствия в приложении к авансовому отчету работника командировочного удостоверения и сообщает свое мнение. Частью 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее -Федеральный закон N 212-ФЗ) определено, что объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов - организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений. При этом согласно части 1 статьи 8 Федерального закона N 212-ФЗ база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных частью 1 статьи 7 Федерального закона N 212-ФЗ, начисленных организациями за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 9 Федерального закона N 212-ФЗ.Частью 2 статьи 9 Федерального закона N 212-ФЗ определено, что при оплате организациями расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. Пунктом 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), разработанного в соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации, установлено, что на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения. Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. Согласно пункту 15 Положения направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. Исходя из положений пункта 26 Положения, работник по возвращению из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, к которому прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой. Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету или ненадлежащее их оформление влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства Российской Федерации. В таком случае выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.*

Заместитель директора
департамента развития
социального страхования и
государственного обеспечения
Минтруда России
Л.А.Котова

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

22.04.2014г.

С уважением,

эксперт  БСС «Системы Главбух»

Нефедова Галина

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной, ведущим экспертом направления БСС «Системы Главбух»

 

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль