Оформление и отражение в бухучете поступление материальных запасов

278

Вопрос

Учредителем нашего учреждения является министерство социального развития. Подведомственное ему же учреждение хочет передать нашему учреждению материальные запасы, а именно медикаменты и мягкий инвентарь. Вопрос: Подскажите, как правильно провести в бухгалтерском учете хозяйственные операции, какие счета использовать при этом? Какими документами оформить прием-передачу материальных запасов?

Ответ

Если материальные запасы поступают безвозмездно, то передающая сторона должна представить такие же документы, как и при возмездном поступлении материальных запасов. В рассматриваемой ситуации материальные запасы закрепляются на праве оперативного управления (при получении от органов власти, государственных и муниципальных организаций), поэтому сделайте проводки (на основании накладной, актов и извещения (ф. 0504805)).

 

Операции в бухгалтерском учете отразите в соответствии с приведенным ниже материалом в зависимости от типа учреждения. Оформите первичные учетные документы, подтверждающие получение материальных ценностей.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1.Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете поступление материальных запасов

Материальные запасы могут поступить в учреждение:

по возмездным договорам (купля-продажа, поставка и т. п.);

безвозмездно (по договору дарения, при внутриведомственном перемещении, централизованном снабжении из бюджета одного или разных уровней);*

в результате проведения демонтажных и (или) ремонтных работ;

в виде излишков, выявленных при инвентаризации;

от виновного лица, причинившего ущерб учреждению.

Кроме того, учреждение может изготовить материальные запасы самостоятельно либо получить их при ликвидации (разборке, утилизации) основных средств.

Об этом сказано в пункте 34 Инструкции № 183н, пункте 34 Инструкции № 174н, пункте 23 Инструкции № 162н.

Независимо от того, каким способом получены материальные запасы:

оформите их поступление первичными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7, 114 Инструкции к Единому плану счетов № 157н);

отразите их в бухучете по фактической стоимости (п. 100 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Фактическая стоимость, по которой материальные запасы приняты к учету, не изменяется, кроме случаев, установленных законодательством (например, в случае переоценки) (п. 107 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).*

Если есть необходимость вести учет материальных запасов по специально разработанной номенклатуре, укажите это в учетной политике для целей бухучета. Отметьте, что наименования товаров в приходных (первичных) документах и учетных регистрах, используемых в учреждении, могут не совпадать. Опишите технологию обработки учетной информации, которая поступает от поставщиков материальных запасов. Правомерность такого подхода подтверждается письмом Минфина России от 28 октября 2010 г. № 03-03-06/1/670.

Доставка

Материальные запасы могут быть доставлены в учреждение поставщиком, перевозчиком или самовывозом со склада поставщика.

При получении материальных запасов уполномоченным лицом учреждения (например, если учреждение получает материальные запасы со склада поставщика и самостоятельно организует доставку) ему нужно выдать доверенность. Этот документ заполните в одном экземпляре и выдайте сотруднику под расписку.

Доверенность на получение материальных запасов составьте по форме № М-2 или № М-2а. Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных запасов по доверенности носит массовый характер. Такую доверенность нужно зарегистрировать в журнале учета выданных доверенностей.

Доверенности по форме № М-2 или № М-2а можно выдавать только сотрудникам. В доверенности должны быть заполнены все реквизиты, включая образец подписи сотрудника, на имя которого она выдана. Список сотрудников, которые имеют право на получение доверенности, утвердите приказом. Доверенности обычно выдают на срок не более 15 дней. Если материальные запасы поступают в плановом порядке, доверенность может быть выдана на месяц.

Обо всем этом сказано в разделе 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

При приемке материальных запасов на склад составьте приходный ордер, например, по форме № 0315003. Эта форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Приходный ордер оформляет материально-ответственное лицо склада в одном экземпляре в день поступления материальных запасов. Об этом сказано в разделе 3указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.*

Если фактическое количество (качество, ассортимент) материальных запасов не соответствует документам передающей стороны, приходный ордер не оформляйте. В этом случае принимать материальные запасы должна специальная комиссия, которая составляет акт по форме № 0315004, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Подробнее этот вопрос рассмотрен в рекомендации Как оформить, отразить в бухучете и при налогообложении недопоставку материальных запасов.

Ситуация: как отразить в бухучете поступление и списание материальных запасов, если в учреждении отсутствует склад и должность кладовщика

Если у учреждения отсутствуют склад и должность кладовщика, то материальные запасы сразу поступают материально-ответственным лицам и списываются в обычном порядке.

По общему правилу поступление материальных запасов в учреждение отражается на счете 0.105.00.000«Материальные запасы» на основании первичных учетных документов (п. 98, 114 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). При этом материальные запасы сначала нужно оприходовать на склад, а затем передать сотрудникам учреждения (материально-ответственным лицам) на хозяйственные нужды.

Следует отметить, что в учреждениях здравоохранения наличие склада обязательно. Объясняется это тем, что при приобретении или безвозмездном получении мягкий инвентарь (белье) должно поступить на склад. Его передача непосредственно в пользование отделений (кабинетов, лабораторий), минуя склад, запрещена. Об этом сказано в пункте 6 Инструкции, утвержденной приказом Минздрава СССР от 29 февраля 1984 г. № 222.

В учреждениях, в которых отсутствует склад и должность кладовщика, материальные запасы сразу поступают сотрудникам (материально-ответственным лицам), а затем списываются с учета в обычном порядке. При этом в документах на списание материальных запасов (например, в ведомости на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203), ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)) в графах «Получил» и «Выдал» ставится подпись материально-ответственного лица.

В любом случае (при наличии в учреждении склада и должности кладовщика или при их отсутствии) к аналитическим счетам счета 0.105.00.000 откройте субсчет «Материально-ответственное лицо» (либо субсчет с указанием мест хранения) (п. 119 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

<…>

Безвозмездное поступление

Если материальные запасы поступают безвозмездно, то передающая сторона должна представить такие же документы, как и при возмездном поступлении материальных запасов.*

При поступлении материальных запасов по договору дарения их фактической стоимостью признается текущая рыночная цена на дату принятия к бухучету, увеличенная на стоимость услуг по доставке материальных запасов, а также приведению их в состояние, пригодное к использованию. Рыночной будет та цена, по которой учреждение может продать данный вид материальных запасов на дату принятия к учету.

Установить рыночную цену можно, ориентируясь на уровень цен, сложившийся на день принятия актива к учету. Сведения об уровне текущих рыночных цен должны быть подтверждены документально или путем проведения экспертизы.

Такие правила установлены в пункте 25 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Расходы на проведение оценки (определение рыночной стоимости) специализированной организацией отражайте по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н).

Помимо договора дарения, учреждение в безвозмездном порядке может получить материальные запасы, в частности, от:

учреждений, подведомственных одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств;*

учреждений, подведомственных разным главным распорядителям бюджетных средств одного уровня бюджета (а также от государственных и муниципальных организаций);

учреждений разных уровней бюджетов;

головного учреждения (филиала).

В этом случае поступившие материальные запасы учитывайте по фактической стоимости, отраженной у предыдущего собственника. А также с учетом сумм, которые учреждение платит за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное к использованию.*

Порядок отражения в бухучете операций по безвозмездному поступлению материальных запасов зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:*

Безвозмездное поступление материальных запасов отразите проводками:

Дебет КРБ.1.105.31.340 (КРБ.1.105.32.340–КРБ.1.105.36.340) Кредит КРБ.1.304.04.340
– учтено безвозмездное поступление материальных запасов (в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными одному ГРБС, РБС, в том числе по централизованному снабжению);*

<…>

Если материальные запасы получены в рамках нескольких договоров, отразите это следующим образом:

Дебет КРБ.1.106.34.340 Кредит КРБ.1.304.04.340 (КДБ.1.401.10.151, КДБ.1.401.10.180)
– сформирована фактическая стоимость полученных безвозмездно материальных запасов в рамках нескольких договоров;

Дебет КРБ.1.105.31.340 (КРБ.1.105.32.340–КРБ.1.105.36.340) Кредит КРБ.1.106.34.340
– оприходованы материальные запасы по фактической стоимости, сформированной при их безвозмездном получении в рамках нескольких договоров.*

Такой порядок установлен пунктами 23, 31, 32 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 106.04, 304.04, 401.10).

Пример отражения в бухучете безвозмездного поступления материальных запасов.* Учреждение безвозмездно получило материальные запасы в виде централизованного снабжения

В марте казенное учреждение «Альфа» в порядке централизованного снабжения безвозмездно получило медикаменты, фактическая стоимость которых составляет 100 000 руб. В апреле часть медикаментов (стоимостью 60 000 руб.) была выдана в эксплуатацию и израсходована. В мае были выданы в эксплуатацию и израсходованы остальные медикаменты. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие проводки.

В марте:

Дебет КРБ.1.105.31.340 Кредит КРБ.1.304.04.340
– 100 000 руб. – отражено поступление медикаментов по фактической стоимости.

В апреле:

Дебет КРБ.1.401.20.272 Кредит КРБ.1.105.31.440
– 60 000 руб. – израсходованы медикаменты.

В мае:

Дебет КРБ.1.401.20.272 Кредит КРБ.1.105.31.440
– 40 000 руб. (100 000 руб. – 60 000 руб.) – израсходованы медикаменты.

В учете бюджетных учреждений:*

<…>

Если материальные запасы закрепляются на праве оперативного управления (при получении от органов власти, государственных и муниципальных организаций), сделайте проводки (на основании накладной, актов и извещения (ф. 0504805)):

Дебет 4.105.21.340 (4.105.22.340–4.105.26.340, 4.105.31.340–4.105.36.340) Кредит 4.401.10.180
– учтено безвозмездное поступление материальных запасов при закреплении права оперативного управления в случаях, предусмотренных законодательством России.*

Такие правила следуют из пункта 34 Инструкции № 174н и разъяснены в приложении к письму Минфина России от 18 сентября 2012 г. № 02-06-07/3798.

Безвозмездное получение материальных запасов в иных случаях оформите записями:

Дебет 2.105.21.340 (2.105.22.340–2.105.26.340, 2.105.31.340–2.105.36.340) Кредит 2.401.10.180
– учтено безвозмездное поступление материальных запасов от организаций, граждан (за исключением случаев закрепления права оперативного управления);

<…>

Такой порядок установлен пунктом 34 Инструкции № 174н.

Внимание: если полученные материальные запасы включены в состав особо ценного движимого имущества, показатель их стоимости должен найти отражение на счете 0.210.06.000 «Расчеты с учредителем». Подробнее об этом см. Как учесть поступление финансового обеспечения от учредителя.

Пример отражения в бухучете безвозмездного поступления материальных запасов. Учреждение получило материальные запасы от учредителя (при закреплении права оперативного управления)*

В январе бюджетное учреждение «Альфа» безвозмездно получило от учредителя (при закреплении права оперативного управления) медикаменты, фактическая стоимость которых составляет 100 000 руб. В феврале часть медикаментов (стоимостью 60 000 руб.) была выдана в эксплуатацию и израсходована. В марте были выданы в эксплуатацию и израсходованы остальные медикаменты. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие проводки.

В январе:

Дебет 4.105.21.340 Кредит 4.401.10.180
– 100 000 руб. – отражено поступление медикаментов по фактической стоимости.

В феврале:

Дебет 4.109.60.272 Кредит 4.105.21.440
– 60 000 руб. – израсходованы медикаменты.

В марте:

Дебет 4.109.60.272 Кредит 4.105.21.440
– 40 000 руб. (100 000 руб. – 60 000 руб.) – израсходованы медикаменты.

Корректировка показателя счета 4.210.06.000 проводится (по согласованию с учредителем) один раз в год. Данные о поступивших в течение года медикаментах (включенных в состав ОЦДИ) на данном счете не отражаются, т. к. они были израсходованы в течение года.

В учете автономных учреждений:*

<…>

Если материальные запасы закрепляются на праве оперативного управления (при получении от органов власти, государственных и муниципальных организаций), сделайте проводки (на основании накладной, актов и извещения (ф. 0504805)):

Дебет 4.105.21.000 (4.105.22.000–4.105.26.000, 4.105.31.000–4.105.36.000) Кредит 4.401.10.180
– учтено безвозмездное поступление материальных запасов при закреплении права оперативного управления в случаях, предусмотренных законодательством России.*

Такие правила следуют из пункта 34 Инструкции № 183н и разъяснены в приложении к письму Минфина России от 18 сентября 2012 г. № 02-06-07/3798.

Безвозмездное получение материальных запасов в иных случаях оформите записями:

Дебет 2.105.21.000 (2.105.22.000–2.105.26.000, 2.105.31.000–2.105.36.000) Кредит 2.401.10.180
– учтено безвозмездное поступление материальных запасов от организаций, граждан (за исключением случаев закрепления права оперативного управления);

<…>

Такой порядок установлен пунктом 34 Инструкции № 183н.

Внимание: если полученные материальные запасы включены в состав особо ценного движимого имущества, показатель их стоимости должен найти отражение на счете 4.210.06.000 «Расчеты с учредителем». Подробнее об этом см. Как учесть поступление финансового обеспечения от учредителя.

Пример отражения в бухучете безвозмездного поступления материальных запасов. Учреждение получило материальные запасы от учредителя (при закреплении права оперативного управления)*

В январе автономное учреждение «Альфа» безвозмездно получило от учредителя (при закреплении права оперативного управления) медикаменты, фактическая стоимость которых составляет 100 000 руб. В феврале часть медикаментов (стоимостью 60 000 руб.) была выдана в эксплуатацию и израсходована. В марте были выданы в эксплуатацию и израсходованы остальные медикаменты. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие проводки.

В январе:

Дебет 4.105.21.000 Кредит 4.401.10.180
– 100 000 руб. – отражено поступление медикаментов по фактической стоимости.

В феврале:

Дебет 4.109.60.272 Кредит 4.105.21.000
– 60 000 руб. – израсходованы медикаменты.

В марте:

Дебет 4.109.60.272 Кредит 4.105.21.000
– 40 000 руб. (100 000 руб. – 60 000 руб.) – израсходованы медикаменты.

Корректировка показателя счета 4.210.06.000 проводится (по согласованию с учредителем) один раз в год. Данные о поступивших в течение года медикаментах (включенных в состав ОЦДИ) на данном счете не отражаются, так как они были израсходованы в течение года.

<…>

Наталия Гусева,

руководитель Научно-практического института методологии и организации внутреннего контроля в государственном секторе, государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

14.03.2014г.

С уважением,

эксперт  БСС «Системы Главбух»

Нефедова Галина

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной, ведущим экспертом направления БСС «Системы Главбух»

 



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль