Аванс командированному сотруднику

275

Вопрос

Если сотрудник получил аванс на льготный проезд и не успев отчитаться за него по приказу направлен сразу же в командировку. Можно ли перечислить ему командировочные

Ответ

Направляя сотрудника в командировку, учреждение обязано выдать ему аванс. Аванс выдается с учетом продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат и т. п. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные).

 

При выдаче аванса нужно соблюдать следующие правила:

- деньги нельзя выдать, если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам, полученным им ранее;

- сумма аванса должна быть выдана на основании заявления сотрудника.

Таким образом, не перечисляйте сотруднику командировочные (аванс). Но в случае если сотрудник не отчитался по ранее выданному авансу не по своей вине, а в силу обстоятельств (отправлен в командировки), то руководитель на основании своего приказа вправе предусмотреть перечисление командировочных.

Также порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух » версия для бюджетных, казенных и автономных  учреждений

1. Ситуация: Как оформить и отразить в бухучете выдачу аванса на командировку по России

Направляя сотрудника в командировку, учреждение обязано выдать ему аванс. Аванс выдается с учетом продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат и т. п. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). Такой порядок предусмотрен статьей 168Трудового кодекса РФ.*

Из каких денег выдавать

При командировках по России аванс выдайте в рублях. На эти цели используйте деньги, полученные со счета учреждения в кассу (п. 167 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). О том, можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, см. Как выдать деньги под отчет.

Общие правила выдачи

При выдаче аванса нужно соблюдать следующие правила:*

Такие ограничения установлены пунктом 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, пунктами 213, 214Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО-2.

Бухучет

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с выдачей аванса на командировку по России, зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

Выдачу сотруднику аванса на командировку по России отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.208.12.560 (КРБ.1.208.22.560, КРБ.1.208.26.560) Кредит КИФ.1.201.34.610 (КРБ.1.304.05.(в разрезе КОСГУ))
– выданы под отчет деньги командированному сотруднику.

Такой порядок установлен пунктом 84 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета208.00, 201.34, 304.05).

Пример отражения в бухучете операции по выдаче аванса сотруднику, направленному в командировку по России

Казенное учреждение «Альфа» направило экономиста А.С. Кондратьева в командировку в г. Самару. Срок командировки – с 17 по 20 января. Задолженности по ранее выданным авансам у Кондратьева нет.

Бухгалтер, согласно командировочному удостоверению, рассчитал:

  • суточные в размере 400 руб. (100 руб./дн. × 4 дн.);
  • расходы на проживание в размере 1650 руб. (550 руб./дн. × 3 дн.);
  • расходы на проезд в размере 6500 руб. (справка железнодорожного вокзала).

16 января сотрудник получил из кассы деньги в сумме 8550 руб. (400 руб. + 1650 руб. + 6500 руб.).

Бухгалтер оформил эту операцию расходным кассовым ордером и сделал в учете проводки:

Дебет КРБ.1.208.12.560 Кредит КИФ.1.201.34.610
– 400 руб. – выдан Кондратьеву аванс на оплату суточных;

Дебет КРБ.1.208.22.560 Кредит КИФ.1.201.34.610
– 6500 руб. – выдан Кондратьеву аванс на оплату расходов по проезду;

Дебет КРБ.1.208.26.560 Кредит КИФ.1.201.34.610
– 1650 руб. – выдан Кондратьеву аванс на оплату расходов по проживанию.

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Ситуация: Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника

Какие расходы нужно возместить

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:*

  • оплату проезда;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
  • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Эти гарантии в полном объеме распространяются и на сотрудников, которые работают дистанционно (ч. 3 ст. 312.1 и 167 ТК РФ). В том числе когда такой сотрудник добирается к месту нахождения работодателя из города, где он проживает (письмо Минфина России от 8 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31945). Дело в том, что местом работы дистанционного сотрудника является место его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). А значит, служебная поездка до места, где расположен работодатель, является командировкой (ст. 166 ТК РФ).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). При этом работодатель вправе предусмотреть дифференцированный подход к возмещению командировочных расходов (например, в зависимости от должности сотрудника) (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

03.03.2014г.

С уважением, Булат Ахмутинов

эксперт Горячей линии БСС «Система Главбух»

Ответ утвержден Наталией Зориной, ведущим экспертом Горячей линии БСС «Система Главбух»

_________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль