Документальное оформление кадровых документов

194

Вопрос

1. Программа 1С-Бухгалтерия сформировала под одним и тем же номером прием нового сотрудника на работу и "кадровое перемещение", в котором отражаются и перевод на другую должность, и перевод в другой отдел, и новые оклады с надбавками. Допускается ли это? В каких случаях кадровики составляют приказы "Лс" (по "личному составу"), а в каких "Лк" ("кадры")? 2. В учреждении отсутствует должность кадровика. Может ли главный бухгалтер без доплаты быть ответственным, например, за ведение трудовых книжек?

Ответ

Приказ на прием на работу и приказ на перевод сотрудника на другую должность в другой отдел не могут быть зарегистрированы в учреждении под одним порядковым номеров. Так как это два совершенно различных документа, составленные по разным формам (приказ о приеме на работу  - форма №Т-1, приказ о переводе на другую должность  - форма № Т-5). Буквенные обозначения обычно применяют в крупных организациях с большим штатом сотрудников. Для разных кадровых приказов они устанавливают разные буквенные обозначения, например, «п» – прием на работу, «от» – отпуск, «к» – командировка. Тогда и цифровая нумерация в пределах каждого массива приказов будет своя. В небольших организациях обычно не разбивают приказы по личному составу на отдельные массивы, а используют один буквенный индекс для всех приказов – «к», «ок» или «лс». Соответственно и случаи применения буквенных обозначений «Лс» - по личному составу и «Лк» - кадры, должно устанавливать учреждение самостоятельно в случае их применения. В случае отсутствия в учреждении должности кадровика, главный бухгалтер может выполнять обязанности кадровика по ведению трудовых книжек без доплаты только в том случае, если такое условие есть в должностной инструкции главного бухгалтера (трудовом договоре), то есть это его обычные должностные обязанности. Никакой доплаты за их выполнение ему начислять не нужно. Если же главного бухгалтера привлекают к ведению трудовых книжек (выполнению дополнительных обязанностей) отдельным приказом руководителя, в таком случае, главный бухгалтер должен быть согласен с возложением на него данных обязанностей. При этом за выполнение дополнительной работы ему должны начислить доплату. Размер такой доплаты определяется по соглашению администрации организации и сотрудника.

 

Об ос нование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух и материалах Системы Кадры

1. Рекомендация: Как оформить прием сотрудника на работу

<…>

Приказ о приеме на работу

Прием сотрудника на работу оформите приказом,* изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора. Об этом сказано в части 1 статьи 68 Трудового кодекса РФ. Для лиц, с которыми организация заключит гражданско-правовые договоры (подряда, возмездного оказания услуг и т. п.), приказы о приеме не нужны. Трудовое законодательство на них не распространяется (ст. 11 ТК РФ).

В государственных и муниципальных учреждениях

Организации госсектора могут по собственному выбору:

  • использовать унифицированную форму приказа;
  • применять самостоятельно разработанную форму.

Подробнее об этом см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

Унифицированные формы приказов о приеме на работу утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. При приеме одного человека составляют приказ по форме № Т-1.* Если организация одновременно примет на работу несколько человек, то удобнее сделать приказ по списочной форме № Т-1а.

<…>

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Рекомендация: Как оформить перевод сотрудника на постоянную работу в пределах одной организации

В Трудовом кодексе РФ предусмотрено два вида переводов на другую работу: временный* (ст. 72.2 ТК РФ) и постоянный.*

<…>

Документальное оформление

<…>

Независимо от того, кто выступает инициатором перевода, основанием для издания приказа являются изменения к трудовому договору. Изменения к трудовому договору оформите в виде дополнительного соглашения* (ст. 57, 72 и 72.1 ТК РФ).

В государственных и муниципальных учреждениях

При этом для издания приказа о переводе организации госсектора по собственному выбору могут:

Подробнее об этом см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

Обратите внимание, что при переводе сотрудника в пределах одной организации работодатель не может установить ему испытательный срок (ст. 70 ТК РФ).

Запись о переводе в трудовую книжку сотрудника внесите не позднее чем через неделю со дня перевода (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

В завершение процедуры сделайте запись о переводе в личной карточке сотрудника. С ней ознакомьте сотрудника под подпись.

Пример оформления перевода сотрудника на другую постоянную работу в пределах одной организации*

Наладчика оборудования производственного цеха А.В. Лампочкина уведомили о предстоящем его переводе на работу в производственный цех на должность электрика участка. С переводом он согласен. Для внесения изменений в трудовой договор было оформлено дополнительное соглашение к нему. Директор издал приказ о переводе (по форме Т-5).

Запись о переводе на другую должность была внесена в трудовую книжку сотрудника и в раздел III его личной карточки по форме № Т-2.

<…>

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

3. Ситуация: По какому принципу присваиваются буквенные индексы приказам по личному составу

В небольших организациях обычно не разбивают приказы по личному составу на отдельные массивы, а используют один буквенный индекс для всех приказов – «к», «ок» или «лс».

В крупных организациях с большим штатом сотрудников для разных кадровых приказов устанавливаются разные буквенные обозначения. Например, «п» – прием на работу, «от» – отпуск, «к» – командировка. Тогда и цифровая нумерация в пределах каждого массива приказов будет своя.*

В очень крупных организациях к буквенным индексам добавляется еще и обозначение категорий персонала. Например, «пр» – прием на работу рабочего, «пс» – прием на работу специалиста.

Из ответа «Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу»

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

4. Ситуация: Нужно ли установить доплату сотруднику, который выполнял обязанности другого сотрудника, пока тот был в отпуске (болел)

Ответ на этот вопрос зависит от того, предусмотрено ли в должностной инструкции сотрудника (трудовом договоре с ним) выполнение обязанностей отсутствующего сотрудника.

Если такое условие в должностной инструкции сотрудника (трудовом договоре) есть – это его обычные должностные обязанности. Никакой доплаты за их выполнение ему начислять не нужно. Такой вывод подтверждается письмом Минздравсоцразвития России от 12 марта 2012 г. № 22-2-897.

Если же сотрудника привлекают к выполнению дополнительных обязанностей отдельным приказом руководителя, на такие случаи распространяются требования статей 60.2 и 151 Трудового кодекса РФ. Так, сотрудник должен быть согласен с временным возложением на него обязанностей другого сотрудника. При этом за выполнение дополнительной работы ему должны начислить доплату. Размер такой доплаты определяется по соглашению администрации организации и сотрудника.*

Из рекомендации «Как установить доплату за совмещение профессий или должностей (доплату за временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника)»

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

21.02.2014г.

С уважением,

Екатерина Самодурова эксперт БСС «Системы Главбух»

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной

ведущим экспертом БСС  «Системы Главбух»

 

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль