Расходы на проезд сотрудника

456

Вопрос

Надо ли вести по транспортной карте (проезд в общественном транспорте) счет 208.00.000 "Расчеты с подотчетными лицами"?

Ответ

Нет, не нужно.

 

По мере необходимости сотрудники, которые вправе пользоваться проездными билетами, получают их под подпись, а по возвращении из поездки (по окончании срока действия) сдают обратно. Движение проездных билетов нужно отразить в специальной Ведомости.

Учреждение вправе приобрести один или несколько проездных билетов, не закрепляя их за конкретными сотрудниками. При этом билет выдается сотрудникам по мере надобности с последующим его возвратом.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на приобретение проездных билетов на общественный транспорт

<…>

Ситуация: как оформить выдачу проездных билетов сотрудникам

Проездные билеты, как и другие денежные документы, нужно оприходовать в кассу. Ответственным за их сохранность является кассир. Прием в кассу и выдачу из кассы таких документов оформляйте приходными (ф. 0310001) и расходными (ф. 0310002) кассовыми ордерами. Их регистрируйте в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003). Об этом сказано в пунктах 86, 87 Инструкции № 174н, пункте 50 Инструкции № 162н, пункте 170 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

По мере необходимости сотрудники, которые вправе пользоваться проездными билетами, получают их под подпись, а по возвращении из поездки (по окончании срока действия) сдают обратно. Движение проездных билетов нужно отразить в специальной ведомости.* Типовых бланков для ведомости учета проездных билетов нет, поэтому учреждение может разработать эту форму самостоятельно (ч. 1, 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). При этом необходимо иметь в виду, что первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Список сотрудников, которые имеют право пользоваться проездными билетами (т. е. работа которых носит разъездной характер), должен быть утвержден приказом руководителя (иным локальным актом учреждения, например Правилами трудового распорядка) либо установлен в коллективном договоре. Кроме того, о разъездном характере работ сотрудника должно быть сказано в трудовом договоре с ним* (ч. 2 ст. 168.1, абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Ситуация: должно ли учреждение закрепить приобретенный ею проездной билет на общественный транспорт за конкретным сотрудником*

Нет, не должно.*

Учреждение вправе приобрести один или несколько проездных билетов, не закрепляя их за конкретными сотрудниками. При этом билет выдается сотрудникам по мере надобности с последующим его возвратом. В приказе по учреждению могут не оговариваться должности и фамилии сотрудников, имеющих право пользования таким проездным билетом. Но нужно оговорить правила его хранения и использования. Кроме того, предусмотрите в приказе порядок подтверждения служебного характера поездок.*

<…>

Ситуация: как отразить в бухучете электронные проездные билеты на общественный транспорт (транспортные карты)

В бухучете транспортные карты учитывайте на забалансовых счетах. Объясняется это так.

Транспортная карта является собственностью организации, которая ее выпустила. Она содержит информацию об авансовых платежах в оплату стоимости проезда, однако средством платежа не считается. Поэтому отражать транспортную карту на балансовых счетах не нужно.

Вместе с тем, для контроля за сохранностью транспортных карт целесообразно организовать их учет за балансом.*

Для этого учреждение может ввести дополнительный забалансовый счет, например счет 29 «Транспортные карты» (п. 332 Инструкции к Единому плану счетов № 157н), либо предусмотреть учет карт на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».* Учет ведите в разрезе материально-ответственных лиц в условной оценке (одна карта – 1 руб.) либо по стоимости приобретения.*

Выбранный порядок учета и оценки закрепите в учетной политике.

Такие разъяснения даны в письме Минфина России от 12 октября 2012 г. № 02-06-10/4243.

Главбух советует: при утверждении дополнительных забалансовых счетов целесообразно к номеру счета добавить префикс в виде буквы, например: счет 29К «Транспортные карты».

Это нужно для того, чтобы не пересекаться с Планом счетов, утверждаемым Минфином России, так как не исключено, что перечень забалансовых счетов может быть расширен (сейчас их 26, но могут добавить и другие счета, в т. ч. 29).

При приобретении транспортной карты учреждение должно внести залоговую стоимость карты. Расходы на внесение залога отразите по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги». Расходы на пополнение карты (авансовые платежи в оплату стоимости проезда) отражайте по подстатье КОСГУ 222 «Транспортные услуги». Такой вывод следует из раздела V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

<…>

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Наталия Гусева

руководитель Научно-практического института методологии и организации внутреннего контроля в государственном секторе, государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

2. Формы: Ведомость учета проездных билетов, выданных сотрудникам

Государственное учреждение научно-исследовательский институт «Альфа»

ИНН 7708123459, КПП 770801001, ОКПО 98756423

полное наименование учреждения

 

ВЕДОМОСТЬ

учета приема и выдачи проездных билетов

за март 2014года

Номер

проездного

билета

Вид

транспорта

Дата

выдачи

проездного

билета

Ф. И. О.,

должность

сотрудника,

выдавшего

проездной

билет

Подпись

сотрудника,

выдавшего

проездной

билет

Ф.И.О.,

должность

сотрудника,

получившего

проездной

билет

Подпись

сотрудника,

получившего

проездной

билет

Дата

возврата

проездного

билета

Подпись

сотрудника,

возвратившего

проездной

билет

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Проездной билет

№ 000 4188980

Метрополитен

03.03.2014

В.Н. Зайцева,

бухгалтер-

кассир

 

А.С. Кондратьев,

экономист

 

31.03.2014

 

...

...

...

...

...

...

...

...

...

                 

Руководитель учреждения

     

А.В. Львов

         

Главный бухгалтер

     

А.С. Глебова

         
                         

3. Формы: Приказ о перечне должностей сотрудников, имеющих право пользования проездными билетами, приобретенными за счет учреждения

Государственное учреждение научно-исследовательский институт «Альфа»

ИНН 7708123459, КПП 770801001, ОКПО 98756423

полное наименование учреждения

 

ПРИКАЗ № 9

о перечне должностей сотрудников, имеющих право пользования проездными билетами,

приобретенными за счет учреждения

г. Москва

10.01.2014

   

ПРИКАЗЫВАЮ:

          1. Утвердить список сотрудников, имеющих право пользования проездными билетами,

приобретенными за счет учреждения:

– А.В. Дежнева – кассир;

– А.С. Кондратьев – менеджер.

          2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор

     

А.В. Львов

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

04.04.2014 г.

С уважением,

Елена Изотова

эксперт БСС «Системы Главбух»

Ответ утвержден:

Наталией Зориной
ведущим экспертом БСС «Системы Главбух»

 



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 40%
  • Над составлением бюджетной сметы 20%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 60%
  • Над налоговой отчетностью 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль