НДФЛ с компенсации командировочных расходов при отсутствии подтверждающих документов

639

Вопрос

В бюджетном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа сотрудники, находясь в командировке, проживали в одном номере гостин ицы. Фактические расходы за проживание двух сотрудников в номере были произвед ены одним из них. Гостин ица выдала счет за проживание в одном экземпляре на двух сотрудников общей суммой, чек терминала, подтверждает оплату банковской картой этого сотрудника на общую сумму проживания. Вопрос 1: Как и на основании каких документов возместить расходы за проживание обоим сотрудникам, если учесть, что Постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 19 мая 2008 г. N 108-п "О ПРЕДЕЛЬНЫХ НОРМАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНЫМИ КОМАНДИРОВКАМИ, РУКОВОДИТЕЛЯМ И РАБОТНИКАМ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ" предусмотрена оплата расходов по найму жилого помещения для работника - 3500 рублей в сутки. Вопрос 2: Удерживается ли НДФЛ с сотрудника, у которого отсутствуют документы подтверждающие факт произведенных расходов за проживание в командировке (оплата).

Ответ

1.Размер и порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки, в том числе при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, для учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений определяются  нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.

 

Об этом сказано в частях 2, 3 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Вместе с тем, бюджетные учреждения могут увеличить сумму возмещения за счет:

экономии бюджетных средств (субсидий);

средств, полученных от предпринимательской деятельности.

Если по возвращении из командировки сотрудник не представил документы, подтверждающие его расходы на проживание, руководитель организации может принять одно из двух решений:
1) не возмещать расходы на проживание;
2) возместить расходы на проживание в определенной сумме.

Такой вывод следует из статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Основанием для оплаты является заявление командированного сотрудника, составленное в произвольной форме. В заявлении следует указать:

дату выезда в командировку и возвращения;

расходы на проживание;

причину отсутствия документов и т. п.

На заявлении руководитель организации должен указать сумму компенсации (или сделать отметку об отказе в возмещении расходов). После этого сотрудник прилагает заявление к авансовому отчету и передает его в бухгалтерию.

2. Если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям, необходимые приложения к авансовому отчету отсутствуют или оформлены неверно, то выплаты по нему компенсацией командировочных расходов признаны не будут. А значит, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ (письмо Минтруда России от 07.10.2013 г. № 17-4/1647).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;

командировочное удостоверение – с отметками о прибытии и выбытии;

служебное задание – с кратким отчетом о проделанной работе;

ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и пункта 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение. Но вот признать расходы на командировку при расчете налога на прибыль вовремя не получится. Ведь они должны быть обоснованными и документально подтвержденными (ч. 1 ст. 252 НК РФ). Кроме того, выплаты сотруднику суточных и аванса или доплату за его расходы в поездке в таком случае компенсацией признать не удастся. А значит, с этих сумм придется заплатить НДФЛ и страховые взносы или вычитать их из зарплаты командированного. Кроме того, сотруднику, который не отчитался по полученному авансу, нельзя выдавать новый. Поэтому получить документы вовремя и правильно их оформить очень важно. Это нужно и работодателю, и самому сотруднику.

<…>

В ряде случае придется оформить дополнительные документы:

когда сотрудник будет возвращать неизрасходованные суммы (либо работодатель будет удерживать их из зарплаты);

если будете возмещать сотруднику обоснованный перерасход. В последнем случае оформите расходный кассовый ордер по форме № КО-2.

Авансовый отчет

Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре. Часть авансового отчета заполняет сам командированный сотрудник, а часть – бухгалтер.

В государственных (муниципальных) учреждениях

Форма авансового отчета (ф. 0504049) и Методические указания по его заполнению утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

При необходимости организация может доработать унифицированную форму авансового отчета, расширив или сузив графы и строки, введя дополнительные строки и вкладные листы. Вносимые изменения оформите соответствующим организационно-распорядительным документом (например, приказом руководителя). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 8 июля 2011 г. № 03-03-06/1/414.

На лицевой стороне отчета подотчетное лицо должно указать свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне ему необходимо перечислить расходы, понесенные за период поездки (включая суточные), и указать реквизиты оправдательных документов (графы 1–6 отчета). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Форму можно заполнять как от руки, так и на компьютере, в том числе полностью в электронном виде. Правда, в последнем случае документ будет действителен, только если все ответственные сотрудники поставят на нем свои электронные подписи(письмо Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250). Такой порядок следует из положений части 5 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статьи 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

В государственных и муниципальных учреждениях

Важная деталь: сотрудник должен сдать авансовый отчет и подтверждающие документы независимо от применяемой у вас системы налогообложения.* Так, даже в автономном учреждении на упрощенке нужно подтвердить расходы в командировке соответствующими документами. В противном случае будет нарушен порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 НК РФ). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 30 октября 2013 г. № 03-11-11/46198.

Когда сотрудник принесет авансовый отчет и прилагающиеся к нему документы, выдайте ему расписку в получении. После этого приступите к проверке отчета и его бухгалтерской обработке. Суммы расходов разнесите по соответствующим статьям и спишите с подотчетного лица.

В государственных и муниципальных учреждениях

Вот основные требования, которые предъявляют налоговые инспекторы к оформлению авансового отчета и приложений к нему:

авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Датой, когда при налогообложении возникают внереализационные и прочие расходы, признается день утверждения авансового отчета. Таким образом, если авансовый отчет не утвержден руководителем или уполномоченным им сотрудником (по доверенности), то признание расходов по нему спорно (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ);

в кассовых чеках, квитанциях и других подтверждающих оплату документах должны быть указаны наименования товаров. Если же чек пробит только на определенную сумму, то сотрудник должен попросить выдать ему товарный чек. В противном случае идентифицировать расход, а также его обоснованность нельзя. Кроме того, возместить такие суммы сотруднику вы не сможете. А ранее выданный аванс придется удержать или оформить как другую выплату и начислить с нее страховые взносы и НДФЛ;

принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Внимание: если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям то выплаты по нему компенсацией командировочных расходов признаны не будут. А значит, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ. То же относится к ситуации, когда необходимые приложения к авансовому отчету отсутствуют или оформлены неверно (письмо Минтруда России от 7 октября 2013 г. № 17-4/1647).*

Если сотрудник ездил за границу и аванс ему был выдан в валюте, то оформить документы надо по-особому. В авансовом отчете нужно дополнительно заполнить строки и графы «в валюте». Все валютные суммы нужно пересчитать в рубли по официальному курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.

Кроме того, все документы (чеки, квитанции, билеты и т. п.), подтверждающие затраты сотрудника за рубежом, должны быть построчно переведены на русский язык. Это необходимо как для целей бухучета, так и для целей налогообложения.

В государственных и муниципальных учреждениях

Об этом сказано в пунктах 13, 215 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, статье 68 Конституции РФ, пункте 1 статьи 16 Закона от 25 октября 1991 г. № 1807-1, статье 313 Налогового кодекса РФ, письме Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6.

В самих документах ничего дописывать не нужно. Приложите к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести текст может как профессиональный переводчик, так и сотрудник, на которого возложена такая обязанность (письма Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202, от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Некоторые слова на иностранном языке можно не переводить – зарегистрированные товарные знаки, например название авиакомпании в авиабилете (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Так же поступайте в отношении текста, который не имеет существенного значения для подтверждения произведенных расходов. Например, в авиабилете на иностранном языке – условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение подтверждает срок пребывания сотрудника в командировке. По отметкам в нем можно установить, когда командированный прибыл в пункт назначения и когда выбыл из него. Именно по отметкам, заверенным подписью уполномоченного сотрудника и печатью организации, в которую командирован сотрудник, и определяют срок поездки. И только когда отметку поставить нельзя, срок командировки можно подтвердить другими документами (письмо Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7).

Например, это:

приказ о направлении в командировку;

служебное задание и отчет о его выполнении;

проездные документы;

счет из гостиницы.

В частности, именно так и поступите, когда сотрудника командировали в обособленное подразделение, у которого нет своей печати.

Порядок подтверждения срока командировки, когда отсутствуют отметки в командировочном удостоверении, закрепите в локальном нормативном акте (письмо Минтруда России от 14 февраля 2013 г. №14-2-291).

В государственных и муниципальных учреждениях

Организации госсектора могут по собственному выбору:

использовать унифицированную форму командировочного удостоверения (ф. Т-10);

применять самостоятельно разработанную форму.

Подробнее об этом см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

Аналогичный вывод следует из писем Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7 и Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

В принятом от сотрудника командировочном удостоверении сделайте отметку о времени его прибытия к месту работы. Заверьте отметку подписью и печатью.

Служебное задание

После возвращения из командировки сотрудник также должен отчитаться о проделанной работе по служебному заданию. Сотрудник обязан согласовать отчет с руководителем и сдать его в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом и командировочным удостоверением. Такие правила установлены в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В государственных и муниципальных учреждениях

Организации госсектора могут по собственному выбору:

использовать унифицированную форму служебного задания (ф. Т-10а);

применять самостоятельно разработанную форму.

Подробнее об этом см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

Если командированы несколько сотрудников

Ситуация: как действовать, если в командировку отправлены несколько человек. Аванс выдан одному сотруднику.

Авансовый отчет можно оформить на одного человека. А вот командировочное удостоверение и служебное задание должны быть выписаны на каждого сотрудника.

Объясняется это следующим.

По смыслу формы служебного задания и командировочного удостоверения носят индивидуальный характер. Поэтому их нужно оформить на каждого сотрудника. К тому же типовые формы этих документов (ф. Т-10а и ф. Т-10) могут быть заполнены только на одного человека.

Кроме того, командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем. Оно вручается сотруднику и находится у него в течение всего срока командировки. Такой порядок прописан в пункте 7постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Следовательно, у каждого сотрудника должно быть одно удостоверение.

Если направляете в командировку несколько сотрудников, но деньги выдаете одному из них, то следует назначить последнего ответственным. Он и будет отчитываться за командировку.

Законодательство не запрещает выдавать деньги на командировочные расходы ответственному лицу. Такую форму выдачи закрепите приказом руководителя. В нем укажите обязанность ответственного сотрудника своевременно оплачивать проезд и услуги проживания в гостинице.

Действующий порядок ведения кассовых операций не содержит запрета передавать подотчетные суммы другим командированным. Так как суточные имеют адресный характер и выдаются из расчета на каждого человека, ответственный сотрудник может их раздать по ведомости на раздачу суточных. Составьте ее в произвольной форме (за основу можно взять ведомость на выплату зарплаты) и выдайте ответственному сотруднику. Кроме того, с ответственным сотрудником должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Такие выводы следуют из пункта 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, пункта 4.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

После командировки ответственный сотрудник должен представить авансовый отчет. К авансовому отчету ответственный сотрудник прикладывает в том числе оригиналы документов, выписанные отелем, в котором должны быть поименованы все командированные, билеты на проезд в командировку, ведомость на выдачу суточных, а также командировочные удостоверения и служебные задания всех командированных (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).*

Пример оформления командировки на двух сотрудников*

Сотрудники «Альфы» Ю.И. Колесов и А.И. Иванов направлены в командировку в Саратов на три дня. Аванс на командировку выдан Иванову в размере 12 600 руб. Он был назначен ответственным за командировку. Он же покупал билеты, стоимость каждого – 1200 руб. Услуги по проживанию оплатил Иванов за двоих в сумме 6000 руб., и счет за гостиницу был оформлен на него (в одном счете две фамилии). У Колесова документов на проживание нет.

После командировки Иванов отчитался за двоих. К авансовому отчету, помимо командировочных удостоверений и служебных заданий, он приложил счет из гостиницы и билеты.

В авансовом отчете отражены следующие статьи расходов:

расходы на проезд – 2400 руб.;

расходы на проживание – 6000 руб.;

суточные – 4200 руб.

Итого 12 600 руб.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как возместить расходы на наем жилья во время командировки

Размер возмещения

Размер и порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки определяются:

для федеральных учреждений, государственных органов и внебюджетных фондов РФ – постановлениями Правительства РФ;

для учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.*

Об этом сказано в частях 2, 3 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Размер и порядок возмещения для командированных сотрудников федеральных учреждений установлены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729, и размер не должен превышать 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки. Вместе с тем, учреждения могут увеличить сумму возмещения за счет:

экономии бюджетных средств (лимитов бюджетных обязательств или субсидий);

средств, полученных от предпринимательской деятельности, – что актуально для бюджетных и автономных учреждений.*

Об этом сказано в подпункте «а» пункта 1 и пункте 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.

Для федеральных гражданских служащих ограничения по возмещению расходов на наем жилья во время командировки установлены Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813. Например, для гражданских служащих, замещающих высшие должности гражданской службы категории «руководители» (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение), размер возмещения не может превышать стоимости двухкомнатного номера (подп. «а» п. 18 Порядка, утвержденного Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813).

Ограничения по возмещению расходов на наем жилья установлены для военнослужащих, лиц начальствующего состава федеральной фельдъегерской связи, а также для сотрудников:

органов внутренних дел;

учреждений и органов уголовно-исполнительной системы;

государственной противопожарной службы МЧС России;

органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;

таможенных органов.

Размеры возмещения расходов по найму жилого помещения для вышеперечисленных категорий установлены постановлением Правительства РФ от 21 июня 2010 г. № 467. В частности, для военнослужащих, имеющих воинские звания высших офицеров, размер возмещения не может превышать стоимости двухкомнатного номера (п. 1 постановления Правительства РФ от 21 июня 2010 г. № 467).

Окончательный размер и особенности возмещения расходов на проживание должны быть определены внутренними документами учреждения (например, в коллективном договоре, приказе, Положении о командировках). Об этом сказано в пунктах 11, 13, 14, 21Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.*

Ситуация: нужно ли оплатить расходы на проживание сотрудника, направленного в командировку, за день прибытия в гостиницу. Сотрудник вышел на работу в принимающую организацию на следующий день (эта дата отмечена в его командировочном удостоверении)

Да, нужно.

Возмещение расходов по найму жилого помещения является одним из обязательных условий направления сотрудника в командировку. Размер и порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки определяются:

для федеральных учреждений, государственных органов и внебюджетных фондов РФ – постановлениями Правительства РФ;

для учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.

Это следует из положений частей 2, 3 статьи 168 Трудового кодекса РФ и пунктов 11, 14 и 21 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Срок командировки устанавливается руководителем учреждения.

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки. Эта дата фиксируется в командировочном удостоверении.

Днем приезда считается день прибытия транспортного средства, на котором сотрудник возвращается из командировки в населенный пункт, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство прибывает до 24 часов включительно, днем приезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство прибывает после 0 часов – следующие сутки. Эта дата также фиксируется в командировочном удостоверении.

Такой порядок следует из пункта 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и раздела 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

На практике может возникнуть ситуация, когда сотрудник направляется в командировку для работы в другой организации (учреждении) или другом подразделении. При этом он прибывает в место, в которое командируется в один день, а на работу выходит на следующий день. Например, это возможно, когда поезд или самолет прибывает поздно вечером, поэтому выйти на работу в день прибытия сотрудник не может. Однако несовпадение дня прибытия с днем выхода на работу не является основанием для отказа в возмещении сотруднику расходов на оплату найма жилья. Поскольку независимо от данных обстоятельств сотрудник находится в командировке по распоряжению (заданию) руководителя, что подтверждается датами выбытия с основного места работы и прибытия в место командирования, зафиксированными в командировочном удостоверении (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Для целей налогообложения расходы на оплату найма жилья за все дни нахождения в командировке должны быть документально подтверждены.

Документальное подтверждение расходов

Расходы по найму жилого помещения в командировке сотрудник может подтвердить:

бланками строгой отчетности (которые должны соответствовать требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359);

счетами-фактурами (форма, утвержденная постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137);

квитанциями к приходному кассовому ордеру по форме № КО–1 (0310001), утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88;

кассовыми чеками, актами и т. д.

Ситуация: можно ли расходы по найму жилого помещения в командировке подтвердить только счетами из гостиниц, не представляя кассовых чеков

Да, можно. При условии, что счет составлен в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. То есть является бланком строгой отчетности.

Организации могут при оказании услуг населению проводить денежные расчеты без применения ККТ, но при условии выдачи бланков строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). При этом организациям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению, разрешается использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (информационное письмо Минфина России от 22 августа 2008 г).

При этом допускается использовать только такие бланки, которые соответствуют требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. В частности, бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским способом (с использованием автоматизированных систем) и содержать ряд обязательных реквизитов (п. 3, 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Если бланк составлен с нарушением требований Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, он не может служить основанием для документального подтверждения расходов.

Таким образом, расходы по найму жилого помещения в командировке можно подтвердить счетами из гостиниц (бланками строгой отчетности), не представляя кассовых чеков. Такую позицию поддерживает финансовое ведомство (письмо Минфина России от 15 июня 2006 г. № 03-05-01-04/164) и суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 29 февраля 2008 г. № КА-А40/14043-07, Северо-Кавказского округа от 29 июля 2008 г. № Ф08-4212/2008, Северо-Западного округа от 19 июня 2006 г. № А05-15886/2005-13). Несмотря на то что в указанных документах разъяснялось применение уже недействующих форм № 3–Г и № 3–Гм, их выводы актуальны и сейчас применительно к бланкам строгой отчетности, утвержденным согласно постановлению Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Ситуация: какими документами можно подтвердить расходы на наем жилья, если во время командировки сотрудник поселился у частного лица

Договором или актом с наймодателем.

Во время командировки сотрудник вправе проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении (например, на съемной квартире). В таком случае подтвердить расходы на наем жилья можно документами, составленными в произвольной форме (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ, постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007). Например, актом, подписанным наймодателем (владельцем квартиры), с одной стороны, и нанимателем (командированным сотрудником), – с другой. В этом документе должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402–ФЗ, пунктом 7Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Если учреждение самостоятельно арендует для командированных сотрудников частное жилье, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор. Это целесообразно, если учреждение регулярно командирует своих сотрудников в один и тот же населенный пункт. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. В этом случае документом, подтверждающим расходы на наем жилья, тоже может быть акт.

Подробнее об учете расходов на наем частного жилья для командированных сотрудников см. Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки.

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3. Статья: Расходы оплачены чужой картой

Можно ли признать в налоговом учете командировочные расходы на проживание работника турфирмы в гостинице, если счет оплачен банковской картой иного лица (не сотрудника фирмы)?

Да, можно. По этому вопросу ФНС России выпустила письмо от 22 июня 2011 г. № ЕД-4-3/9876, в котором указала, что командировочные расходы, оплаченные банковской картой другого сотрудника, можно принять в целях налогообложения прибыли. Ведь если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица, которое подтверждает возврат ему средств, оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.

Документальным подтверждением затрат в этом случае будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему авиа– или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы. Также к нему нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты: квитанции банкоматов, слипов, в которых указывается фамилия держателя банковской карты.*

Л.К. Соханевич,
аудитор

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ТУРИСТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ», № 11, НОЯБРЬ 2011

4. ПИСЬМО МИНТРУДА РФ ОТ 07.10.2013 № 17-4/1647

О взносах с командировочных

Вопрос: Работники нашей организации ездят в командировки. Документально подтвержденные расходы на командировки не облагаются страховыми взносами (ч.2 ст.9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).В нашей организации на каждую командировку оформляются приказ директора, служебное задание, отчет о командировке. А командировочные расходы подтверждаются всеми необходимыми первичными документами - бланками строгой отчетности из гостиниц, железнодорожными и авиабилетами и проч. В то же время организация не составляет и не выдает сотруднику командировочное удостоверение.

1. Просим пояснить, какими документами необходимо подтверждать расходы на командировки, чтобы не начислять на них страховые взносы?

2. Облагаются ли страховыми взносами командировочные расходы, если они не подтверждены командировочным удостоверением?

Департамент развития социального страхования совместно с Департаментом оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства рассмотрел запрос ЗАО "Актион-Медиа" от 17.09.2013 N 63-У по вопросу начисления страховых взносов в государственные внебюджетные фонды на сумму командировочных расходов в случае отсутствия в приложении к авансовому отчету работника командировочного удостоверения и сообщает свое мнение.



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль