Порядок хранения документов при автоматизированном учете

1373

Вопрос

 

 

Уважаемая Юлия Евгеньевна!

 

Ответ на Ваш вопрос от 27.02.2014 г. « Е сли бухгалтерский учет ведется в программе 1С, какие регистры необходимо распечатывать, а какие нет. Нужно ли распечатывать справки по форме 0504833 к первичной документации, главные книги, оборотные ведомости, или достаточно архивировать базу в установленные сроки учетной политикой учреждения. Что должно быть в учреждении в подшитом и подписанном вид е, при автоматизированном учете »

 

 

Ответ

Первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно.

 

Единственное условие – такие документы должны быть заверены в надлежащем порядке, то есть посредством электронной подписи.

В случае проверки, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно.

Что касается Справки по форме № 0504833.

Справку целесообразней распечатывать и подшивать к Журналам операций, по которым была составлена эта справка.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Систем ы Главбух

1. Ситуация: Можно ли хранить документы в электронном виде

Да, можно.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в виде электронных документов (ч. 5 ст. 9, ч. 6 ст. 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7, 11, 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены в надлежащем порядке, то есть посредством электронной подписи.*

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку* (п. 1 ст. 252 и п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях частей 1, 6 статьи 9, части 7 статьи 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктов 7, 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Из рекомендации «Как хранить бухгалтерские документы»

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Ситуация: В каких случаях нужно составлять бухгалтерскую справку и справку по форме № 0504833

Справку по форме № 0504833 составляйте при отражении операций, для которых не требуются документы от других организаций или граждан* (Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н). К таким операциям, в частности, относятся:*

Хозяйственные операции, которые нужно оформлять Справкой по форме № 0504833, приведены в Инструкциях № 162н, № 174н, № 183н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н.*

Также Справку по форме № 0504833 составьте при внесении исправлений в регистры бухучета путем оформления дополнительных (сторнировочных) бухгалтерских записей (п. 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).

Бухгалтерскую справку целесообразно составить, если бухгалтеру нужно обосновать расчеты, а законодательством применение Справки (ф. 0504833) в таком случае не предусмотрено. Например, при представлении уточненных деклараций для обоснования расчетов, отраженных в них (письмо ФНС России от 14 декабря 2006 г. № 02-6-10/233). Унифицированной формы такой справки не предусмотрено, поэтому составьте ее в произвольной форме. Этот первичный документ, как и все остальные, разработанные учреждением самостоятельно, должен содержать реквизиты, перечисленные в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Из рекомендации «Как организовать документооборот в бухгалтерии»

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

28.02.2014 г.

С уважением,

Елена Изотова

эксперт БСС «Системы Главбух»

Ответ утвержден:

Наталией Зориной
ведущим экспертом БСС «Системы Главбух»

 



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 24.44%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.89%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 68.89%
  • Над налоговой отчетностью 22.22%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль