Порядок оплаты командировочных расходов

112

Вопрос

В учетной политике определено, что возмещение за командировочные расходы осуществляется по фактически затраченным средствам, после представления авансового отчета. Как в этом случае будет оформляться выдача денежных средств "в подотчет" и вообще нужно ли такое заявление, если средства возмещаются по факту?

Ответ

Утвердив учетной политике порядка оплаты  командировочных расходов по фактическим затратам после предоставления авансового отчета (после окончания командировки) учреждение нарушает права сотрудников и статью 168 ТК РФ. Так как направляя сотрудника в командировку, учреждение обязано выдать ему аванс. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). В соответствии с приведенным материалом выдача перерасхода по расходному кассовому ордеру формы КО-2 на основании утвержденного авансового отчета, предусмотрена только в том случае, когда сотрудник израсходовал сверх полученной под отчет суммы аванса. В данной ситуации аванс вообще не выдавался, поэтому выдавать командировочные расходы в данной ситуации нужно на основании заявления сотрудника, составленного в произвольной форме по расходному кассовому ордеру формы КО-2.

 

Об ос нование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

При проверке авансового отчета (ф. 0504049) может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано авансом. В этом случае образуется перерасход, равный сумме превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом. После утверждения руководителем авансового отчета перерасход признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством. Учреждение должно его возместить* (ст. 22 ТК РФ, п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).

Условия возмещения перерасхода

При принятии к учету расходов подотчетного лица (в т. ч. в сумме перерасхода) бухгалтер должен проверить:*

  • правильность оформления авансового отчета;
  • наличие документов, подтверждающих произведенные расходы (например, кассовые и товарные чеки, проездные документы, счета и т. п.);
  • обоснованность расходования средств (деньги были потрачены в соответствии с распоряжением руководителя и по тому назначению, которое указано в письменном заявлении подотчетного лица на выдачу аванса).*

Если одно из указанных условий не выполняется, то принимать к бухучету расходы подотчетного лица не нужно. А в случае перерасхода деньги сотруднику можно не возмещать. Таковы требования пункта 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Компенсация перерасхода из кассы

На основании утвержденного авансового отчета сумму, которую сотрудник израсходовал сверх полученной под отчет, выдайте ему из кассы. Для этого оформите расходный кассовый ордер формы № КО–2. Номер и дату этого документа укажите в таблице авансового отчета «Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода».*

<…>

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

2. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете выдачу аванса на командировку по России

Направляя сотрудника в командировку, учреждение обязано выдать ему аванс. Аванс выдается с учетом продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат и т. п. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). Такой порядок предусмотрен статьей 168Трудового кодекса РФ.*

<…>

Общие правила выдачи

При выдаче аванса нужно соблюдать следующие правила:*

Такие ограничения установлены пунктом 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, пунктами 213, 214Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО-2.*

<…>

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Рекомендация: Кому и сколько можно выдать денег под отчет

<…>

Заявление на выдачу подотчетных сумм (mod = 186, id = 2117)

В государственных (муниципальных) учреждениях

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление. Типовая форма заявления не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме. В заявлении на выдачу денежных средств сотрудник должен указать:*

  • назначение аванса;
  • расчет (обоснование) размера аванса;
  • срок, на который выдается аванс.*

Об этом сказано в пункте 213 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

<…>

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

14.02.2014г.

С уважением,

Екатерина Самодурова эксперт БСС «Системы Главбух»

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной

ведущим экспертом БСС  «Системы Главбух»

 



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 33.33%
  • Над составлением бюджетной сметы 5.56%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 72.22%
  • Над налоговой отчетностью 5.56%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль