Выдача денег под отчет с использованием расчетных (дебетовых) карт

1597

Вопрос

Федеральное государственное бюджетное учреждение просит разъяснить порядок выдачи средств под отчет и оформление их расходования (отчетные документы и корреспонденция счетов) с использованием расчетных (дебетовых) карт

Ответ

Уполномоченные сотрудники учреждений могут оплачивать товары (работы, услуги) расчетной (дебетовой) картой (через электронный терминал и другие устройства). Операции с использованием банковских карт проводятся без взимания комиссии. Об этом сказано в пункте 36 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31.12.2010 г. № 199н. Порядок отражения в бухучете операций, связанных с перечислением подотчетных сумм на расчетную (дебетовую) карту, приведен в рекомендации № 1. Оправдательными документами при расчетах по банковской карте являются оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.

Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация:  Как выдать деньги под отчет

Выдача подотчетных сумм наличными

Подотчетную сумму сотруднику можно выдать наличными из кассы.

Выдача сотруднику наличных денег под отчет из кассы предусмотрена пунктом 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. Суммы для выдачи под отчет получите в кассу:

со счета учреждения (подробнее об этом см. Как получить наличные деньги со счета учреждения в кассу);

через банкомат или пункт выдачи наличных с использованием расчетной (дебетовой) карты учреждения (п. 36 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н).

Кроме того уполномоченные сотрудники учреждений также могут оплачивать товары (работы, услуги) непосредственно самой расчетной (дебетовой) картой (через электронный терминал и другие устройства). Операции с использованием банковских карт проводятся без взимания комиссии. Об этом сказано в пункте 36 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н.*

<…>


Ситуация: можно ли перечислить подотчетные деньги на банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника

Решение о перечислении подотчетных сумм на банковские счета сотрудников учреждение должно принять самостоятельно.

Представители Минфина России и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:

оплаты командировочных расходов;

компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике учреждения нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами.

Такие разъяснения приведены в совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554.

Ранее представители этих ведомств при рассмотрении данного вопроса (в части командировочных расходов) также отмечали, что решение о перечислении подотчетных сумм на банковские счета сотрудников регулируется нормами трудового законодательства. Поэтому такое решение нужно закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте (в Положении о служебных командировках, в учетной политике и др.). В частности, в Минфине России положениями учетной политики и коллективным договором закреплен безналичный порядок перечисления командировочных расходов на счета сотрудников:

при командировках на территории России – в рублях с применением зарплатных карт;

при командировках на территории иностранных государств – в долларах США с применением банковских валютных карт (выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре).

Более того, Минфин России рекомендует организациям госсектора минимизировать наличное обращение денежных средств путем введения расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт.*

При этом органы Казначейства России не вправе запретить учреждениям перечислять на зарплатные карты подотчетные суммы (в частности, командировочные расходы). А также требовать представления вместе с заявкой на кассовый расход документов-оснований (п. 8 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 1 сентября 2008 г. № 87н).

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728, от 29 декабря 2011 г. № 14-01-07/1396-1966 и Казначейства России от 26 июля 2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с безналичным порядком выдачи денег под отчет, зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:*

<…>

Перечисление подотчетных сумм на расчетную (дебетовую) карту отразите проводками:

Дебет КРБ.1.210.03.560 Кредит КРБ.1.304.05.221 (КРБ.1.304.05.224, КРБ.1.304.05.225…)
– перечислены денежные средства на расчетную (дебетовую) карту;

Дебет КРБ.1.208.21.560 (0.208.24.560, 0.208.25.560…) Кредит КРБ.1.210.03.660
– отражено расходование (снятие наличных) средств подотчетным лицом с расчетной (дебетовой) карты.*

Такой порядок предусмотрен пунктами 92, 111 Инструкции № 162н.

В учете бюджетных учреждений:*

<…>

Перечисление подотчетных сумм на расчетную (дебетовую) карту отразите проводками:

Дебет 0.210.03.560 Кредит 0.201.11.610
– перечислены денежные средства на расчетную (дебетовую) карту;

Кредит 18 (код КОСГУ)
– отражено выбытие средств со счета учреждения;

Дебет 0.208.21.560 (0.208.24.560, 0.208.25.560…) Кредит 0.210.03.660
– отражено расходование (снятие наличных) средств подотчетным лицом с расчетной (дебетовой) карты.*

В настоящее время положения Инструкции № 174н не предусматривают корреспонденции счетов по расчетам с подотчетными лицами через расчетную (дебетовую) карту. Вместе с тем, в проекте Минфина России от 26 сентября 2012 г. данная корреспонденция установлена. Однако до вступления в силу положений проекта согласуйте этот вариант с финансовым органом (органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя, Казначейством России) (п. 4 Инструкции № 174н).

В учете автономных учреждений:*

<…>

Перечисление подотчетных сумм на расчетную (дебетовую) карту отразите проводками:

Дебет 0.210.03.000 Кредит 0.201.11.000 (0.201.21.000)
– перечислены денежные средства на расчетную (дебетовую) карту;

Кредит 18 (код вида выбытий)
– отражено выбытие средств со счета учреждения;

Дебет 0.208.21.000 (0.208.24.000, 0.208.25.000…) Кредит 0.210.03.000
– отражено расходование (снятие наличных) средств подотчетным лицом с расчетной (дебетовой) карты.*

В настоящее время положения Инструкции № 183н не предусматривают корреспонденции счетов по расчетам с подотчетными лицами через расчетную (дебетовую) карту. Вместе с тем, в проекте Минфина России от 26 сентября 2012 г. данная корреспонденция установлена. Однако до вступления в силу положений проекта согласуйте этот вариант с финансовым органом (органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя) (п. 5 Инструкции № 183н).

В 24–26 разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений), соответствующий структуре данных, утвержденных Планом финансово-хозяйственной деятельности (п. 3 Инструкции № 183н).

При всем этом следует отметить, что Положение Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П (п. 4.4) предусматривает возможность выдачи подотчетных денег только наличными из кассы. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. Однако позднее при комментировании расчетов по командировкам Банк России указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции (письмо от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513). Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому учреждение должно самостоятельно принять решение, руководствоваться ему этим письмом или нет.

<…>

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

2. Рекомендация: Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

<…>

Отчет по подотчетным суммам

В государственных (муниципальных) учреждениях*

В течение трех дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться по ним (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет (ф. 0504049) (Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).*

<…>

Проверка авансового отчета

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывная часть отчета) о том, что отчет принят к проверке, и передайте ее сотруднику.

Проверьте авансовый отчет, оформленный сотрудником. Для этого убедитесь, что соблюдены два условия.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого обратитесь к документу, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм (расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т. д.), и посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, сотрудник использовал деньги по целевому назначению.

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.*

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.*

<…>

Документальное подтверждение покупок

Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.*

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Станислав Бычков,

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

3. Рекомендация: Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Выдача аванса

Авансы под отчет выдавайте по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица. При этом в заявлении на выдачу денежных средств сотрудник должен указать:

назначение аванса;

расчет (обоснование) размера аванса;

срок, на который выдается аванс.

Об этом сказано в пункте 213 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Аванс выдавайте только при отсутствии у сотрудника задолженности по ранее выданным подотчетным суммам (п. 214 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Документальное подтверждение

Если сотрудник приобрел для учреждения имущество (основные средства, материальные запасы), работы или услуги, то факт поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Этот документ сотрудник должен получить у поставщика (подрядчика).*

Если такого документа нет, то создайте его сами (например, при поступлении материальных запасов без документов составьте акт в произвольной форме или по форме № М-7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подробнее о порядке составления первичных документов см. Как организовать документооборот в бухгалтерии.

Авансовый отчет

Об использовании полученных средств (денежных документов) подотчетное лицо представляет авансовый отчет (ф. 0504049) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, подотчетное лицо должно пронумеровать в порядке их записи в отчете. Такие правила предусмотрены Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, пунктом 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.*

Бухучет

Расчеты по суммам денежных средств (денежных документов), выдаваемых учреждением под отчет, в бухучете отражайте на счете 0.208.00.000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

К бухучету принимайте суммы произведенных расходов по авансовому отчету (ф. 0504049), который утвердил руководитель (п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Порядок отражения в бухучете расчетов с подотчетными лицами зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:*

<…>

Расходы, произведенные сотрудником и подтвержденные авансовым отчетом, учитывайте следующим образом.

Если сотрудник приобрел для учреждения имущество (основные средства, материальные запасы), то его стоимость отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.106.31.310 (КРБ.1.106.32.320, КРБ.1.105.31.340…) Кредит КРБ.1.208.31.660 (КРБ.1.208.32.660, КРБ.1.208.34.660...)
– приобретено имущество через подотчетное лицо.

Если подотчетное лицо принимало работы или услуги (например, сотрудник ремонтировал служебный автомобиль), то на их стоимость сделайте такую проводку:

Дебет КРБ.1.401.20.221 (КРБ.1.401.20.222, КРБ.1.109.60.225, КРБ.1.109.60.226…) Кредит КРБ.1.208.21.660 (КРБ.1.208.22.660, КРБ.1.208.25.660…)
– оказаны услуги (выполнены работы), приобретенные через подотчетное лицо.*

Обратите внимание, что использовать счет 0.109.00.000 нужно только в части формирования стоимости изготавливаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг), которые учреждение реализует за плату (п. 40 Инструкции № 162н).

Суммы НДС, предъявленные поставщиками либо фактически уплаченные при ввозе ценностей на территорию России, которые не включаются в стоимость материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг), отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.210.01.560 Кредит КРБ.1.208.21.660 (КРБ.1.208.31.660, КРБ.1.208.34.660…)
– отражена сумма НДС, не включаемая в стоимость НФА (работ, услуг).

<…>

В учете бюджетных учреждений:*

<…>

Расходы, произведенные сотрудником и подтвержденные авансовым отчетом, учитывайте следующим образом.

Если сотрудник приобрел для учреждения имущество (основные средства, материальные запасы), то его стоимость отразите проводками:

Дебет 0.106.31.310 (0.106.32.320, 0.105.31.340…) Кредит 0.208.31.660 (0.208.32.660, 0.208.34.660...)
– приобретено имущество через подотчетное лицо.

Если через подотчетное лицо выплачивались зарплата, компенсации, пособия, то на их сумму сделайте проводку:

<…>

Если подотчетное лицо принимало работы или услуги (например, сотрудник ремонтировал служебный автомобиль), то на их стоимость сделайте такую проводку:

Дебет 0.401.20.221 (0.109.70.222, 0.109.80.225…) Кредит 0.208.21.660 (0.208.22.660, 0.208.25.660…)
– оказаны услуги (выполнены работы), приобретенные через подотчетное лицо.*

Все вышеперечисленные суммы расходов, понесенные через сотрудника в рамках деятельности, облагаемой НДС, отражайте без НДС. На сумму входного налога сделайте такую проводку:

Дебет 0.210.01.560 Кредит 0.208.21.660 (0.208.22.660, 0.208.34.660…)
– учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

Такой порядок установлен пунктами 105, 106, 112 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 106.00, 109.00, 201.00, 208.00, 210.01, 401.20).

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

03.03.2014г.

С уважением,

эксперт  БСС «Системы Главбух»

Нефедова Галина

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной, ведущим экспертом направления БСС «Системы Главбух»



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 33.33%
  • Над составлением бюджетной сметы 7.41%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 74.07%
  • Над налоговой отчетностью 18.52%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль