Приказ по основной деятельности на выделение денежных средств

1259

Вопрос

Как правильно написать приказ по основной деятельности на выделение денежных средств, для проведения культурно-массового мероприятия? Нужно ли назначать материально-ответственное лицо за использование денег

Ответ

Приказ по основной деятельности на выделение денежных средств для проведения культурно-массового мероприятия является аналогичным приказ на выдачу денег под отчет. Примерный приказ о выдаче денег под отчет представлен в Форме (основание для выдачи денежных средств пропишите как для проведения культурно-массового мероприятия). В данном приказе указывается сотрудник, которому выделяются денежные средства, и он будет являться ответственным лицом. После проведения мероприятия он должен предоставить оправдательные документы.

Руководитель учреждения обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.

Следует учесть, что для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление. Типовая форма заявления не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме.

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. Руководитель организации должен сделать на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух » версия для бюджетных, казенных и автономных  учреждений

1. Рекомендация:Кому и сколько можно выдать денег под отчет

Кому можно выдать деньги под отчет

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ*.

Главбух советует: не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, частью приказа об учетной политике.

Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Заявление на выдачу подотчетных сумм

В государственных (муниципальных) учреждениях

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление. Типовая форма заявления не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме. В заявлении на выдачу денежных средств сотрудник должен указать:*

  • назначение аванса;
  • расчет (обоснование) размера аванса;
  • срок, на который выдается аванс.

Об этом сказано в пункте 213 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. Руководитель организации должен сделать на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению* (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

Внимание: предельный размер расчета наличными – 100 000 руб. по одной сделке – не применяется при выдаче подотчетных сумм сотруднику. Однако это ограничение действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) от лица организации сотрудник должен его соблюдать (письмо Банка России от 4 декабря 2007 г. № 190-Т). Если лимит будет нарушен, налоговые инспекторы могут оштрафовать организацию.

Инспекторы могут установить нарушение этого правила при проверке авансовых отчетов сотрудников (кассовых чеков, квитанций, приложенных к нему). Сумма штрафа для организации в этом случае может составить от 40 000 до 50 000 руб. Оштрафовать ее руководителя инспекторы вправе на сумму от 4000 до 5000 руб. Об этом сказано в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Обычно нарушения, связанные с превышением лимита расчетов наличными, носят разовый характер (правила расчетов не нарушаются постоянно в течение длительного времени). Такие правонарушения не считаются длящимися (п. 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 марта 2005 г. № 5). Поэтому инспекторы должны обнаружить их в течение двух месяцев, после того как сотрудник расплатится наличными (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Если они этот срок пропустили, то организацию оштрафовать нельзя.

Отчет за полученные деньги

При выдаче денег под отчет соблюдайте требование, которое установлено пунктом 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П: нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные деньги.

Внимание: если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги сотруднику под отчет (он еще не отчитался по предыдущей сумме), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение правил ведения кассовых операций.

Однако ответственность за этот проступок организация несет в строго ограниченных случаях (они указаны вст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится. Получается, что штраф за такое правонарушение законодательство не предусматривает. Такой вывод подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010, Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. № А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).

Особые правила установлены в отношении командировочных расходов. Отчитаться за эти суммы сотрудник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Изменить этот срок руководитель организации не может.

Главбух советует: если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, то выдайте его под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник вернет деньги в кассу организации.

Если этого не сделать, то налоговые инспекторы могут наказать организацию за превышение лимита остатка наличных денег в кассе. За это нарушение организации грозит штраф от 40 000 до 50 000 руб., а должностным лицам (например, руководителю) – от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Ситуация: Нужно ли заключить с сотрудником, которому выданы деньги под отчет, договор о полной материальной ответственности

Нет, не нужно.

Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Кроме того, наличие или отсутствие договора о материальной ответственности при выдаче денег под отчет ни на что не влияет. В случае невозврата подотчетных сумм взыскать их с сотрудника можно и без такого договора.* Объясняется это тем, что выданные суммы – аванс. А организация вправе удержать из заработка сотрудника невозвращенный аванс, выданный ему на служебные цели (ст. 137 ТК РФ).

Из рекомендации «Кому и сколько можно выдать денег под отчет»

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Форма: Приказ о выдаче денег под отчет руководителю

Государственное учреждение научно-исследовательский институт «Альфа»
ИНН 7708123459, КПП 770801001, ОКПО 98756423

полное наименование учреждения

ПРИКАЗ № 55
о выдаче денег под отчет*

г. Москва 09.01.2013

В связи с необходимостью приобрести канцтовары

ПРИКАЗЫВАЮ:

Выдать денежные средства в размере 3000 (Три тыс.) руб. мне, Львову А.В., за счет средств от приносящей доход деятельности на срок с 9 по 11 сентября 2013 года.

Директор____________А.В. Львов

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

06.03.2014г.

С уважением, Булат Ахмутинов

эксперт Горячей линии БСС «Система Главбух»

Ответ утвержден Наталией Зориной, ведущим экспертом Горячей линии БСС «Система Главбух»

_________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Вы внесли изменения в учетную политику на 2017 год?

  • Да 20%
  • Нет 80%
Другие опросы

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль