Учет проездных билетов

1620

Вопрос

Казенное учреждение, для своей профессиональной деятельности , приобретает через подотчетное лицо проездной билет (электронный кошелек). В чеке "оплата за пополнение остатка электронных денежных средств". Так же в чеке указано сколько поездок допустимо. Учреждением не определен порядок выдачи и хранения данного документа. Подтверждающие поез д ку талоны не учитываются. Проводка 1 401 20/ 1 208 00., т.е. списываются сразу на финансовый результат. При проверке данного вопроса, ревизор выразил мнение, что проводка не верная, следовало провести списание с 208 счета на 201 35 - денежный документ. Соответственно, храниться он должен в фондовой кассе, порядок выдачи и списания должен быть определен внутренним локальным актом. Прав ли ревизор? Можно ли квалифицировать нарушение как "скрытая дебиторская задолженность", если пополнение электронного кошелька произведено 31.12.2013 г. на 70 поездок, а следующее пополнение было уже в феврале 2014 г.

Ответ

По нашему мнению учитывать проездные билеты на общественный транспорт можно следующим образом:

 

1. По общему правилу проездные билеты являются денежными документами и их необходимо приходовать на счет 0.201.35.000. При выдаче билетов необходимо сделать проводку: Дебет КРБ.1.208.22.560 Кредит КРБ.1.201.35.610.

2. Электронные проездные билеты необходимо учитывать на забалансовых счетах, так как они являются собственностью организации, которая ее выпустила. Бухучет таких билетов приведен в ответе в ситуации.

В любом случае учреждению необходимо организовать учет проездных билетов и закрепить его в учетной политике.

Скрытая дебиторская задолженность возникает вследствие предварительной оплаты материалов поставщикам без их отгрузки учреждению. По нашему мнению оплата 70 поездок 31 декабря, которые будут использованы сотрудниками в январе-феврале, не может быть расценена как скрытая дебиторская задолженность. Однако такое понятие в законодательстве отсутствует и за него не предусмотрена прямая ответственность.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух .

Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на приобретение проездных билетов на общественный транспорт

<…>

Бухучет

Прежде чем выдать проездные билеты сотрудникам, их нужно оприходовать. Проездные билеты являются денежными документами. Поэтому в бухучете их поступление отразите на счете 0.201.35.000 «Денежные документы». Об этом сказано в пункте 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.*

Расходы на приобретение проездных документов отражайте по подстатье КОСГУ 222 «Транспортные услуги» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н).

В бухучете порядок отражения операций по приобретению и выдаче проездных документов зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

При поступлении проездных билетов в кассу сделайте проводку:

Дебет КРБ.1.201.35.510 Кредит КРБ.1.302.22.730
– оприходованы в кассу проездные билеты.

Выдачу проездных билетов из кассы сотрудникам отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.208.22.560 Кредит КРБ.1.201.35.610
– выданы проездные билеты под отчет.

Такой порядок установлен пунктами 50, 102 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета201.35, 208.00).*

Пример отражения в бухучете расходов на приобретение проездных билетов для сотрудников с разъездным характером работы

1 марта казенное учреждение «Альфа» получило и оплатило перечислением один месячный проездной билет на проезд в метро. Стоимость билета составляет 1270 руб. (без НДС). По правилам, установленным в учреждении, приобретенные билеты хранятся в кассе учреждения и выдаются сотрудникам при совершении ими поездок по городу в служебных целях.

Список сотрудников, имеющих право пользования проездными билетами, утвержден приказом руководителя учреждения. Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. По окончании срока действия проездных билетов их стоимость списывается на расходы.

1 марта сотруднику учреждения А.С. Кондратьеву был выдан проездной билет. В конце месяца сотрудник оформил авансовый отчет, приложив использованный проездной билет.

В учете учреждения сделаны следующие записи.

28 февраля:

Дебет КРБ.1.201.35.510 Кредит КРБ.1.302.22.730
– 1270 руб. – оприходован в кассу месячный проездной билет;

Дебет КРБ.1.302.22.830 Кредит КРБ.1.304.05.222
– 1270 руб. – оплачен месячный проездной билет;

Дебет КРБ.1.208.22.560 Кредит КРБ.1.201.35.610
– 1270 руб. – выдан проездной билет сотруднику.

31 марта:

Дебет КРБ.1.401.20.222 Кредит КРБ.1.208.22.660
– 1270 руб. – списана стоимость использованного проездного билета.

<…>

Ситуация: как отразить в бухучете электронные проездные билеты на общественный транспорт (транспортные карты)

В бухучете транспортные карты учитывайте на забалансовых счетах. Объясняется это так.

Транспортная карта является собственностью организации, которая ее выпустила. Она содержит информацию об авансовых платежах в оплату стоимости проезда, однако средством платежа не считается. Поэтому отражать транспортную карту на балансовых счетах не нужно.

Вместе с тем, для контроля за сохранностью транспортных карт целесообразно организовать их учет за балансом.

Для этого учреждение может ввести дополнительный забалансовый счет, например счет 29 «Транспортные карты» (п. 332 Инструкции к Единому плану счетов № 157н), либо предусмотреть учет карт на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Учет ведите в разрезе материально-ответственных лиц в условной оценке (одна карта – 1 руб.) либо по стоимости приобретения.

Выбранный порядок учета и оценки закрепите в учетной политике.*

Такие разъяснения даны в письме Минфина России от 12 октября 2012 г. № 02-06-10/4243.

Главбух советует: при утверждении дополнительных забалансовых счетов целесообразно к номеру счета добавить префикс в виде буквы, например: счет 29К «Транспортные карты».

Это нужно для того, чтобы не пересекаться с Планом счетов, утверждаемым Минфином России, так как не исключено, что перечень забалансовых счетов может быть расширен (сейчас их 26, но могут добавить и другие счета, в т. ч. 29).

При приобретении транспортной карты учреждение должно внести залоговую стоимость карты. Расходы на внесение залога отразите по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги». Расходы на пополнение карты (авансовые платежи в оплату стоимости проезда) отражайте по подстатье КОСГУ 222 «Транспортные услуги». Такой вывод следует израздела V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Порядок отражения в учете расходов на проезд с использованием транспортной карты зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

При внесении залога за транспортную карту сделайте проводку:

Дебет КРБ.1.206.26.560 Кредит КРБ.1.304.05.226
– перечислена залоговая стоимость.

Получение транспортной карты оформите записью (в зависимости от порядка, установленного учетной политикой):

Дебет 29 «Транспортные карты» (Дебет 03 «Транспортные карты»)
– принята к учету транспортная карта.

При внесении авансового платежа в оплату стоимости проезда сделайте проводку:

Дебет КРБ.1.206.22.560 Кредит КРБ.1.304.05.222
– внесена предоплата за транспортные услуги.

По мере оказания транспортных услуг оформляйте записи:

Дебет КРБ.1.401.20.222 (КРБ.1.109.60.222–КРБ.1.109.90.222) Кредит КРБ.1.302.22.730
– списаны транспортные расходы;

Дебет КРБ.1.302.22.830 Кредит КРБ.1.206.22.660
– отражен зачет обязательств по оказанным транспортным услугам в счет перечисленного ранее аванса.

Такой порядок установлен пунктами 80, 102 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (п. 332, 337, счета 109.00, 206.00, 302.00, 304.05, 401.20) и разъяснен в письме Минфина России от 12 октября 2012 г. № 02-06-10/4243.*

Обратите внимание, что использовать счет 0.109.00.000 при списании транспортных расходов нужно только в части формирования стоимости изготавливаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг), которую учреждение реализует за плату (п. 40 Инструкции № 162н).

<…>

Станислав Бычков,

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Наталия Гусева,

руководитель Научно-практического института методологии и организации внутреннего контроля в государственном секторе, государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

20.02.2014 г.

С уважением,

Евгения Душкина, эксперт БСС «Системы Главбух»

Ответ утвержден:
Ольгой Холиной, ведущим экспертом БСС «Системы Главбух»

 



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 40%
  • Над составлением бюджетной сметы 20%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 60%
  • Над налоговой отчетностью 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль