Гербовая печать на документах

2685

Вопрос

Доброе утро! На каких документах образовательное учреждение должно ставить гербовую печать, а на каких печать для документов. Какая печать ставиться на подпись директора образовательного учреждения и в каких документах

Ответ

Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) гербовая печать организации вы можете просмотреть, перейдя по ссылке. На подпись руководителя ставится гербовая печать. Законодательство не ограничивает количество печатей, которые может иметь организация. Поэтому для оптимизации рабочего процесса организация по своему усмотрению вправе вводить дополнительные печати структурных подразделений для документов (ч. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ч. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 4 ст. 3 Закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ). Конкретный порядок использования печати для документов вам рекомендуется установить самостоятельно и закрепить в локальном нормативном акте, например, в учетной политике. В документе следует прописать не только перечень документов, на которых может и должна быть проставлена печать для документов , но и сотрудников, ответственных за проставление печати, а также порядок ее хранения, замены и уничтожения.

 

О боснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух версия для бюджетных, казенных и автономных учреждений , Система Кадры

1.Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии

<…>

Печать на документах

При использовании унифицированных документов печать на них необходимо ставить в тех случаях, когда это предусмотрено инструкцией по их применению. По меньшей мере в унифицированной форме должно быть предусмотрено место для печати, если она там необходима. При отсутствии печати на унифицированных документах налоговые инспекции могут доказать, что документ оформлен ненадлежащим образом. Согласно статье 252 Налогового кодекса РФ расходы по документам, составленным с нарушением действующего законодательства, не могут быть приняты для уменьшения налога на прибыль.

При использовании форм документов, разработанных самостоятельно, необходимо учитывать требования части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункта 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. В перечне обязательных реквизитов печати нет. Это означает, что и без нее документ будет действителен.

Случаи, когда на документах нужно обязательно ставить печать, приведены в таблице.*

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2.Ответ: В каких случаях на документах можно проставить кадровую печать вместо печати организации

Законодательство не ограничивает количество печатей, которые может иметь организация. Поэтому для оптимизации рабочего процесса организация по своему усмотрению вправе вводить дополнительные печати структурных подразделений, в том числе печать отдела кадров (ч. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ч. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 4 ст. 3 Закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ).

Главное различие между печатью организации и печатью отдела кадров заключается в том, что последняя является лишь вспомогательной. Печать отдела кадров служит для заверения подписи должностного лица кадровой службы и используется по ограниченному кругу документов – только таких, которые вправе заверять сотрудники кадровой службы.

Законодательство, в частности, прямо предусматривает возможность заверения документов кадровой печатью (вместо печати организации) в следующих случаях:

Конкретный порядок использования кадровой печати каждой организации рекомендуется установить самостоятельно и закрепить в локальном нормативном акте, например, Положении об отделе кадров. В документе следует прописать не только перечень документов, на которых может и должна быть проставлена кадровая печать (трудовые книжки, справки с места работы, документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников, заявления на загранпаспорт и т. п.), но и сотрудников, ответственных за проставление печати, а также порядок ее хранения, замены и уничтожения.*

Из ответа «Как организовать документооборот в кадровой службе»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3.Справочник: Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) печать организации

Документы

Нужна ли печать

Основание*

Финансовые документы

Документы по учету кассовых операций

Обязательна: только на последней странице кассовой книги (п. 2.5 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н)

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденныепостановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н

Необязательна: на всех остальных документах. В частности, на расходном кассовом ордере (форма КО-2) и в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). На квитанции к приходному кассовому ордеру (форма КО-1) достаточно штампа, подтверждающего проведение кассовой операции (п. 3.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П)

Расчетные документы (платежное поручение (заявка на кассовый расход), аккредитив, выписка и т. п.)

Обязательна: на всех платежных документах, по которым организация перечисляет средства. Исключение – заявки на кассовый расход, которые оформляют госучреждения

Положение Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П,раздел IX Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 10 октября 2008 г. № 8н

Необязательна: на банковской выписке, если документ распечатан с использованием средств вычислительной техники, на выписке из лицевого счета

Пункт 2.1 раздела 2 части 3 Правил, утвержденныхПоложением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П,пункты 159–168 Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 29 декабря 2012 г. № 24н,приложение № 7 к Порядку, утвержденному приказом Казначейства России от 29 декабря 2012 г. № 24н

Постановления ФАС Северо-Западного округа от 16 января 2007 г. № А56-46035/2005, Московского округа от 14 декабря 2006 г. № КА-А40/12070-06 иЗападно-Сибирского округа от 13 января 2005 г. № Ф04-9440/2004(7787-А45-25)

Бланки строгой отчетности (БСО)

Обязательна

Исключение из этого правила составляют БСО без реквизита «печать», утвержденные федеральными органами исполнительной власти

Кроме того, в некоторых случаях иногда удается доказать, что отсутствие печати не лишает документ статуса БСО (постановление ФАС Северо-Западного округа от 22 января 2007 г. № А56-12475/2006)

Пункты 3, 5 и 6 Положения, утвержденногопостановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359

Документы по учету денежных расчетов с населением при торговле с ККТ

Обязательна: если этого требуют указания по заполнению конкретной формы документа. Например, в журнале кассира-операциониста (форма КМ-4) или журнале по форме КМ-5

Указания, утвержденныепостановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132

Необязательна: во всех остальных случаях. Например, в справке-отчете кассира-операциониста (форма КМ-6)

Материальные документы по видам операций

Акт приемки-передачи в произвольной форме

Необязательна: этого не требует перечень обязательных реквизитов первичных документов. В то же время для продавца надежнее, если покупатель поставит свою печать. Это будет дополнительным аргументом, если покупатель откажется платить, ссылаясь на то, что в документе с его стороны стоит подпись неуполномоченного лица

Часть 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ,пункт 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н

Документы по учету торговых операций

Обязательна: только в товарной накладной (форма ТОРГ-12) и товарном журнале сотрудника мелкорозничной торговли (форма ТОРГ-23) – место для печати предусмотрено в формах документов. Однако в указаниях по заполнению этих документов про печать ничего не сказано

Указания, утвержденныепостановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132

Необязательна: во всех остальных случаях. Например, в акте о приемке товаров (форма ТОРГ-1), накладной на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма ТОРГ-13), акте о списании товаров (форма ТОРГ-16), товарном отчете (форма ТОРГ-29) и т. д.

Документы по учету торговых операций при продаже товаров в кредит

Обязательна: только в справке для покупки товаров в кредит (форма КР-1) и поручении-обязательстве (форма КР-2) – место для печати предусмотрено в формах документов. Однако в указаниях по заполнению этих документов про печать ничего не сказано

Указания, утвержденныепостановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132

Документы по учету торговых операций в комиссионной торговле

Необязательна: место для печати в этих документах не предусмотрено. Поэтому печать ставить не обязательно, в частности, в перечне товаров, принятых на комиссию (форма КОМИС-1), и справке о продаже товаров, принятых на комиссию (форма КОМИС-4)

Документы по учету операций в общественном питании

Необязательна: место для печати в этих документах не предусмотрено. Поэтому печать ставить не обязательно, в частности, в плане-меню (форма ОП-2), накладной на отпуск товара (форма ОП-4), закупочном акте (форма ОП-5), заказе-счете (форма ОП-20)

Указания, утвержденныепостановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132

Документы по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ

Обязательна:

На формах документов, которые предусматривают место для печати. Например, акт о приемке выполненных работ (форма КС-2), справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма КС-3), общий журнал работ (форма КС-6), акт приемки законченного строительством объекта (форма КС-11)

Указания по заполнению данной категории документов требуют поставить печать только для общего журнала работ (форма КС-6)

Указания, утвержденныепостановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100

Указания, утвержденныепостановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а

Документы по учету работы строительных машин и механизмов

Обязательна: в рапорте о работе башенного крана (форма ЭСМ-1) и рапорте-наряде о работе строительной машины (механизма) (форма ЭСМ-4), а также в справке для расчетов за выполненные работы (услуги) (форма ЭСМ-7) печать ставит заказчик

Раздел 1 указаний, утвержденныхпостановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78

Необязательна: во всех остальных документах (например, путевом листе строительной машины (форма ЭСМ-2) и рапорте о работе строительной машины (форма ЭСМ-3))

Документы по учету работ в автомобильном транспорте

Обязательна: на путевых листах всех типов транспортных средств, например, путевом листе легкового автомобиля (форма 3), путевом листе автобуса (форма 6). На товарно-транспортной накладной (форма 1-Т) требуется только печать грузоотправителя. Но для него лучше, чтобы и грузополучатель (при переходе прав собственности на груз) тоже поставил печать. Это будет дополнительным аргументом, если покупатель откажется платить, ссылаясь на то, что в документе с его стороны стоит подпись неуполномоченного лица

Раздел 2 указаний, утвержденныхпостановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78

Необязательна: на транспортной накладной

Пункт 9 правил, утвержденныхпостановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272

Материальные документы по видам имущества

Документы по учету материальных запасов

Обязательна: на акте об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма М-35). На этом документе печать ставят заказчик и подрядчик

Раздел 3 указаний, утвержденныхпостановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а

Необязательна: доверенности (формы М-2, М-2а), подписанные руководителем или иным уполномоченным лицом, действительны без печати организации

Пункт 4 статьи 185.1 Гражданского кодекса РФ,раздел 3 указаний, утвержденныхпостановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а

Необязательна: на документах по внутреннему перемещению и учету МПЗ (формы М-8, М-11,М-15, М-17) и акте о приемке материалов (форма М-7), который составляют при расхождении фактических данных и данных, указанных в сопроводительных документах

Раздел 3 указаний, утвержденныхпостановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а

Документы по учету основных средств и нематериальных активов

Обязательна: на всех актах приемки-передачи (сдачи) основных средств (формы ОС-1, ОС-1а,ОС-1б, ОС-3), акте о приемке-передаче оборудования в монтаж (форма ОС-15) и акте о выявленных дефектах оборудования (форма ОС-16)

Указания, утвержденныепостановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7

Необязательна: на инвентарных карточках (формы ОС-6, ОС-6а, ОС-6б, 0504031, 0504032), актах о списании основных средств (формы ОС-4,ОС-4а, ОС-4б), накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма ОС-2) и акте о приеме (поступлении) оборудования (форма ОС-14)

Документы по учету МБП

Необязательна

Раздел 4 указаний, утвержденныхпостановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а

Документы по учету результатов инвентаризации

Необязательна: места для печати в этих документах не предусмотрено. Поэтому печать ставить не обязательно, в частности:

  • в коммерческих организациях на инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3), сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-19), акте инвентаризации наличных денежных средств (форма ИНВ-15);
  • в государственных (муниципальных) учреждениях на инвентаризационной описи (сличительной ведомости) по объектам нефинансовых активов (форма 0504087), ведомости расхождений по результатам инвентаризации (форма 0504092)

Указания, утвержденныепостановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, Методические указания, утвержденныеприказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н

Кадровые документы

Трудовая книжка

Обязательна: печать ставят на первой странице

Пункт 2.2 Инструкции, утвержденнойпостановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69

Обязательна: печать ставят после записи об увольнении сотрудника

Пункт 35 Правил, утвержденныхпостановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225

Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма Т-73)

Обязательна: в форме Т-73 – место для печати предусмотрено в форме документа. Однако в указаниях по заполнению этого документа про печать ничего не сказано

Указания, утвержденныепостановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Командировочное удостоверение (форма Т-10)

Обязательна: отметку ставят в каждом пункте назначения

Разделы 1 и 2 указаний, утвержденныхпостановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н

Прочие документы (приказы, распоряжения, штатное расписание (форма Т-3), личная карточка сотрудника (форма Т-2), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а), табель учета рабочего времени (в коммерческих организациях – форма Т-13, в государственных (муниципальных) учреждениях – либо форма Т-13, либоформа 0504421), расчетно-платежная ведомость (в коммерческих организациях – форма Т-49, в государственных (муниципальных) учреждениях –форма 0504401), лицевые счета (формы Т-54, Т-54а) и т. д.)

Необязательна: ни сами формы, ни указания по их заполнению этого не предусматривают

Налоговые документы

Счет-фактура

Необязательна

Закон от 29 мая 2002 г. № 57-ФЗ внес изменения в пункт 6статьи 169 Налогового кодекса РФ, приложение 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137

Налоговая декларация

Обязательна: печать надо ставить только там, где этого требуют указания по заполнению формы. То есть не надо проштамповывать все листы, на которых есть подпись руководителя или представителя

Приказы Минфина России и ФНС России об утверждении форм деклараций

     

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

03.02.2014г.

С уважением,

Елена Пан эксперт «Системы Главбух»

Ответ утвержден:
Наталией Зориной ведущим экспертом Горячей линии «Системы Главбух»
___________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль