Восстановление утерянных первичных документов

864

Вопрос

В автономном учреждении при переезде пропали папки с документами (банк: платежные поручения + счета на оплату) за июнь-август 2013 года. Обнаружена данная пропажа в апреле 2014 года, когда готовили документы на передачу в архив. Как восстановить документы? Выписки за июнь-август 2013 года можно попросить у банка, но что делать со счетами? (их более трех сотен). Какой нужен составить акт, что бы у проверяющих не возникло сомнение в неумышленной потери документов для сокрытия хозяйственных операций. Как нужно поступить в этой ситуации главному бухгалтеру

Ответ

Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, учреждение должно предпринять действия по расследованию причин пропажи и выявлению виновных лиц. Кроме того, нужно принять меры по восстановлению данных документов. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку, на основании которой издается приказ руководителя (учредителя) о назначении комиссии по расследованию причин. Результаты работы комиссии оформите актом.

 

Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны, учреждение сможет попросить увеличить срок представления документов. В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.

Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), учреждение не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов учреждению может грозить ответственность.

Примеры по составлению служебной записки, приказа и акта приведены в Формах (№ 2, 3, 4).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух » версия для бюджетных , казенных и автономных учреждений

1. Ситуация:Как поступить, если первичные документы утеряны (испорчены, уничтожены)

Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны (испорчены, уничтожены), учреждение должно предпринять действия по расследованию причин пропажи (порчи, уничтожения) и выявлению виновных лиц. Кроме того, нужно принять меры по восстановлению данных документов. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу (порчу), должен написать служебную записку, на основании которой издается приказ руководителя (учредителя) о назначении комиссии по расследованию причин. Результаты работы комиссии оформите актом.* Такой вывод следует из пункта 16 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны (испорчены, уничтожены), учреждение сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.*

Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), учреждение не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов учреждению может грозить ответственность.

Из рекомендации «Как организовать документооборот в бухгалтерии»

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Форма: Служебная записка сотрудника об утере документов

Директору
ГУ НИИ «Альфа»
А.В. Львову
отглавного бухгалтера
А.С. Глебовой

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА*

    Отдел бухгалтерии сообщает о том, что 4 февраля 2013 года бухгалтером В.Н. Зайцевой
была обнаружена пропажа следующих документов:
– акт выполненных работ от 3 мая 2012 г. № 25;
– акт выполненных работ от 8 июня 2012 г. № 30.

    Просим принять необходимые меры.

Главный бухгалтер

 

А.С. Глебова


04.02.2013

3. Форма: Приказ о проведении служебного расследования по факту пропажи документов и их восстановлении

Государственное учреждение научно-исследовательский институт «Альфа»
ИНН 7708123459, КПП 770801009, ОКПО 98756423

полное наименование учреждения

ПРИКАЗ № 23*

г. Москва

04.02.2013

              

            В связи с производственной необходимостью

ПРИКАЗЫВАЮ:

            1. Провести служебное расследование по факту пропажи документов (акты выполненных
работ от 3 мая 2012 г. № 25 и от 8 июня 2012 г. № 30).

            2. Назначить для проведения расследования комиссию в составе:
– руководитель комиссии: главный бухгалтер А.С. Глебова;
– члены комиссии: бухгалтер В.Н. Зайцева.

            3. Результаты работы комиссии оформить актом.

            4. Если пропавшие документы не будут найдены, предпринять действия по их
восстановлению.

Директор

     

А.В. Львов

С приказом ознакомлен(а):

04.02.2013

     

А.С. Глебова

         

04.02.2013

     

В.Н. Зайцева

4. Форма: Акт по расследованию пропажи документов

УТВЕРЖДАЮ
Директор
ГУ НИИ «Альфа»
                     А.В. Львов
04.02.2013

АКТ
по расследованию пропажи документов*

г. Москва

04.02.2013

            Комиссия в составе:
            Председатель комиссии: А.С. Глебова– главный бухгалтер
            Члены комиссии: В.Н. Зайцева – бухгалтер

            установила следующее:

           

            Документы (акты выполненных работ от 3 мая 2012 г. № 25, от 8 июня 2012 г. № 30)
были утеряны при переезде учреждения из одного офиса в другой. Найти их не
представляется возможным.

            По результатам работы комиссии контрагентам по договорам оказания услуг (ООО
«Торговая фирма "Гермес"» и ОАО «Производственная фирма "Мастер"») будут направлены
запросы с просьбой оформить дубликаты утерянных документов.

Председатель комиссии:

   

Главный бухгалтер

 

А.С. Глебова

Член комиссии:

   

Бухгалтер

 

В.Н. Зайцева

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

17.04.2014г.

С уважением, Булат Ахмутинов

эксперт Горячей линии БСС «Система Главбух»

Ответ утвержден Наталией Зориной, ведущим экспертом Горячей линии БСС «Система Главбух»

_________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль