Использование личного транспорта сотрудника

292

Вопрос

С отрудник организации хочет использовать свой личный транспорт в служебных целях. Согласно ст. 188 ТК РФ, работодатель может заключить соглашение к трудовому договору об использовании личного транспорта. Как правильно это сделать? Какую сумму компенсации согласно законодательства можно прописать в соглашении? Что включают в себя компенсационные выплаты? облагается ли эта сумма НДФЛ?

Ответ

Оплата расходов сотрудника, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях зависит от того, как оформлены отношения с учреждением. Возможно два варианта: 1) выплачивается компенсация; 2) заключен договор аренды транспортного средства с сотрудником.

 

Компенсация, выплачиваемая работнику за использование его автомобиля для служебных поездок, не облагается налогом на доходы физлиц. Размер компенсации определяется по соглашению сторон. Он включает в себя сумму износа автомобиля, затраты на горюче-смазочные материалы, а также техническое обслуживание и текущий ремонт транспортного средства. Подробнее об этом- в статьях.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Статья: Компенсация сотруднику за использование в работе личного имущества

Компенсация, выплачиваемая работнику за использование его автомобиля для служебных поездок, не облагается налогом на доходы физлиц. Однако это не касается ситуации, когда работник управляет автомобилем по доверенности*.*

* Письма Минфина России от 25 октября 2012 г. № 03-04-06/9-305 и ФНС России от 25 октября 2012 г. № ЕД-4-3/18123@.

НДФЛ с компенсации

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ налогом на доходы физических лиц не облагаются все виды компенсационных выплат в пределах утвержденных норм, установленных законодательством и связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком своих трудовых обязанностей.

Размер компенсации

Поскольку глава 23 «Налог на доходы физических лиц» Налогового кодекса РФ не устанавливает порядок выплаты компенсаций при использовании личного имущества работника, в этом вопросе учреждению следует руководствоваться статьей 188 Трудового кодекса РФ (письма Минфина России от 27 августа 2012 г. № 03-04-05/6-1004, от 8 августа 2012 г. № 03-04-06/9-228).

Так, НДФЛ не облагаются компенсации, включая возмещение расходов работника на использование им личного имущества в интересах работодателя, в размере, установленном соглашением сторон трудового договора.*

В то же время ФНС России (письмо от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15@) указывает, что размер компенсации необходимо документально подтвердить. Речь идет, в частности, о компенсации расходов на сотовую связь или доступ в интернет. Например, работник должен предоставлять работодателю детализацию услуг связи, полученную им от оператора сотовой связи.

Между тем арбитражные суды не столь категоричны. По их мнению, работодатель вправе самостоятельно разработать порядок определения размера компенсации. Достаточно иметь приказ об использовании работниками личных телефонов в работе, служебные записки, заявления и чеки, подтверждающие оплату услуг связи, и другие документы, перечень которых устанавливается учреждением самостоятельно. Об этом – в постановлениях ФАС Центрального округа от 24 июня 2011 г. № А35-8471/2009, ФАС Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007.

Следует отметить, что компенсация за использование в служебных целях личного автомобиля работника, выплаченная сверх норм, закрепленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (в целях исчисления налога на прибыль), не облагается НДФЛ. В этом вопросе единодушны и Минфин России (письмо от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-327), и судьи (постановление Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. № 10627/06).

Имущество в собственности

По мнению чиновников, чтобы выплачиваемые компенсации не облагались НДФЛ, у работодателя должны иметься документы, подтверждающие, что используемое работником имущество является его собственностью (письма Минфина России от 25 октября 2012 г. № 03-04-06/9-305, от 17 июня 2009 г. № 03-04-06-01/138).* К примеру, автомобиль должен быть зарегистрирован на работника. Если же он работнику не принадлежит, а используется по доверенности, то компенсация за его использование должна облагаться налогом (письмо ФНС России от 25 октября 2012 г. № ЕД-4-3/18123@). Такая ситуация может возникнуть, если работник управляет автомобилем своих родителей или детей либо арендует его.

Минфин России в письме от 27 августа 2012 г. № 03-04-05/6-1004 соглашается только с тем, что компенсация без удержания НДФЛ правомерна, если работник использует автомобиль, зарегистрированный на супругу (супруга), поскольку такое авто как правило является их совместной собственностью. Хотя и в этом случае автомобиль может не быть совместной собственностью, например, если он был приобретен до заключения брака или брачным договором установлен иной вариант владения имуществом. Тогда НДФЛ с компенсации, выплачиваемой работнику, учреждению (как налоговому агенту) придется удержать.

Конечно, легко определить собственность на имущество, подлежащее государственной регистрации (автомобили, гаражи).

А как установить право собственности на иное имущество (например, на телефоны, компьютеры, инструменты)?

Чиновники считают, что работнику следует представить работодателю первичные документы на приобретение имущества. Но, на взгляд автора, это требование чрезмерно.

Во-первых, как правило, физические лица приобретают имущество по договорам розничной купли-продажи и, кроме кассового чека, могут не иметь первичных документов. А в кассовом чеке (и даже в товарном) фамилия покупателя не указывается.

Во-вторых, работник может получить имущество в собственность в качестве подарка. Тогда вовсе никаких документов не оформляется.

В-третьих, физические лица не обязаны хранить первичные документы, связанные с приобретением имущества. Потому чеки и накладные у работника могут быть просто потеряны.

С такой позицией соглашаются и арбитражные судьи (например, ФАС Поволжского округа в постановлении от 19 августа 2008 г. № А06-6865/07, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 17 июля 2007 г. № А56-49256/2006).

Налоговики настаивают: учреждение должно иметь документальное подтверждение того, что работник использует имущество в служебных целях, а также сумм произведенных в этой связи расходов. Ведь работнику компенсируется не факт владения имуществом, а его использование в служебных целях.

Страховые взносы при выплате компенсации

Компенсации (в пределах установленных норм), связанные с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей, страховыми взносами не облагаются (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации…»). Как видно, это аналогично норме по налогу на доходы физлиц.*

Таким образом, сумма компенсации и возмещения работнику расходов за использование личного имущества в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между учреждением и работником (письмо ПФР от 29 сентября 2010 г. № 30-21/10260).

А в письме ФСС России от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985 подчеркивается, что такая компенсация не подлежит обложению страховыми взносами как на обязательное социальное страхование, так и на травматизм.

При этом Минздравсоцразвития России в письме от 6 августа 2010 г. № 2538-19 обращает внимание, что сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона), не облагается страховыми взносами, если использование данного имущества связано с трудовой деятельностью специалиста (разъездной характер работы, служебные цели). При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с использованием имущества для трудовой деятельности. То есть учреждение должно располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на имущество, так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в работе.

Вместе с тем при расчете суммы компенсации работодателю рекомендовано учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации.

<…>

О.И. Слобцова, заместитель директора по проектам

ООО АКФ «Экспертный центр "Партнеры"»

Журнал «Зарплата в бюджетном учреждении», № 8, август 2012

2.Статья: Личный автомобиль для служебных целей

Существует два способа возместить специалисту бюджетного учреждения расходы на использование личного транспортного средства для служебных целей. Можно заключить с ним договор аренды или же выплатить компенсацию в рамках трудового договора. От того, как учреждение документально оформит такую операцию, будет зависеть и налоговая нагрузка. Порядок налогообложения данных сумм разъяснили финансисты.

Компенсируем расходы

Если бюджетное учреждение в своей деятельности использует личный автомобиль работника, необходимо возместить текущие расходы на его содержание и сумму износа. Это можно сделать с помощью компенсации, предусмотренной статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Предельные размеры таких компенсаций утверждены в приказе Минфина России от 4 февраля 2000 г. № 16н (далее – приказ № 16н). Этими нормативами и следует пользоваться бюджетным учреждениям.

При этом специалисты главного финансового ведомства особо отмечают, что бюджетные учреждения должны выплачивать компенсации строго в соответствии с порядком и условиями, установленными пунктами 1–6, 8 и 9 письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» (далее – письмо № 57).

Если учреждение не ведет деятельность, приносящую доход, для выплаты компенсации такие расходы должны быть утверждены в пределах ассигнований на содержание легковых автомобилей, предусмотренных на эти цели соответствующей сметой (п. 8 письма № 57).

Когда и в каких случаях выплачивается компенсация

Компенсация выплачивается только в тех случаях, когда труд работников, использующих для поездок личные автомашины, связан с постоянными разъездами. То есть разъездной характер работы должен быть прямо закреплен в должностной инструкции специалиста (п. 1 письма № 57).

Основанием для предоставления компенсации является приказ руководителя учреждения. В этом же документе устанавливается и размер выплаты (п. 3 письма № 57). Он включает в себя сумму износа автомобиля, затраты на горюче-смазочные материалы, а также техническое обслуживание и текущий ремонт транспортного средства.*

Обратите внимание: за время нахождения человека в отпуске, командировке, на больничном и в других случаях, когда личный автомобиль не используется, компенсация не выплачивается (письма Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-04-06-02/87, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).

А как быть, если работник использует для служебных поездок автомобиль иностранной марки? Можно ли выдавать компенсацию? Ведь в приказе № 16н дан перечень автомобилей только отечественного производства. Минфин России считает, что в этом случае возмещение расходов также положено. Размер компенсации будет зависеть от того, к какому классу по своим техническим параметрам может быть приравнен этот автомобиль (п. 2 письма № 57).

Затраты должны быть подтверждены документально

Для получения компенсации специалисту следует принести в бухгалтерию документы (п. 4 письма № 57):*
– копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке;
– документы, подтверждающие обоснованность понесенных расходов. Ими могут послужить чеки на горюче-смазочные материалы, акты о выполненных работах по ремонту данного автомобиля и т. д. Кроме этого первичным документом, подтверждающим использование личного транспорта в служебных целях, может послужить и путевой лист.

Напомним, что форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

<…>

Н. С. Савниа

аудитор

Журнал «Учет в бюджетных учреждениях», №3, март 2010

3.Статья: Если используется личный транспорт работника

Письмо Минфина России от 9 августа 2011 г. № 03-03-06/1/465

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей нормируются. При определении базы по налогу на прибыль можно учесть суммы, выплаченные в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.

О том, как учесть такую компенсацию, мы рассказали в статье «Автомобиль работника используется в служебных целях».*

Журнал «Учет в сфере образования», № 9, сентябрь 2011

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

Дополнительно по данному вопросу:

Нормы компенсации за использование личного транспорта сотрудника

18.02.2014г.

С уважением,

Ольга Трошина

Старший эксперт БСС «Системы Главбух»

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной,

Ведущим экспертом БСС «Системы Главбух»

 

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль