Факт вручения гарантийного письма

214

Вопрос

Мы подаем контрагенту гарантийное письмо на оплату. Контрагент ставит штем. отметку без номера и подписи. Говорит, что внутренним их приказом, прописан такой регламент. Срок гарантийного письма до 28 февраля 2014 года. Сегодня нам принесли счёт на пени. Правомерно ли это? Какие наши и их действия? Должна ли быть отметка на гарантийном письме?

Ответ

Получить отметку в виде – как минимум – подписи и даты на экземпляре гарантийного письма необходимо. В противном случае впоследствии могут возникнуть проблемы с доказыванием факта вручения письма и негативные последствия в виде штрафных санкций. Однако принудить контрагента ставить такие отметки нельзя (если он, например, уклоняется). Поэтому на практике предпочтительны и более надежны иные способы вручения, в частности, заказным письмом с уведомлением о вручении. Подробнее – в рекомендации.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах « Систем ы Юрист » .

1. Рекомендация: Как организовать учет исходящей и входящей корреспонденции

<…>

Как организовать учет исходящей корреспонденции

Учет исходящей корреспонденции будет включать в себя последовательность действий с момента получения корреспонденции для отправки и до момента ее отправки адресату. Таким образом, сотрудник, отвечающий за работу с корреспонденцией, должен:

  • получить документ для отправки от сотрудников организации;
  • присвоить документу исходящий номер и зарегистрировать его в журнале исходящей корреспонденции. Исходящие номера документов обычно присваиваются валом в течение календарного года; нумерация, как правило, сквозная в течение года. Кроме того, целесообразно снимать копии с отправляемого документа и оставлять их в качестве приложений к журналу или в отдельной папке, а также сканировать исходящий документ и вести электронный архив. Это поможет восстановить содержание отправленного документа при необходимости (например, для повторной отправки в случае его неполучения адресатом);
  • подготовить документы для отправки (подписать конверт, составить опись, запечатать документы в конверт и т. д.);
  • отправить документ.

Документы можно отправить адресату несколькими способами. Выбор того или иного способа доставки корреспонденции зависит в первую очередь от того, как быстро нужно передать документ получателю и насколько важно быть уверенным, что документ дойдет в целости и сохранности. Во вторую очередь можно принять во внимание также стоимость отправки и широту сети распространения деятельности организации, оказывающей соответствующие услуги.

В основном отправители корреспонденции пользуются услугами следующих организаций.*

1. Почта России

Отправка корреспонденции с помощью услуг почтовой связи в настоящее время является самым распространенным способом доставки. Отправить письмо можно не только в самый далекий уголок нашей страны, но также и в другие страны. Стоимость почтовых услуг сравнительно невысока. Однако письма в отдельных случаях идут довольно долго, а их сохранность никто не гарантирует, поэтому любое письмо легко может потеряться.

При пользовании услугами почтовой связи рекомендуется отправлять корреспонденцию заказными письмами с уведомлениями о вручении. Дело в том, что каждое заказное письмо имеет свой уникальный 14-значный номер, по которому можно проследить путь и местонахождение письма. Чтобы получить информацию с интернет-сайта Почты России о движении заказного отправления, нужно ввести на сайте Почты России 14-значный код письма, указанный в квитанции об отправке. Факт получения письма адресатом будет подтверждаться вернувшимся уведомлением о вручении письма адресату.

2. Службы экспресс-доставки и курьерские службы

К услугам служб экспресс-доставки и курьеров прибегают значительно реже. Это связано с высокой ценой этих услуг в сравнении с доставкой писем по почте. В то же время подобные службы гарантируют как оперативность доставки, так и сохранность передаваемого письма. Максимальный срок доставки – несколько дней.

Как правило, отправитель передает представителю службы (курьеру) пакет документов. При передаче оформляется накладная, в которой фиксируется прием документов. Получение документов адресатом осуществляется лично и под подпись.

Территориальный охват деятельности таких служб разный. Курьеры, как правило, доставляют корреспонденцию в пределах одного города. Службы экспресс-доставки, как правило, занимаются доставкой корреспонденции как по стране, так и за ее пределами.

3. Факсимильная связь

Факсимильная связь всегда была быстрым и дешевым способом доставки информации непосредственно адресату. В повседневной практике организации нередко ограничиваются передачей документов по факсу, а оригинал документа отправляют лишь по требованию контрагента. Однако к передаче документов по факсу нужно подходить с осторожностью. Дело в том, что качество передачи информации по факсу далеко не самое лучшее, поэтому адресат может получить документ или его часть в абсолютно нечитаемом виде. Кроме того, существует риск получения недостоверной информации. Ведь при передаче документа по факсу можно составить поддельный документ, к которому приклеить копию подписи, а неровности фона и разные оттенки бумаги легко объяснить погрешностями в работе телефонной связи и низким качеством передачи информации.

Кроме того, поскольку каналы телефонной связи общедоступны, то нет никаких гарантий от несанкционированного доступа к информации. Поэтому не рекомендуется отправлять факсом копии личных документов, договоры и иные документы, которые содержат важную информацию. В частности, если эта информация ограниченного доступа и является коммерческой тайной.

В этой связи передачу документов по факсу рекомендуется использовать лишь как вспомогательный способ передачи информации, не отменяющий передачу оригинала документа через курьера или по почте. Например, если организация направляет претензию своему контрагенту, то после ее оформления и до отправки по почте копию претензии можно выслать адресату по факсу. При этом в обязательном порядке нужно поинтересоваться о лице, принявшем факс, его должности в организации, а также о качестве переданного документа. Если факсимильная копия документа получилась полностью или в части нечитабельной, необходимо повторить передачу.

На практике иногда используют следующий способ взять письменное подтверждение того, что документы, направленные по факсу, были получены адресатом. Можно попросить принимающую сторону поставить роспись на полученном документе (с соответствующей расшифровкой), указать должность, дату и время получения документа, а после этого направить этот документ по факсу отправителю. В таком случае у организации будет не только подтверждение направления документа адресату, но и доказательство получения такого документа адресатом.

Однако нужно иметь в виду, что данный способ не может считаться безусловным доказательством получения документа адресатом (а значит, в суде противоположная сторона cможет оспорить такое доказательство). Это связано с особенностями способа передачи информации по факсу.

Во-первых, зачастую документы доходят до отправителя не в самом лучшем качестве. Поэтому, если такой документ снова отправить по факсу, в итоге отправитель может получить документ, на котором почти не видно ни самого текста, ни другой значимой информации.

Во-вторых, такой способ не дает гарантий того, что документ точно был получен лицом, которому он предназначался. Дело в том, что в отличие от вручения почтового отправления при передаче документа по факсу нельзя проверить личность того, кто получил документ. Кроме того, подлинность подписи, переданной по факсу, легче оспорить по причине описанных выше технических недостатков этого способа связи.

Роман Масаладжиу

кандидат юридических наук, старший эксперт ЮСС «Система Юрист», преподаватель МГЮА им. О.Е. Кутафина

Данила Актянов

внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

2. Ситуация: Будет ли считаться соблюденным условие об обязательном досудебном порядке урегулирования спора, если претензия направлена по местонахождению организации и возвращена почтой с отметкой «адресат по указанному адресу не значится»

Да, будет.*

Местонахождение юридического лица определяется местом его государственной регистрации (п. 2 ст. 54 ГК РФ). В ЕГРЮЛ содержатся сведения об адресе (местонахождении) постоянно действующего исполнительного органа юридического лица либо иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности, по которому осуществляется связь с юридическим лицом (подп. «в» п. 1 ст. 5 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Таким образом, претензия, адресованная юридическому лицу, должна направляться по месту его нахождения, указанному в ЕГРЮЛ. Данный вывод подтверждается также и постановлением ФАС Северо-Западного округа от 17 ноября 2009 г. по делу № А52-2295/2009.*

Виктор Анохин

доктор юридических наук, профессор, заслуженный юрист РФ, председатель Арбитражного суда Воронежской области в отставке

Роман Масаладжиу

кандидат юридических наук, старший эксперт ЮСС «Система Юрист», преподаватель МГЮА им. О.Е. Кутафина

Виктор Юзефович

главный юрисконсульт департамента судебной практики ОАО «НК "Роснефть"»

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

21.02.2014г.

С уважением, Виктория Рыбалкина,

ведущий эксперт Горячей линии «Системы Юрист»

Ответ утвержден Натальей Колосовой,

ведущим экспертом Горячей линии «Системы Главбух»

 



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 22.92%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.33%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 68.75%
  • Над налоговой отчетностью 22.92%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль