Порядок ведения кассовых операций без помещения кассы и кассового аппарата

923

Вопрос

 

 

Уважаемая Валентина Сергеевна!

 

Ответ на Ваш вопрос от 11.03.2014 г. « В учреждении нет помещения кассы, нет кассового аппарата, можно ли проводить операции в один день выписать приходный ордер и в этот же день расходный ордер, не будет являться э то нарушением кассовых операций »

 

 

Ответ

Да, можно.

 

Прием денег следует оформить Приходным кассовым ордером.

Выдачу денег в этот же день нужно оформить расходным кассовым ордером.

Следует отметить, что новое Положение о порядке ведения кассовых операций № 373-П не предъявляет никаких требований к обустройству кассы.

Выбор места, где организация будет производить наличные расчеты, полностью оставлен на усмотрение ее руководства.

То есть кассой может быть и отдельная комната, и бухгалтерия, и кабинет руководителя.

Таким образом, отсутствие помещение кассы не может предполагать и отсутствия остатка в кассе.

Вы можете оформить Лимит остатка денежных средств в кассе.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Систем ы Главбух

1. Статья: Наличные расчеты по новым правилам, или Ваша идеальная касса

Введение

В 2012 году Центральный банк России изменил порядок ведения кассовых операций. Теперь вести кассу должны не только компании, но и индивидуальные предприниматели. Новое Положение ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций» Минюст России зарегистрировал в конце ноября прошлого года.* И еще тогда новый документ стал предметом острых дискуссий. Все потому, что организациям стало работать проще, а индивидуальным предпринимателям, наоборот, значительно сложнее.

По-прежнему деньги сверх лимита необходимо хранить в банках. Но отныне компаниям предоставлена возможность самостоятельно устанавливать объем наличности, который можно не сдавать в банк и хранить в кассе. Ни о каком участии банков в этой процедуре в документе не сказано. Руководитель просто издает в произвольной форме соответствующее распоряжение. Более того, от компании не требуется даже уведомлять банк о размере установленного лимита остатка кассы: документ хранится в компании.

Другое важное новшество – новое Положение не предъявляет никаких требований к обустройству кассы. Выбор места, где компания будет производить наличные расчеты, полностью оставлен на усмотрение ее руководства. То есть кассой может быть и отдельная комната, и бухгалтерия, и кабинет руководителя.*

Ну и разумеется, если организация реализует товары (работы, услуги) за наличный расчет или с использованием платежных карт, она обязана применять контрольно-кассовую технику (ККТ). Правила ее применения устанавливает Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ . Отказаться от применения ККТ можно только в случае оказания услуг населению или если вы платите ЕНВД. Но при условии выдачи покупателям соответствующих бланков строгой отчетности (БСО). Что это за бланки и по какой форме их составлять, также не ускользнет от нашего внимания.

<…>

1.5. Правила хранения наличных денег*

С 1 января 2012 года в правилах хранения наличных денег произошли значительные изменения.

Старый порядок ведения кассовых операций возлагал на руководителя обязанность оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из банка или при сдаче в банк. Для кассы руководитель должен был выделить изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денежных средств.

В Приложении № 2 к старому порядку ведения кассовых операций были приведены рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при транспортировке, а в Приложении № 3 – единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс организации.

Наличные деньги и ценные бумаги необходимо было хранить в несгораемых металлических шкафах (сейфах), которые по окончании рабочего дня следовало закрывать ключом и опечатывать печатью кассира.

Выполнить все эти требования было трудно, а порой и просто невозможно. Между тем за отсутствие изолированного помещения, оборудованного под кассу, организацию могли привлечь к административной ответственности на основании статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях и оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб.

Подобные действия налоговиков арбитражные суды признавали правомерными (постановления ФАС Центрального округа от 3 февраля 2011 г. № А09-5444/2010, Северо-Кавказского округа от 18 января 2011 г. № А63-6264/2010).

С 1 января 2012 года организации самостоятельно определяют порядок хранения наличных денег и мероприятия по их сохранности (п. 1.11 Порядка).*

Теперь для этих целей руководителям предприятий больше не нужно выделять изолированное помещение и оборудовать его для приема, выдачи и временного хранения наличных денежных средств.*

А значит, налоговики больше не смогут привлечь руководителей организаций к административной ответственности по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях за отсутствие кассы, оборудованной должным образом.

Согласно новому Порядку, организации должны самостоятельно определить мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, при хранении и транспортировке, а также установить порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денег в кассе.*

1.6. Документальное оформление приема и выдачи наличных денег*

Для ведения кассовых операций организации должны использовать документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93:*

– кассовую книгу (форма № 0310004) для обобщения информации обо всех кассовых операциях компании;

– приходный (форма № 0310001) и расходный (форма № 0310002) ордера для оформления поступления в кассу и выдачи из кассы наличных денег;

– книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № 0310005) для учета движения наличности между старшим кассиром и остальными кассирами компании в течение рабочего дня.

Унифицированные формы этих документов приведены в постановлении Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Кроме того, для выдачи наличных денег из кассы организации могут использовать:

– расчетно-платежную ведомость (форма № 0301009) для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам компании;

– платежную ведомость (форма № 0301011) для учета выданной работникам зарплаты и других выплат.

Унифицированные формы этих документов приведены в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В Порядке ведения кассовых операций ничего не говорится о журнале регистрации приходных и расходных ордеров № КО-3. Получается, что с этого года вести его необязательно.*

Начиная с этого года, организации могут формировать кассовые документы с применением компьютера и программного обеспечения. При этом все кассовые документы, сформированные с использованием технических средств, должны быть распечатаны на бумажном носителе (п. 2.5 Порядка).

Кассовые документы оформляются главным бухгалтером и кассиром, а в случае их отсутствия – руководителем организации (п. 2.1 Порядка).

Кассиру выдается печать (штамп), которая должна содержать реквизиты, подтверждающие проведение кассовых операций. Например, «получено», «выдано» или «погашено».

Кроме того, у кассира должны иметься образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

Операции по передаче денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Записи в книгу учета вносятся старшим кассиром в момент передачи наличных денежных средств.

1.6.1. Прием наличных денег*

Прием наличных денег кассир производит по приходным кассовым ордерам (п. 3.1 Порядка).*

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет:

– наличие подписи главного бухгалтера;

– соответствие подписи образцу;

– соответствие суммы наличных денег, проставленных цифрами, сумме наличных денег, проставленных прописью;

– наличие подтверждающих документов, указанных в приходном кассовом ордере.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.

Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира. После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег. В подтверждение приема наличных денег вносителю наличных денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру.

В квитанции к приходному кассовому ордеру кассир проставляет свою подпись и оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции.

Наличная выручка, полученная от покупателей с применением ККТ, приходуется в кассу на основании Z-отчета, сформированного кассиром-операционистом в конце рабочего дня.

Если организация принимает наличные денежные средства от юридического лица или индивидуального предпринимателя за реализованные товары, работы, услуги, то она должна выдать кассовый чек и квитанцию к приходному кассовому ордеру (письмо УФНС России по г. Москве от 20 апреля 2011 г. № 17-15/38757).

Организации, переведенные на уплату ЕНВД, могут не применять ККТ. В этом случае они должны на каждую сумму покупки оформлять приходный кассовый ордер.

1.6.2. Выдача наличных денег*

Кассир должен выдавать наличные деньги только при предъявлении получателем паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Выдача наличных лицу, которое не указано в расходном ордере, осуществляется на основании доверенности.

Доверенность необходимо приложить к расходному кассовому ордеру, расчетно-платежной или платежной ведомости.

Кассир должен сверить фамилию, имя, отчество получателя наличных денег, которые указаны в расходом кассовом ордере, в доверенности и в документе, удостоверяющем личность.

Если выдача наличных денег осуществляется по расчетно-платежной ведомости, то перед подписью лица, которому выданы наличные, кассир должен написать «по доверенности».

При выдаче наличных денег юридическому лицу по доверенности, которая оформлена на несколько выплат или на получение наличных денег у разных организаций, кассир делает копию доверенности и заверяет в порядке, установленном руководителем. Копию доверенности нужно приложить к расходному ордеру или платежной ведомости.

Выдача денег под отчет.* Согласно новому Порядку, выдача работникам наличных денег под отчет оформляется на основании письменного заявления подотчетного лица (п. 4.4 Порядка). Заявление оформляется в произвольной форме. Руководитель организации на этом заявлении должен сделать собственноручную надпись:

– о сумме наличных денег, подлежащих выплате;

– о сроке, на который выдаются наличные деньги.

Ниже руководитель ставит свою подпись и дату.

Подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Этот срок отсчитывается со дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу.

Авансовый отчет составляется по унифицированной форме № АО-1, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Обратите внимание! Выдача наличных денег под отчет возможна только при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по подотчетной сумме, полученной ранее. Следовательно, пока подотчетное лицо не представило в бухгалтерию авансовый отчет, выдавать новую подотчетную сумму ему не следует.

Если в течение месяца работник несколько раз получает деньги под отчет на хозяйственные нужды и составляет один авансовый отчет в конце месяца, имеет место факт нарушения Порядка ведения кассовых операций. Однако за это нарушение штрафные санкции не предусмотрены.

Довольно часто возникает вопрос: должен ли Директор писать заявление, чтобы получить деньги под отчет? Поскольку директор является работником организации, то и на него распространяется Порядок ведения кассовых операций.

Следовательно, для получения денежных средств под отчет из кассы юридического лица также должен написать заявление, которое подписывается иным уполномоченным лицом. Кроме того, как и прочие работники компании, директор обязан представлять авансовый отчет в трехдневный срок.

Выдача зарплаты.* Сумма заработной платы, которая подлежит выплате работникам, определяется на основании расчетно-платежной или платежной ведомости. Срок выдачи наличных определяется руководителем организации и указывается в расчетно-платежной (платежной) ведомости.

Для выплаты заработной платы организация может накапливать в кассе наличные деньги сверх установленного лимита в течение пяти рабочих дней, включая день получения наличных денег с банковского счета на эти выплаты (п. 1.4 Порядка).

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставляет оттиск штампа «Депонировано» или делает надпись «депонировано» напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег.

Затем кассир подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк. Далее он сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости и составляет реестр депонированных сумм (п. 1.4 Порядка).

Реестр депонированных сумм составляется в произвольной форме. При этом он должен содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование (фирменное наименование) юридического лица;

– дату оформления реестра;

– период возникновения депонированных сумм наличных денег;

– номер расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости;

– Ф.И.О. работника, не получившего наличные деньги;

– табельный номер работника;

– сумму невыплаченных наличных денег;

– итоговую сумму по реестру депонированных сумм;

– подпись и расшифровку подписи кассира.

В реестр депонированных сумм можно включать и дополнительные реквизиты, которые не указаны в Порядке ведения кассовых операций.

Нумерация реестров осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года.

После оформления реестра депонированных сумм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную или платежную ведомость, реестр депонированных сумм и передает их для сверки и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю.

На суммы, которые были выданы по расчетно-платежной или платежной ведомости, кассир оформляет расходный ордер. Его номер и дату кассир проставляет на последней странице расчетно-платежной ведомости.

<…>

Библиотека журнала «Главбух».

2. Рекомендация: Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе

<…>

Наличные деньги в кассе можно хранить только в пределах лимита, установленного учреждением. Лимит кассового остатка утвердите распоряжением (приказом) по учреждению. Сверхлимитные наличные денежные средства нужно сдать в банк для зачисления на расчетный (лицевой) счет учреждения.* Такой порядок установлен пунктами 1.2–1.4, 6.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, пунктом 2.2.1 Положения Банка России и Минфина России от 13 декабря 2006 г. № 173н, 298-П.

Ограничение на размер кассового остатка распространяется на все организации независимо от их организационно-правовой формы (в т. ч. на государственные (муниципальные) учреждения) и применяемой ими системы налогообложения.* Такой порядок установлен пунктом 1.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, пунктом 167 Инструкции к Единому Плану счетов № 157н, пунктом 4 статьи 346.11 и пунктом 5 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.

Учреждения должны инкассировать наличные деньги в банк только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит (п. 1.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

<…>

Если нет наличной выручки*

Если у учреждения наличной выручки нет (например, были только безналичные расчеты), то при расчете лимита учитывайте объем выданных наличных денег. Исключение составляют суммы, предназначенные для выплат зарплаты, стипендий и других выплат сотрудникам, – их при расчете лимита не учитывайте.

Для расчета лимита, если нет наличной выручки, воспользуйтесь формулой:

Лимит остатка наличных денег при отсутствии наличной выручки

=

Объем выдач за расчетный период

:

Расчетный период (но не более 92 рабочих дней)

×

Период времени между днями получения денег в банке (не более 7 (14) рабочих дней)

Расчетный период, за который определяется лимит кассового остатка, можно взять произвольный. Это может быть период:

  • предшествующий проведению расчета (например, расчет лимита на I квартал 2013 года производите на основе данных за IV квартал 2012 года);
  • максимального поступления наличных денег (например, расчет производите исходя из данных IV квартала предыдущего года, в котором были максимальные поступления выручки);
  • аналогичный за предыдущие годы (например, расчет лимита на I квартал 2013 года производите на основании показателей I квартала 2012 года).

В расчетный период включите все дни работы, но не более 92 рабочих дней. Если в выходные и нерабочие праздничные дни учреждение работает, то для расчета лимита эти дни также включите в расчетный период.

Период между днями получения денег в банке не может превышать семи рабочих дней. При отсутствии банка в населенном пункте по местонахождению учреждения указанный срок может быть увеличен до 14 рабочих дней.

Такой порядок следует из пункта II приложения к Положению Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

Получившееся значение лимита можно округлить до полных рублей (письмо Банка России от 24 сентября 2012 г. № 36-3/1876).

Пример расчета лимита остатка денежных средств в кассе. Наличной выручки нет, деньги снимаются с лицевого счета учреждения, открытого в финансовом органе*

Обособленных подразделений у ГУ НИИ «Альфа» нет. Наличные деньги снимаются по чеку с лицевого счета раз в три дня. Расчет лимита кассового остатка производится на основе данных бухучета за январь, февраль, март предыдущего года.

В «Альфе» установлена пятидневная рабочая неделя. Следовательно, расчетный период составляет 56 рабочих дней (15 дн. + 19 дн. + 22 дн.).

Учреждение осуществляет следующие кассовые операции с наличными:

  • выплата зарплаты сотрудникам и другие аналогичные выплаты;
  • выдача средств под отчет на командировочные расходы, ГСМ и хозяйственные нужды учреждения.

Оборот по кредиту счета 1.201.34.000 «Касса» без учета выплат сотрудникам составил 168 000 руб.:

  • в январе – 20 000 руб.;
  • в феврале – 52 000 руб.;
  • в марте – 96 000 руб.

Бухгалтер «Альфы» рассчитал допустимый лимит остатка наличных денег в кассе:
9000 руб. (168 000 руб. : 56 дн. × 3 дн.).

На основе этих данных руководитель учреждения установил своим распоряжением лимит кассового остатка в сумме 9000 руб.

<…>

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

12.03.2014 г.

С уважением,

Елена Изотова

эксперт БСС «Системы Главбух»

Ответ утвержден:

Наталией Зориной
ведущим экспертом БСС «Системы Главбух»

 

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль