Срок проведения инвентаризации материалов

221

Вопрос

В какие сроки проводится инвентаризация именно материалов? Считается ли нарушением, если в течении года инвентаризация не проводилась? Чем это грозит при ревизии. На практике обычно проводят на 01 октября или на 01 декабря? Как будет правильнее, по законодательству. Имеем ли право проводить в другие сроки, например на 15 декабря или на 01 сентября

Ответ

По своему желанию учреждение может провести инвентаризацию в любой момент, в том числе и материальных запасов.

Ответственность за непроведение инвентаризации законодательством не предусмотрена.

Однако инвентаризацию учреждение должно проводить, чтобы обеспечить достоверность данных о своем имуществе и обязательствах. Отсутствие регулярных проверок может привести к тому, что бухгалтерская отчетность в какой-то момент окажется неправильной. А за это правонарушение предусмотрена ответственность как для самого учреждения, так и для его должностных лиц.

Порядок инвентаризации (как обязательной, так и добровольной) отразите в учетной политике. Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике, в котором укажите:

- график инвентаризаций (в т. ч. обязательных) в отчетном году;

- даты инвентаризаций;

- перечень имущества и обязательств, которые необходимо проверить.

Обязательную инвентаризацию учреждение должно проводить в сроки, установленные в учетной политике, но обратите внимание, что такая инвентаризация проводится перед тем, как составлять годовую бухгалтерскую отчетность

Таким образом, учреждение вправе само выбирать, когда проводить инвентаризации.

Обратите внимание, что регламент проведения инвентаризации материальных запасов утвержден приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух » версия для бюджетных , казенных и автономных учреждений

1. Рекомендация:Как провести инвентаризацию

Государственные (муниципальные) учреждения проводят инвентаризацию имущества, финансовых активов и обязательств в соответствии с нормативно-правовыми актами Минфина России. Об этом сказано в пункте 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Инвентаризация может проводиться в добровольном или обязательном порядке.

По своему желанию учреждение может провести инвентаризацию в любой момент.*

Обязательная инвентаризация

В обязательном порядке инвентаризацию проводите:

  • при передаче имущества в аренду, его выкупе, продаже;
  • перед тем, как составлять годовую бухгалтерскую отчетность (при этом инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года, библиотечных фондов – один раз в пять лет);
  • при смене материально ответственных лиц;
  • когда выявлены факты хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • если учреждение реорганизуют, преобразуют или ликвидируют;
  • в других случаях, предусмотренных законодательством.

Такие требования содержатся в пункте 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Добровольная инвентаризация

Случаи, сроки и порядок добровольной инвентаризации, а также перечень объектов, которые нужно проверить, учреждение определяет самостоятельно (ч. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

Отражение в учетной политике

Порядок инвентаризации (как обязательной, так и добровольной) отразите в учетной политике (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике, в котором укажите:*

  • график инвентаризаций (в т. ч. обязательных) в отчетном году;
  • даты инвентаризаций;
  • перечень имущества и обязательств, которые необходимо проверить.

Инвентаризационная комиссия

В учреждении нужно создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. Ее состав утверждает руководитель учреждения приказом. В комиссию могут входить административно-управленческий персонал, а также специалисты других служб и отделов. Если объем работ большой, можно создать еще и рабочую комиссию. Такие правила следуют из пунктов 2.2 и 2.3Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Если же проверять нужно немного и есть ревизионная комиссия, то все может выполнить она. Инвентаризационную комиссию в этом случае создавать не надо. Это следует из пункта 2.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

При проведении инвентаризации в связи с реорганизацией в форме присоединения в состав комиссии целесообразно включить представителей учреждения-правопреемника (письмо Минфина России от 22 августа 2013 г. № 03-01-11/34511).

Участие материально ответственных лиц

Материально ответственные лица обязаны участвовать в инвентаризации, ревизиях и иных проверках вверенного им имущества (письмо Минфина России от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16). Условие об их обязательном присутствии при инвентаризации также предусмотрено договором о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

Главбух советует: из типовой формы договора о коллективной материальной ответственности не следует, что сотрудники (члены бригады) обязаны присутствовать при проведении инвентаризации вверенного им имущества (приложение 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). Однако стоит внести такое условие в договор. Такой совет дает Минфин России в письме от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16. Также об этом говорится впункте 2.8 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Подготовка к инвентаризации

Перед проведением инвентаризации:

  • подготовьте приказ о проведении инвентаризации;
  • соберите расписки от материально ответственных лиц о том, что все документы на имущество переданы в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии, поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны. Для этого предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте).

Такие требования содержатся в пункте 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Форму приказа о проведении инвентаризации можно выбирать. Учреждение вправе использовать:

Такой вывод следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

В нем укажите причину инвентаризации, состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, а также дату начала и окончания инвентаризации. Утвердить приказ должен руководитель учреждения. После этого документ передается председателю инвентаризационной комиссии.

Приказ зарегистрируйте в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Такой порядок следует из абзаца 1 пункта 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Документальное оформление

Чтобы оформить результаты инвентаризации, составьте инвентаризационную опись (приложение 3 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Для каждого вида имущества заполните свою форму.

Основными документами, которые нужно использовать при инвентаризации, являются:
– инвентаризационная опись ценных бумаг (ф. 0504081);
– инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);
– инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам, (ссудам) (ф. 0504083);
– инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах (ф. 0504084);
– инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям (ф. 0504085);
– инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
– инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
– инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088);
– инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
– инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091).

Полный перечень документов с порядком их заполнения см. в таблице.

Опись заполните вручную или на компьютере. При ее заполнении соблюдайте следующие правила:

– наименование инвентаризуемых объектов, их количество указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, которые приняты в учете;
– на каждой странице укажите прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны;
– при обнаружении ошибки зачеркните неправильную запись и над ней проставьте правильную (при этом исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами);
– не оставляйте незаполненные строки, на последней странице их прочеркивайте;
– на последней странице сделайте отметку о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, которые производят проверку.

Такой порядок предусмотрен в пункте 2.9 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Заполненную опись должны подписать все члены инвентаризационной комиссии. На первой странице описи материально ответственное лицо дает расписку. В ней он подтверждает, что комиссия проверила имущество в его присутствии, каких-либо претензий к членам комиссии у него нет, перечисленное в описи имущество принято на ответственное хранение. Об этом сказано в пунктах 2.9 и 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, и приказе Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или обнаружена недостача, оформите ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Ведомость составьте только по тому имуществу, по которому выявлены отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостачу), выявленные при инвентаризации. Такой порядок предусмотрен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Формы инвентаризационных ведомостей и ведомости расхождений по результатам инвентаризации утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

На основании ведомости расхождений (ф. 0504092) составьте акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Акт подписывают члены комиссии, и утверждает руководитель учреждения. Об этом сказано в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Внимание: если при проведении инвентаризации допущены нарушения, ее результаты могут быть признаны недействительными, а данные бухгалтерской отчетности – недостоверными.

Эта ситуация может возникнуть, например, при обращении учреждения в суд о взыскании ущерба с материально ответственного лица. Перечень основных ошибок в порядке проведения инвентаризации и при оформлении ее результатов приведен в таблице.

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Ситуация: Может ли налоговая инспекция оштрафовать учреждение за несвоевременное проведение обязательной инвентаризации

Нет, не может.

Ответственность за непроведение инвентаризации законодательством не предусмотрена.

Однако инвентаризацию учреждение должно проводить, чтобы обеспечить достоверность данных о своем имуществе и обязательствах (ч. 2 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Отсутствие регулярных проверок может привести к тому, что бухгалтерская отчетность в какой-то момент окажется неправильной. А за это правонарушение предусмотрена ответственность как для самого учреждения, так и для его должностных лиц.*

Из рекомендации «Как провести инвентаризацию»

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Статья: Инвентаризация материальных запасов

Регламент проведения инвентаризации утвержден приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».*

Цель инвентаризации – сопоставить фактическое наличие с данными бухгалтерского учета, выявить расхождения.

Комиссия в присутствии заведующего складом и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие материальных запасов.

Для отражения результатов инвентаризации применяется Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087).

Документ составляют по материально ответственным лицам с указанием места проведения инвентаризации. Материальные запасы в нем отражают по каждому наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Если активы хранятся у одного материально ответственного лица, но в разных изолированных помещениях, инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение опломбируется, а комиссия переходит в следующее помещение.

В описях на материальные запасы, переданные в переработку, указывают наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, их количество и фактическую стоимость по данным учета, дату передачи ценностей в переработку.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). По таре, пришедшей в негодность, инвентаризационная комиссия составляет акт на списание с указанием причин порчи.

Излишки или недостачу отражают в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Здесь фиксируют расхождения по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении. На основании данного документа оформляют Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Излишки приходуют по рыночной стоимости.

Пример отражения результатов инвентаризации

В ходе инвентаризации выявлены излишки хозяйственных материалов рыночной стоимостью 300 руб.

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Оприходованы излишки материальных запасов

4 105 36 340
«Увеличение стоимости прочих материальных запасов – иного движимого имущества учреждения»

4 401 10 180
«Прочие доходы»

300

При выявлении недостач материалы списываются на основании соответствующих актов. При этом стоимость материальных ценностей относят на уменьшение финансового результата текущего финансового года с одновременным предъявлением виновным лицам суммы причиненного ущерба.

Помните: для ряда видов материальных запасов введены нормы естественной убыли. Например, для лекарств они установлены приказом Минздрава России от 20 июля 2001 г. № 284 «Об утверждении норм естественной убыли лекарственных средств и изделий медицинского назначения в аптечных организациях независимо от организационно – правовой формы и формы собственности». То есть в рамках этих норм недостачу можно списать как естественную убыль.

Списание материальных запасов при выявлении недостач, хищений отражается по дебету счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы».

Пример списания недостач

В ходе инвентаризации в учреждении выявлена недостача продуктов питания на общую сумму 800 руб. (в том числе 50 руб. – в пределах норм естественной убыли, 750 руб. – сверх норм естественной убыли).

Рыночная стоимость продуктов питания, которые относятся к недостаче сверх норм естественной убыли, – 770 руб. Эта сумма взыскивается с материально ответственного лица.

В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списана естественная убыль материальных запасов в пределах установленных норм

4 401 20 272
«Расходование материальных запасов»

4 105 32 440
«Уменьшение стоимости продуктов питания – иного движимого имущества учреждения»

50

Списана с баланса стоимость материальных ценностей по балансовой стоимости

4 401 10 172
«Доходы от операций с активами»

4 105 32 440
«Уменьшение стоимости продуктов питания – иного движимого имущества учреждения»

750

Начислена задолженность по выявленной недостаче на виновное лицо

4 209 74 560
«Увеличение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов»

4 401 10 172
«Доходы от операций с активами»

770

Списание потерь материальных запасов, пришедших в негодность вследствие стихийных и иных бедствий, опасного природного явления, катастрофы, бухгалтер должен отразить по дебету счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами».

А вот активы, которые были уничтожены в результате террористических актов (иных действий, произведенных вне зависимости от воли учреждения как правообладателя), списываются с использованием счета 0 401 10 172.

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ – 2013

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

18.02.2014г.

С уважением, Булат Ахмутинов

эксперт Горячей линии БСС «Система Главбух»

Ответ утвержден Наталией Зориной, ведущим экспертом Горячей линии БСС «Система Главбух»

_________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 23.91%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.7%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 67.39%
  • Над налоговой отчетностью 23.91%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль