Оплата проезда командированого при использовании личного авто

96

Вопрос

 

 

Уважаемая Ольга Викторовна!

 

Ответ на Ваш вопрос от 17.02.2014 г. « Как правильно оплатить проезд в командировку, если работник использовал личный автомобиль и предоставил чеки на оплату ГСМ? »

 

 

Ответ

Сотруднику, направляющемуся в командировку на личном автомобиле, положена компенсация за использование личного имущества (транспорта), которая включает в себя оплату за ГСМ.

 

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации.

Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Требование от сотрудника оформления путевого листа нужно закрепить в локальных документах (см. аргументы по обязательному или необязательному оформлению путевых листов).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаци й Системы Главбух

1. Ситуация: Нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации* (п. 3 письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке* (п. 4 письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57). При этом, исходя из разъяснений, приведенных в данном письме, путевые листы для выплаты компенсации не требуются.*

Вместе с тем, представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:*

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения*

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

  • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
  • обосновывающие расчет суммы компенсации;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).*

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Из рекомендации «Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Рекомендация: Какие документы нужно офор мить при возвращении сотрудника из командировки

По возвращении из командировки сотрудник обязан дооформить документы, которые были составлены перед отъездом, и заполнить авансовый отчет.

Авансовый отчет*

Авансовый отчет нужно составить в одном экземпляре. Заполнить его можно как от руки, так и на компьютере. В оформлении участвуют сотрудник, вернувшийся из командировки, и бухгалтер организации.

На основании авансового отчета и приложенных к нему документов организация возмещает сотруднику командировочные расходы.

<…>

Первичные документы, подтверждающие расходы*

Вместе с авансовым отчетом сотрудник должен передать в бухгалтерию все документы, которые подтверждают его расходы и производственный характер командировки.

К ним относятся:

Представить авансовый отчет и подтверждающие документы сотрудник должен вне зависимости от того, какую систему налогообложения применяет организация (общий режим налогообложения, упрощенку или ЕНВД). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 30 октября 2013 г. № 03-11-11/46198.

Когда сотрудник принесет документы, выдайте ему расписку в получении. После этого приступите к проверке отчета и его бухгалтерской обработке. Суммы расходов разнесите по соответствующим статьям и спишите с подотчетного лица.

<…>

Оформить и представить в бухгалтерию первичные документы сотрудник обязан в течение трех рабочих дней после возвращения. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. Если сотрудник вернулся из командировки в выходной день или праздник, трехдневный срок нужно отсчитать со дня его выхода на работу. Об этом сказано в пункте 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

Кроме того, дополнительные документы придется оформить, если сотрудник будет возвращать неизрасходованные суммы, выданные под отчет на командировочные расходы (либо организация будет удерживать их из зарплаты). Или наоборот, организация будет возмещать сотруднику обоснованный перерасход. В последнем случае оформите расходный кассовый ордер по форме № КО-2.

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Справочники: Нормы компенсации за использование личного транспорта сотрудника

Кому выплачивается компенсация

Транспортное средство

Норма компенсации в месяц, руб.

Основание

Федеральные государственные гражданские служащие

Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно

2400

Приложение к постановлению Правительства РФ от 2 июля 2013 г. № 563

Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см

3000

Мотоциклы

1200

Сотрудники органов внутренних дел

Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно

3300

Постановление Правительства РФ от 30 декабря 2011 г. № 1199

 

Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см

4100

 

Мотоциклы

1650


Нормы расходов на выплату компенсации за использование личных легковых автомобилей (мотоциклов) для служебных поездок, в пределах которых такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций)

Транспортное средство

Норма компенсации в месяц, руб.

Основание

Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно

1200

Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92

Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см

1500

Мотоциклы

600

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

18.02.2014 г.

С уважением,

Елена Изотова

эксперт БСС «Системы Главбух»

Ответ утвержден:

Наталией Зориной
ведущим экспертом БСС «Системы Главбух»

 



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль