Приложение к карточке-справке формы 0504417

4686

Вопрос

Что является приложением к ка рточке-справке формы 0504417.? .Кроме расчетно-платежной ведомости, какие еще документы по заработной плате должны сохраняться в архиве бюджетного учреждения

Ответ

Карточка-справка (ф. 0504417) применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения. Она заполняется на основании расчетно-платежной ведомости (ф. 00504401), расчетной ведомости (ф. 0301010). Но при этом к карточке-справке (ф.0504417) никаких приложений законодательством не предусмотрены.

 

Документы, которые необходимо хранить в архиве, относящиеся к «зарплатным»:

- реестры сведений о доходах физических лиц;

- документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы)) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др.;

-доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные;

- лицевые карточки, счета работников;

- табели (графики), журналы учета рабочего времени;

Карточка-справка (ф.0504417) также должна храниться в архиве в течение 75 лет.

Таким образом, все документы, в которых отражаются расчет, и начисление заработной платы работников подлежат передаче в архив.

Обратите внимание, что законодательством РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил хранения документов.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух » версия для бюджетных , казенных и автономных учреждений

1. Ситуация: Как отражать сведения о зарплате в карточке-справке (ф. 0504417)

Данные о зарплате (справочные сведения о зарплате), начисленной сотруднику в течение календарного года, отражайте в карточке-справке (ф. 0504417). Ее применение закрепите в учетной политике учреждения.

Карточки-справки заполняйте ежемесячно. В них указывайте все начисления и удержания по зарплате каждого сотрудника (по видам выплат, удержаний) по всем источникам финансового обеспечения (средства бюджета, субсидии, внебюджетные источники). Сведения о дополнительных выплатах сотруднику отражайте в разделе «Отметки о приеме на работу и переводах». При его заполнении укажите следующие данные:*

  • дату и номер приказа учреждения, на основании которого производятся доплаты (графы 1, 2);
  • наименование структурного подразделения и должность сотрудника (графы 3, 4);
  • размер зарплаты (графа 5);
  • виды и суммы постоянных начислений на зарплату, надбавок и доплат (графы 6–13).

Карточки-справки заполняйте на основании расчетно-платежных ведомостей, расчетных ведомостей.*

Такие правила следуют из Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, письма Минфина России от 31 января 2012 г. № 02-06-10/324.

Из рекомендации «Как оформить и отразить в бухучете начисление зарплаты»

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

 

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

 

2. Статья: Учет и хранение карточки-справки

Каковы правила хранения карточки-справки ( ф. 0504417 )? Можно ли ее распечатать на обычной бумаге формата А4 с двух сторон листка и подшить, наклеив расчетные листки, или обязательно бумага должна быть плотной, как картон?

Отвечает
В.Р. Захарьин,
эксперт по бюджетному учету, к. э. н.

В соответствии с приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н карточка-справка ( ф. 0504417 ) применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения. Она заполняется на основании расчетно-платежной ведомости ( ф. 00504401 ), расчетной ведомости ( ф. 0301010 ). Учреждение вправе ее использовать для обобщения сведений о суммах вознаграждения, начисленного (выплаченного) физическому лицу – исполнителю работ (услуг) по гражданско-правым договорам, заключенным учреждением.*

В законодательных и нормативных актах не содержится прямого указания на плотность бумаги, используемой для распечатки отдельных унифицированных форм первичной документации или учетных регистров. Однако при выборе бумажного носителя следует учитывать возможность выполнения требований по хранению документов, а также обеспечения сохранности данных в течение всего срока хранения.

В случае с карточкой-справкой целесообразным является использование более плотной бумаги (при заказе бланков в типографии или при распечатке электронных форм собственными силами). Это обусловлено значительным сроком хранения – 75 лет после оформления, а также тем, что в течение трех лет после закрытия данные карточки могут использоваться весьма интенсивно (для расчета среднего заработка в различных случаях, в том числе для расчета пособий по временной нетрудоспособности).*

В.Р. Захарьин, эксперт по бюджетному учету, к.э.н.

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ» № 2, ФЕВРАЛЬ 2013

 

 

3. Статья: Правила хранения лицевых счетов сотрудников

В Госдуму РФ внесен проект закона, усиливающего защиту конфиденциальности сведений бухгалтерской и финансовой документации российских организаций. В связи с этим напомним порядок хранения лицевых счетов и других «зарплатных» документов сотрудников.

Как комплектуется архив

Комплектование архива организации – это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

Комплектование архива включает:

Основные источники комплектования архива – структурные подразделения, подведомственные организации и физические лица.

Документы хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению ( п. 2.4.5 Правил).*

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Законодательством РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил хранения документов: предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц – от 300 до 500 руб. ( ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях).*

Выдача справок

Работодатель не должен сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия этого работника, за исключением случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других ситуациях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами ( ст. 88 Трудового кодекса РФ).

Бухгалтерия выдает различного рода справки по заявлению работника для представления в социальные службы, а также на получение кредита: 2-НДФЛ, о заработной плате за три последних месяца, за шесть последних месяцев и т. п.

В связи с необходимостью при расчете пособия по временной нетрудоспособности учитывать начисленную заработную плату за предыдущий период у другого работодателя при увольнении работника из организации работодатель обязан выдать справку о сумме начисленной заработной платы, иных выплат и вознаграждений.

Форма такой справки утверждена приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н.

Справка выдается в день прекращения работы у работодателя. › |

› | При невозможности вручить справку непосредственно в день прекращения работы работодатель направляет бывшему работнику по адресу его места жительства уведомление о необходимости явиться за справкой либо о даче согласия на отправление ее по почте.

После прекращения работы справка выдается по письменному заявлению работника (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) работодателем заявления.

Документы для ПФР

Что касается справок для установления размера пенсий, нужно отметить следующее.

Работодатель по требованию работника должен выдать ему справку о среднемесячном заработке за 2000–2001 годы или 60 месяцев подряд до 1 января 2002 года в течение трудовой деятельности ( п. 2 приложения к постановлению Минтруда России и ПФР от 27 февраля 2002 г. № 16/19па).

С 1 января 2002 года работодатель самостоятельно представляет индивидуальные сведения в Пенсионный фонд РФ.

Формы документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования утверждены постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п.

Основные документы, представляемые работодателем в ПФР:

  • Сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии (ф. СПВ-1);
  • Опись документов о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц, передаваемых страхователем в ПФР ( ф. АДВ-6-3);
  • Опись документов сведений о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов – страхователями в пользу физического лица ( ф. АДВ-6-4);
  • Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица ( ф. СЗВ-6-4);
  • Опись документов сведений о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц, передаваемых страхователем в ПФР ( ф. АДВ-6-5).

В учреждении индивидуальные сведения должны храниться в течение 5 лет как в бумажном, так и в электронном виде, если отчетность в ПФР представлялась в электронном виде (письмо Минфина России от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314).

Также копии сведений, представленных в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета, учреждение обязано передавать каждому работнику ( ст. 15 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Сроки хранения

Бюджетные учреждения, как и все другие организации, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Срок хранения документов в архиве и их перечень установлены приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Перечень сроков хранения в архиве документов по оплате труда приведен в таблице:*

Документы по личному составу

Сроки хранения

Приказы, распоряжения, документы к ним по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение, аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов), изменение фамилии, поощрения, награждения, оплата труда, премирование, различные выплаты, все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (зарплаты), дежурства по профилю основной деятельности, длительные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)

75 лет

Штатные расписания организации, изменения к ним по месту разработки и/или утверждения

Постоянно

Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (типовые) по месту разработки и/или утверждения

Постоянно, индивидуальные работников – 75 лет

Реестры сведений о доходах физических лиц

75 лет

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др.

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные

5 лет при условии проведения проверки

Лицевые карточки, счета работников

75 лет

Коллективные договоры

Постоянно

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет, при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет

Тарификационные ведомости (списки)

75 лет

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

75 лет

Личные карточки работников, в том числе временных работников

75 лет

Книги, журналы, карточки учета: а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников; б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений; в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним

75 лет

Аттестационные заключения, документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел

75 лет

Документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала

75 лет

Документы (представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к наградам, присвоении званий, присуждении премий: а) в награждающих организациях; б) в представляющих организациях

Постоянно 75 лет

Листки нетрудоспособности и книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности

5 лет

Важно запомнить
Учреждения обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения. За ненадлежащее исполнение этой обязанности предусмотрена административная ответственность.

Т.И. Фисенко, главный бухгалтер МУ «Централизованная бухгалтерия».

ЖУРНАЛ «ЗАРПЛАТА В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ» № 1, ЯНВАРЬ 2014

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

21.01.2014г.

С уважением,

эксперт «Системы Главбух»

Ахмутинов Булат

Ответ утвержден:

ведущий эксперт Горячей линии «Системы Главбух»

Зорина Наталия

_________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль