Применение путевых листов

1310

Вопрос

М ожно ли не выписывать путевые листы для автотранспорта, который используется в автошколе, если мы не учитываем расходы на ГСМ при расчете налога на прибыль? Так же мы планируем арендовать автотранспорт для внебюджетных целей, но тоже без ГСМ и путевых листов - правильно ли это

Ответ

Путевые листы подтверждают расходование ГСМ на цели учреждения.

 

Обратите внимание, что при заполнении путевого листа необходимо заполнять маршрут следования автомобиля. Инструктор со студентом эксплуатируют автомобиль для практических занятий, то пункт назначения с указанием улиц необходимо отразить в путевом листе.

Также нужно указывать время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования.

При аренде транспортного средства без экипажа (т.е., собственный водитель учреждения) арендатор обязан вести путевые листы, так как именно учреждение обеспечивает транспорт топливом. В случае если договор предусматривает аренду автомобиля с экипажем, то при заключении такого договора следует обратить внимание на то, какие расходы по договору несет арендатор: если на арендатора возлагается обязанность по обеспечению транспорта топливом, то следует составлять путевые листы на арендуемый транспорт.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух » версия для бюджетных , казенных и автономных учреждений

1. Ситуация: Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

Унифицированные формы путевых листов, которые должны применять учреждения, приведены в приложении 1 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Формы таких путевых листов и порядок их заполнения утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Кроме того, при заполнении также следует руководствоваться приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (письмо Минфина России от 3 октября 2012 г. № 02-06-10/4066).

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. Заполнять его должен уполномоченный сотрудник учреждения (например, диспетчер или секретарь автохозяйства).*

При выезде автомобиля на линию и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.

Путевой лист оформляйте на каждый день или на другой срок не более одного месяца. Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом). В наименовании путевого листа необходимо указать тип транспортного средства (например, путевой лист легкового автомобиля, путевой лист автобуса).

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности учреждения.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует:* при оформлении путевых листов заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают, что несоответствия в путевых листах не опровергают факт несения расходов и их связь с деятельностью, приносящей доход (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008). В то же время многие суды подтверждают, что расходы на ГСМ не уменьшают налоговую базу, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Поволжского округа от 21 мая 2013 г. № А55-23291/2012, Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа не представляется возможным, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

Для контроля за движением путевых листов и сдачей их в бухгалтерию применяется журнал учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

Из рекомендации «Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные»

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Ситуация: Нужно ли в путевом листе указывать маршрут следования автомобиля

Да, нужно.

Реквизит «Сведения о маршруте (маршрут движения)», расположенный на обратной стороне унифицированных форм путевых листов, обязательным реквизитом не является (раздел II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Несмотря на это такие сведения подлежат занесению наряду с другими, которые вписываются в расположенные на оборотной стороне реквизиты.* Такое мнение высказал Минфин России в письме от 3 октября 2012 г. № 02-06-10/4066.

В путевом листе нужно указать конкретный пункт назначения (например, «место отправления – г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 34; место назначения – г. Владимир, ул. Стартовая, д. 8»). Недопустимы записи типа «поездки по городу». Если автомобиль эксплуатируется в пределах одного населенного пункта, в путевом листе следует указать каждый адрес, где побывал водитель. Кроме того, нужно указывать время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования. Если эти графы будут заполнены некорректно, то расходы на ГСМ по данному путевому листу могут быть признаны необоснованными. Это объясняется тем, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте и времени следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях.* Об этом сказано в письмах Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 13 ноября 2006 г. № 20-12/100253, от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213, Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257.

Из рекомендации «Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные»

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Статья: Аренда автобусов для экскурсий

Для проведения экскурсий турфирмы могут брать в аренду автобусы. Чтобы избежать возможных проблем с признанием расходов, а также ответственности в случае аварии, важно грамотно оформить договор.

Общие вопросы

Турфирмам часто при организации экскурсий приходится привлекать транспортные средства сторонних фирм. При этом договоры могут иметь разные формы. Во всех случаях стороны договоров должны согласовать следующие моменты:

  • вид и класс ТС, вместимость (допустимое количество пассажиров);
  • цену договора;
  • место подачи, период эксплуатации;
  • ответственность сторон за причиненный ущерб при эксплуатации транспортного средства (как в отношении третьих лиц, так и в отношении самого транспортного средства);
  • порядок замены транспортного средства в случае поломки, требующей продолжительного ремонта;
  • порядок компенсации стоимости парковки, размещения водителей при длительной поездке, расходов на уплату сборов, пошлин и т. д.;
  • порядок направления и отмены заявки, удержание средств из перечисленного аванса собственником транспортного средства в случае отмены заявки;
  • правила эксплуатации транспортного средства и поведения пассажиров;
  • дополнительные услуги.

Рассмотрим подробнее особенности заключения разных видов договоров.

Аренда транспорта с экипажем

Этому виду договоров посвящены статьи 632–641 Гражданского кодекса РФ.

По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.

Основное бремя содержания транспортного средства, а также ответственность за ущерб возлагаются на арендодателя. Он должен обеспечить надлежащее техническое состояние транспорта, его текущий и капитальный ремонт, страхование. Водители являются работниками арендатора и подчиняются ему в вопросах, касающихся управления и технической эксплуатации.

Ответственность за ущерб третьим лицам, причиненный транспортным средством, также несет арендодатель. Кроме того, в случае гибели и повреждения транспорта, если это произошло не по вине арендатора, все риски и расходы опять же ложатся на арендодателя.

Турфирма, как арендатор, по договору аренды транспортного средства с экипажем должна своевременно оплачивать аренду, а также нести расходы на оплату топлива, прочих материалов, расходуемых в процессе эксплуатации, и сборов. Договором может быть предусмотрено, что арендная плата включает в себя все расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией транспортного средства. Следовательно, турфирма будет осуществлять один платеж – арендную плату без дополнительных компенсаций.

При заключении такого договора аренды прежде всего следует обратить внимание на то, какие расходы по договору несет арендатор.

Если на арендатора возлагается обязанность по обеспечению транспорта топливом, запчастями, то в обязательном порядке следует составлять путевые листы на арендуемый транспорт. Поскольку именно они будут служить документальным подтверждением и экономическим обоснованием расходов турфирмы на ГСМ и смазочные материалы*. › |

› | При условии компенсации арендатором дополнительных расходов в виде сборов, стоимости размещения водителей в гостинице при длительных поездках и т. д. в договоре следует зафиксировать перечень таких расходов, лимит, а также состав документов, подтверждающих расходы.

Аренда транспорта без экипажа

Этому виду договоров посвящены статьи 642–649 Гражданского кодекса РФ. По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору его за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Такой вид договоров турфирмы заключают достаточно редко, поскольку он предполагает наличие в штате организации водителя. Необходимость привлечения транспортного средства в аренду без экипажа может возникнуть в случае поломки личного транспорта турфирмы.

Обязанностью арендодателя является в данном случае предоставление технически исправного транспортного средства на определенный договором срок. Все остальное – забота арендатора. При заключении этого вида договора турфирма осуществляет управление, коммерческую и техническую эксплуатацию транспорта. То есть привлекает к управлению своего водителя, осуществляет текущий ремонт, обеспечение топливом и другими расходными материалами, несет расходы на страхование, включая страхование своей ответственности. Ответственность за вред, причиненный третьим лицам, за порчу и утрату транспортного средства полностью лежит на арендаторе – турфирме.

Для признания расходов на ГСМ и для оплаты труда водителю нужен путевой лист. В данном случае турфирма оформляет его в обязательном порядке. Кроме того, важно не забыть издать приказ, утверждающий нормы списания ГСМ.* › |

› | Стоимость арендованного транспортного средства, согласованная сторонами договора аренды, должна быть отражена на забалансовых счетах арендатора.

Оказание транспортных услуг

При заключении договора обязанностью турфирмы, как заказчика, являются своевременная оплата за оказанные услуги и четкое формирование задания транспортной компании по составу и периоду оказания услуг. Все расходы на содержание и эксплуатацию транспорта несет исполнитель услуг. Он же оформляет путевые листы, в которых заказчик делает отметку о времени эксплуатации и маршруте движения. Путевой лист является одним из документов, подтверждающих факт оказания услуги. Стороны договора, как правило, согласовывают следующие условия:

  • дату оказания услуг, в том числе время начала работы транспортного средства и время его окончания;
  • адрес подачи и маршрут;
  • количество пассажиров;
  • порядок компенсации дополнительных расходов (на парковку, уплату сборов, пошлин, компенсацию стоимости питания и проживания водителей при длительных поездках);
  • порядок и сроки замены транспортного средства в случае поломки, требующей дополнительного ремонта;
  • минимальное время заказа, порядок оплаты времени ожидания;
  • порядок и состав расходов, компенсируемых исполнителем в случае опоздания машины, ненадлежащего оказания услуг, а также размер неустойки.

Важно запомнить
При аренде автобуса с экипажем расходы по содержанию транспортного средства, ответственность за ущерб несет арендодатель.

И.В. Ченина, старший аудитор ООО «Аудиторская компания “ПАРИТЕТ”»

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ТУРИСТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ» № 1, ЯНВАРЬ 2013

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

14.01.2014г.

С уважением,

эксперт «Системы Главбух»

Ахмутинов Булат

Ответ утвержден:

ведущий эксперт Горячей линии «Системы Главбух»

Холина Ольга

_________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 35.29%
  • Над составлением бюджетной сметы 5.88%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 70.59%
  • Над налоговой отчетностью 5.88%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль