Учет ГСМ по топливным картам

345

Вопрос

Учреждение в декабре 2013 года приобрело 11 штук топливных карт. В бухгалтерском учете даны следующие проводки: оплачен аванс по договору: Д 206.34 - К 304.05 - 28 548,00 руб.; получено 11 штук топливных карт: Д 105.36 - К 302.34 - 95 160,00 руб.; зачтен аванс оплаченный: Д 302.34 - К 206.34 - 28 548,00 руб.; оплачено, за минусом аванса, за топливные карты: Д 302.34 - К 304.05 - 66 612,00 руб. списаны полученные топливные карты: Д 401.20.272 - К 105.36 - 95 160,00 руб., с одновременным отнесением на забалансовый счет 02 (в разрезе материально-ответственных лиц) 11 штук по цене за 1 руб. за карту - 11,00 руб. Верно ли отражены вышеперечисленные проводки в бухгалтерском учете? В феврале 2014 года будет происходить реализация топливных карт. В конце каждого месяца поставщик бензина представляет учреждению счет - фактуру о реализованном количестве бензина по каждой карте. И водитель (материально-ответственное лицо) учреждения сдает путевой лист, где видно количество заправленного бензина. Каким образом отражать в бухгалтерском учете учреждения списание бензина (по счетам-фактурам и путевым листам)?

Ответ

Приведенные проводки не совсем правильные. Вы оприходуете топливные карты на счет 105.06, а нужно - ГСМ счет 105.03. Операции в бухгалтерском учете отразите в соответствии с приведенным ниже материалом. Списание бензина нужно отражать на основании путевых листов (ч. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Для подтверждения используйте путевые листы, унифицированные формы которых приведены в приложении к приказу Минфина России от 15.12.2010 г. № 173н.

 

Порядок отражения топливных карт в бухучете зависит от условий договора с поставщиком ГСМ. Подробно об этом в рекомендации 2. Учитывая, что порядок учета карт прямо не прописан в инструкциях, учреждение может установить его самостоятельно. Например, ввести дополнительный забалансовый счет 27 «Топливные карты» в разрезе материально-ответственных лиц (п. 332 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении

приобретение ГСМ по топливным картам

Бухучет: приобретение топлива

В бухучете ГСМ, приобретенные по топливной карте, оприходуйте на счет 0.105.03.000 «Горюче-смазочные материалы». Топливо принимайте к учету по фактической стоимости с учетом НДС.*

Если топливо будет использоваться в деятельности, облагаемой НДС, то входной налог в стоимость топлива не включайте. Учтите его отдельно на счете 0.210.01.000 «Расчеты по НДС по приобретенным ценностям, работам, услугам».

Об этом сказано в пунктах 23, 100, 224 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

<…>

Операции по поступлению ГСМ отражайте в регистрах бухучета на основании первичных учетных документов (накладных поставщика и т. д.) (ч. 1 ст. 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7, 114 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с поступлением ГСМ по топливным картам, зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:*

Оприходование ГСМ, полученных с использованием топливной карты, отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.105.33.340 Кредит КРБ.1.302.34.730
– оприходованы ГСМ.*

Такой порядок установлен пунктами 23, 102 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета105.00, 302.00).

Пример отражения в бухучете приобретения ГСМ по топливным картам, не имеющим номинальной стоимости*

4 июня казенное учреждение «Альфа» заключило с АЗС договор на обслуживание топливной карты с пополняемым счетом. 7 июня учреждение заплатило сумму залоговой стоимости карты, полученной с условием возврата. Стоимость залога составляет 118 руб. По договору плата за обслуживание карты не взимается. Карта предназначена для заправки автомобиля ГАЗ-3110.

8 июня топливная карта была получена бухгалтером В.Н. Зайцевой и передана водителю Ю.И. Колесову.

29 июня учреждение перечислило на карту аванс в сумме 5900 руб.

В бухучете учреждения сделаны следующие записи.

7 июня:

Дебет КРБ.1.206.26.560 Кредит КРБ.1.304.05.226
– 118 руб. – перечислена сумма залоговой стоимости за топливную карту.

8 июня:

Дебет 27 «Материально ответственное лицо (В.Н. Зайцева)»
– 118 руб. – получена топливная карта;

Дебет 27 «Материально ответственное лицо (Ю.И. Колесов)» Кредит 27 «Материально ответственное лицо (В.Н. Зайцева)»
– 118 руб. – передана топливная карта водителю.

29 июня:

Дебет КРБ.1.206.34.560 Кредит КРБ.1.304.05.340
– 5900 руб. – перечислен аванс на карту.

В течение месяца (июля) Колесов получил по карте 380 литров дизельного топлива по цене 15 руб. за литр (в т. ч. НДС – 2,29 руб.):
– 5 июля – 180 литров на сумму 2700 руб. (в т. ч. НДС – 412 руб.);
– 19 июля – 200 литров на сумму 3000 руб. (в т. ч. НДС – 458 руб.).

Приобретение ГСМ бухгалтер отразил проводками.

5 июля:

Дебет КРБ.1.105.33.340 Кредит КРБ.1.302.34.730
– 2700 руб. – оприходованы ГСМ (на основании чеков АЗС).

19 июля:

Дебет КРБ.1.105.33.340 Кредит КРБ.1.302.34.730
– 3000 руб. – оприходованы ГСМ (на основании чеков АЗС).

По итогам месяца (31 июля) АЗС представила учреждению:

счет-фактуру;

акт приемки-передачи с указанием объема и стоимости фактически отпущенного топлива;

отчет по операциям с топливной картой.

В учете учреждения сделаны записи:

Дебет КРБ.1.302.34.830 Кредит КРБ.1.206.34.660
– 5700 руб. (2700 руб. + 3000 руб.) – зачтен ранее перечисленный аванс.

8 декабря карту вернули поставщику топлива. Карту возвращал непосредственно водитель по доверенности. В учете учреждения сделаны проводки:

Кредит 27 «Материально-ответственное лицо (Ю.И. Колесов)»
– 118 руб. – топливная карта возвращена через водителя поставщику;

Дебет КРБ.1.304.05.226 Кредит КРБ.1.206.26.660
– 118 руб. – получена от поставщика сумма залоговой стоимости топливной карты (как восстановление кассового расхода).

<…>

Документальное подтверждение*

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Для подтверждения используйте путевые листы, унифицированные формы которых приведены в приложении 1 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н (п. 25 Инструкции 162н, п. 36 Инструкции № 174н).*

О том, как заполнить путевой лист, см. Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ.

Нормативный расход топлива

По данным путевого листа рассчитайте нормативный расход топлива. Для этого воспользуйтесь формулами, приведенными в разделе 2 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. При расчете используйте поправочные коэффициенты для каждого автотранспортного средства, утвержденные приказом руководителя (абз. 6 раздела 1 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р). Пример расчета нормативного расхода топлива см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные.

Фактический расход топлива

Для определения фактического расхода топлива воспользуйтесь формулой:

Фактический расход топлива, л

=

Остаток топлива при выезде автомобиля, л

+

Количество топлива, заправленного в бак автомобиля, л

Остаток топлива на конец дня, л


Если фактический расход ГСМ меньше нормативного, в расходы спишите фактический расход.

Бухучет: списание топлива*

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки материальных запасов (по фактической стоимости каждой единицы, по средней фактической стоимости) (п. 108 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Порядок отражения в бухучете операций, связанных со списанием ГСМ, зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:*

При списании ГСМ сделайте запись:

Дебет КРБ.1.401.20.272 (КРБ.1.109.60.272–КРБ.1.109.90.272) Кредит КРБ.1.105.33.440
– списана стоимость израсходованного топлива в пределах норм (на основании путевого листа).*

Такой порядок установлен пунктом 26 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета105.00, 109.00, 401.20).

Обратите внимание, что использовать счет 0.109.00.000 при списании ГСМ нужно только в части формирования стоимости изготавливаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг), которую учреждение реализует за плату (п. 40 Инструкции № 162н).

<…>

Станислав Бычков,

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении топливные карты для приобретения ГСМ

Приобретение топливной карты – один из способов снабжения учреждения ГСМ. Помимо него, учреждение может приобрести топливо:

по талонам;

за наличный расчет.

Прежде чем выбрать тот или иной способ приобретения ГСМ, оцените плюсы и минусы каждого из них.

Виды топливных карт

Топливные карты бывают:

денежными (выдаются на определенный лимит стоимости ГСМ);

литровыми (выдаются на определенный лимит объема ГСМ).

Как оформить топливную карту

Чтобы приобретать ГСМ при помощи топливных карт, с оптовым поставщиком или непосредственно с АЗС нужно заключить договор.

Обычно схема работы с топливными картами выглядит так.

1. Учреждение перечисляет поставщику аванс по договору поставки бензина по топливным картам. Сумма по договору включает в себя стоимость топлива, цену самой карты (если карта передается учреждению за плату) и стоимость ее обслуживания. Некоторые нефтяные компании выдают карты бесплатно и не устанавливают плату за их обслуживание. Другие – взимают небольшую плату. При этом стоимость бензина, приобретенного по карте, как правило, ниже, чем при расчетах по талонам и за наличные.

2. После того как учреждение перечислило аванс, ему выдают топливную карту с PIN-кодом. Когда водитель заправляет машину, он предъявляет карту на АЗС.

3. Ежемесячно после обработки данных поставщик топлива (эмитент карты) представляет учреждению-покупателю:

счет-фактуру;

акт приемки-передачи, где указывается объем и стоимость выбранного топлива;

подробный отчет обо всех операциях по топливной карте. В него включаются сведения о поступлении и расходовании средств, а также о количестве отпущенных ГСМ.

Журнал учета топливных карт

Как правило, топливную карту закрепляют за конкретным сотрудником (водителем). Для контроля можно завести журнал учета приема и выдачи топливных карт. Типовой формы данного документа нет, поэтому учреждение вправе разработать ее самостоятельно. Главное, чтобы самостоятельно разработанный бланк содержал все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Порядок выдачи и возврата топливных карт не регламентируется. На практике можно обязать сотрудника сдавать карту либо ежедневно, либо при необходимости (по окончании срока ее действия, при увольнении, при уходе в отпуск и т. п.). Авансовые отчеты при расчетах за ГСМ с помощью топливных карт составлять не нужно.

Бухучет: общие правила

Внимание: пополняемые (многоразовые) топливные карты не являются денежными документами. Поэтому учитывать их на счете 0.201.35.000 «Денежные документы» нельзя.

Перечень документов, которые являются денежными документами приведен в пункте 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. В частности, это оплаченные талоны на товары (услуги), оплаченные путевки, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки. Этот перечень является открытым.

Однако исходя из документов, приведенных в перечне, можно сделать вывод, что к денежным относятся документы, имеющие в том числе следующие признаки:

номинальную стоимость (т. е. на какую сумму можно приобрести товар (услугу));

одноразовое получение товара (услуги) по одному документу. Например, по одному талону можно получить бензин (питание) один раз, по одной почтовой марке один раз отправить письмо.

Топливная карта представляет собой техническое средство (смарт-карту) для учета отпуска топлива на АЗС и подтверждения права его держателя на получение оплаченного топлива. Карта содержит информацию об общем количестве денежных средств, в пределах которых держатель вправе приобретать ГСМ. Сумма денежных средств на карте меняется в момент перечисления их от держателя, а также при отпуске топлива. То есть такие карты не имеют номинальной стоимости, и по ним можно получать топливо несколько раз. Следовательно, топливная карта не соответствует признакам денежного документа и не может учитываться на счете 0.201.35.000 «Денежные документы».

Порядок отражения топливных карт в бухучете зависит от условий договора с поставщиком ГСМ.

Бухучет: получение карты бесплатно*

В этом случае отражать карту в бухучете не требуется. При этом для контроля за сохранностью топливной карты можно ввести дополнительный забалансовый счет, например счет 27 «Топливные карты» в разрезе материально ответственных лиц. Дополнительные забалансовые счета укажите в учетной политике для целей бухучета. При получении топливной карты в учете сделайте проводку:

Дебет 27
– учтена на забалансовом счете топливная карта, полученная бесплатно.*

Такой порядок установлен частью 3 статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктами 6, 332 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Бухучет: приобретение с условием возврата*

В этом случае учреждение должно внести поставщику залоговую стоимость карты. Когда использование карты будет прекращено, учреждение возвратит ее обратно, а поставщик вернет ему залоговую стоимость. Поскольку топливная карта является собственностью поставщика топлива, то такое имущество нужно учитывать отдельно от собственного имущества учреждения. Поэтому полученную карту можно учитывать на дополнительном забалансовом счете, например на счете 27 «Топливные карты» в разрезе материально ответственных лиц. Дополнительные забалансовые счета укажите в учетной политике для целей бухучета. Это следует из положений пункта 332 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с предоставлением поставщиком топливной карты с условием возврата, зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:*

При оплате топливной карты сделайте проводку:

Дебет КРБ.1.206.26.560 Кредит КРБ.1.304.05.226
– перечислена поставщику топлива залоговая стоимость карты.

Получение топливной карты оформите записью:

Дебет 27
– принята топливная карта за баланс.

Порядок отражения возврата карты эмитенту зависит от периода использования карты.

Возврат карты эмитенту в течение текущего финансового года оформите проводкой:

Дебет КРБ.1.304.05.226 Кредит КРБ.1.206.26.660
– получена залоговая стоимость топливной карты (как восстановление кассового расхода).*

Если карта возвращается эмитенту после длительного использования (более года), эту операцию отразите следующим образом.

Сумму залоговой стоимости поставщик должен перечислить в доход бюджета (как компенсацию затрат государства) (п. 2.5.6 Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 10 октября 2008 г. № 8н). При этом в учете сделайте проводки (в зависимости от того, переданы учреждению полномочия администратора доходов или нет):

Дебет КДБ.1.210.02.130 (КДБ.1.303.05.830) Кредит КРБ.1.206.26.660
– отражено поступление залоговой стоимости (дебиторской задолженности прошлых лет) в доход бюджета;

Кредит 27
– списана топливная карта с забалансового счета.*

Такой порядок установлен пунктами 80, 104, 111 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 206.00, 210.02, 303.00, 304.05).

Внимание: до 1 января 2013 года положения Инструкции № 162н (п. 80) не предусматривали необходимость перевода задолженности по расходам в задолженность по доходам. В инструкции операции, связанные с зачислением дебиторской задолженности прошлых лет (залоговой стоимости, возвращенной в следующем финансовом году), отражались проводкой: Дебет 304.05 (210.02, 303.05) и Кредит 206.00.

С 1 января 2013 года в Инструкцию № 162н внесены изменения (приказом Минфина России от 24 декабря 2012 г. № 174н). В новой редакции пункта 80 предусмотрена корреспонденция для перевода дебиторской задолженности из долга по расходам в долг по доходам через счет 205.00. При этом нужно сделать проводку:

Дебет КДБ.1.205.31.560 Кредит КРБ.1.206.26.660
– отражено начисление доходов в виде финансовых требований по восстановлению расходов государства получателем авансовых платежей (в начале следующего финансового года).

Подробнее о том, на кого распространяется обязанность по переводу задолженности на счет 205.00 и в каких случаях, см. Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение материальных запасов (товаров) в таре.

<…>

Бухучет: приобретение карты за плату*

Порядок отражения в бухучете топливных карт, приобретенных за плату, действующим законодательством не установлен.

Ранее Минфин России высказывал мнение о том, что такие карты подлежат учету в составе бланков строгой отчетности (БСО) на забалансовом счете 03 (письмо Минфина России от 3 июня 2008 г. № 02-14-10а/1611). Однако карты не соответствуют описанию БСО, изложенному в пунктах 118, 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. А именно они не являются бланочной продукцией, изготовленной типографским способом по форме, утвержденной нормативно-правовым актом органа власти.

Учитывая, что порядок учета карт прямо не прописан в инструкциях, учреждение может установить его самостоятельно. Например, ввести дополнительный забалансовый счет 27 «Топливные карты» в разрезе материально-ответственных лиц (п. 332 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).* Подтверждают эту позицию и некоторые специалисты контролирующих ведомств в частных разъяснениях. При этом, чтобы избежать разногласий с проверяющими, выбранный вариант согласуйте с учредителем и закрепите в учетной политике (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). В этом случае он будет обязательным к применению как учреждением, так и проверяющими.

Учет карт ведите в условной оценке (1 руб. за одну карту) либо по стоимости приобретения. Выбранный вариант также закрепите в учетной политике.*

Для более детального контроля за движением карт целесообразно отражать их поступление и выбытие в журнале учета приема и выдачи топливных карт.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с предоставлением поставщиком топливной карты за плату, зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:*

Оплату поставщику топливной карты отразите следующим образом:

Дебет КРБ.1.302.26.830 (КРБ.1.206.26.560) Кредит КРБ.1.304.05.226
– оплачена топливная карта.

Дальнейшие операции, связанные с предоставлением поставщиком топливной карты за плату, отразите следующими проводками:

Дебет КРБ.1.401.20.226 Кредит КРБ.1.302.26.730
– списана на расходы стоимость топливной карты;

Дебет 03 (27)
– учтена топливная карта за балансом (в зависимости от решения, принятого в рамках формирования учетной политики).*

Такой порядок установлен пунктом 102 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета302.00, 304.05, 401.20).

Пример отражения в бухучете приобретения и списания топливной карты

1 июня казенное учреждение «Альфа» заключило с АЗС договор на обслуживание денежной топливной карты. В этот же день топливная карта была оплачена поставщику со счета учреждения. Стоимость карты – 100 руб. 7 июня карта выдана водителю Ю.И. Колесову. 2 августа Колесов уволился и сдал карту в бухгалтерию на хранение. Обе операции были отражены в журнале учета приема и выдачи топливных карт.

В рамках формирования учетной политики было принято решение вести учет топливных карт на дополнительном забалансовом счете 27 (в разрезе материально-ответственных лиц).

В бухучете учреждения сделаны следующие проводки.

1 июня:

Дебет КРБ.1.302.26.830 Кредит КРБ.1.304.05.226
– 100 руб. – оплачена топливная карта;

Дебет КРБ.1.401.20.226 Кредит КРБ.1.302.26.730
– 100 руб.– отнесена на расходы стоимость топливной карты;

Дебет 27 «Материально ответственное лицо (Ю.И. Колесов)»
– 100 руб. – учтена топливная карта за балансом.

2 августа:

Кредит 27 «Материально ответственное лицо (Ю.И. Колесов)»
– 100 руб. – возвращена топливная карта;

Дебет 27 «Материально ответственное лицо (В.Н. Зайцева)»
– 100 руб. – учтена топливная карта на хранении в бухгалтерии.

<…>

Наталия Гусева,

руководитель Научно-практического института методологии и организации внутреннего контроля в государственном секторе, государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Андрей Кизимов

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

24.01.2014г.

С уважением,

эксперт «Системы Главбух»

Нефедова Галина

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной, ведущим экспертом направления БСС «Системы Главбух»

 



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль