Возврат подотчетных сумм в учреждении

713

Вопрос

Может ли сотрудник, получивший деньги под отчет на хозяйственные нужды вернуть не потраченные деньги во время болезни, или надо ждать окончания больничного листа? если человек готов вернуть деньги, не будет ли это нарушением

Ответ

Законодательством не запрещен возврат подотчетных сумм во время болезни.

Так как цель, для которой выданы подотчетные суммы, сотрудником достигнута не была, руководитель учреждения может быть принято решение об удержании подотчетной суммы из начисленной оплаты труда. В противном случае нарушения сроков погашения подотчетной суммы нет.

Если при выдаче подотчетной суммы была указана конкретная дата, то для ее пропуска имеется уважительная причина (период временной нетрудоспособности, который может быть подтвержден данными больничного листа).

Следует учесть, что в течение трех дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться по ним. Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет (ф. 0504049) и соответственно вернуть в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух » версия для бюджетных , казенных и автономных учреждений1. Статья: Если работник не вернул подотчетные средства

Сотрудник взял деньги под отчет на хозяйственные расходы, но заболел и до конца месяца не выйдет на работу. Как быть с деньгами? Можно оставить этот вопрос до выхода с больничного или надо оформить приказ об удержании из заработной платы?

Отвечает
В.Р. Захарьин,
эксперт по бюджетному учету, к. э. н.

Обратимся к пункту 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. Там сказано, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Из текста вопроса следует, что цель, для которой выданы подотчетные суммы, работником достигнута не была. Таким образом, руководителем образовательного учреждения может быть принято решение об удержании подотчетной суммы из начисленной оплаты труда, например, если проблема, для решения которой выдавались деньги, разрешена другим способом либо если надобность в ее решении отпала. В противном случае нарушения сроков погашения подотчетной суммы (представления отчета в ее израсходовании) формально нет.

Если при выдаче подотчетной суммы была указана конкретная дата, то для ее пропуска имеется уважительная причина (период временной нетрудоспособности, который может быть подтвержден данными больничного листа).*

Однако в случае, если имеется в виду последний месяц года, а подотчетные средства выдавались за счет лимитов бюджетных средств, необходимо считаться с особенностями формирования бухгалтерской отчетности. Бюджетное законодательство не запрещает образования переходящей задолженности по подотчетным суммам, но она должна быть обеспечена соответствующими лимитами.

Удержание подотчетной суммы за счет начисленной оплаты труда эту проблему решает – в учете будет числиться только задолженность перед работником, а лимиты бюджетных средств на оплату труда списываются по факту начисления оплаты труда, а не фактических кассовых расходов.

В.Р. Захарьин, эксперт по бюджетному учету, к. э. н.

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ» № 1, ЯНВАРЬ 2013

2. Рекомендация:Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Доверенность

В государственных и муниципальных учреждениях

Чтобы при приобретении товаров или услуг сотрудник мог действовать от имени организации, выдайте ему доверенность. Ее можно выписать по форме № М-2 или № М-2а (утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Получение наличных

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена. Руководитель организации должен сделать на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

Отчет по подотчетным суммам

В государственных (муниципальных) учреждениях

В течение трех дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться по ним (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет (ф. 0504049) (Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).*

На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он должен отразить все расходы, произведенные им. Полученные оправдательные документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.

Проверка авансового отчета

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывная часть отчета) о том, что отчет принят к проверке, и передайте ее сотруднику.

Проверьте авансовый отчет, оформленный сотрудником. Для этого убедитесь, что соблюдены два условия.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого обратитесь к документу, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм (расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т. д.), и посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, сотрудник использовал деньги по целевому назначению.

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.

Документальное подтверждение покупок

Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.

<…>

Утверждение авансового отчета

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченный сотрудник (например, руководитель подразделения).

В государственных и муниципальных учреждениях

Пример оформления авансового отчета сотрудника государственного (муниципального) учреждения*

29 марта секретарю Е.В. Ивановой было выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для учреждения.

1 апреля Иванова принесла приобретенные канцтовары в учреждение. В этот же день сотрудница сдала в бухгалтерию авансовый отчет на 1580 руб. (с приложенными к нему первичными документами), а также вернула в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы – 420 руб. (2000 руб. – 1580 руб.).

Бухгалтер Зайцева выдала Ивановой расписку о том, что отчет принят к проверке.

В этот же день руководитель учреждения утвердил авансовый отчет Ивановой.

В государственных (муниципальных) учреждениях

Изложенный порядок оформления, проверки и утверждения авансового отчета установлен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

3. Ситуация: Должен ли сотрудник оформить авансовый отчет, если вернул всю полученную подотчетную сумму

Нет, не должен.

В государственных и муниципальных учреждениях

Авансовый отчет служит основанием для списания расходов, которые организация понесла через сотрудника (Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).

Если же сотрудник вернул всю сумму, выданную ему под отчет, никаких расходов у организации не возникает.

На полученную сумму составьте приходный кассовый ордер формы № КО-1. В строке «Основание» этого документа напишите: «Возврат неиспользованных подотчетных сумм».*

Из рекомендации «Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо»

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

02.04.2014г.

С уважением, Булат Ахмутинов

эксперт Горячей линии БСС «Система Главбух»

Ответ утвержден Наталией Зориной, ведущим экспертом Горячей линии БСС «Система Главбух»

_________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль