Внесение в кассу недостачи по ГСМ виновным лицом

905

Вопрос

Скажите, внесение на л/счет (сч.22... ОМС) денежных средств, которые до этого были внесены в кассу по недостаче ГСМ виновным лицом, могут отражаться как восстановление кассового расхода по КОСГУ 340? (Дт 7.201.11 510 Кт 7.210.03 660 забал. Дт 18.01 340 .

Ответ

По общему правилу ГСМ списываются по фактическому расходу:

 

- в пределах норм – на счет учета расходов (по внебюджетной деятельности – на счет учета стоимости изготовленной продукции (работ, услуг));

- сверх установленных норм – на счет учета доходов с последующим восстановлением за счет виновных лиц или списанием за счет установленных источников.

Поэтому, возмещение недостачи виновным лицом не может отразиться как восстановление кассовых расходов. Доходы от возмещения ущерба, выявленного в связи с недостачей материальных запасов, следует отражать по статье КОСГУ 440 "Уменьшение стоимости материальных запасов" (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 г. № 65н).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» версия для бюджетных учреждений

1. Рекомендация: Как в бухучете списать ГСМ, если фактический расход топлива больше нормативного

Ответ на этот вопрос зависит от причин возникновения перерасхода.

Перерасход топлива может возникнуть по объективной причине при эксплуатации автомобиля в определенных условиях и местности (например, в условиях городских дорог, где имеются заторы, из-за вынужденной эксплуатации автомобиля в технически неисправном состоянии). В этом случае его списание производите по распоряжению руководителя учреждения. Подтвердить нормы списания ГСМ (превышающие установленные Минтрансом России и утвержденные руководителем) можно, в частности, контрольными замерами, проведенными комиссией учреждения (специализированными организациями, которые осуществляют исследование по соблюдению правил эксплуатации транспортных средств в целях избежания перерасхода топлива). Списание ГСМ по распоряжению руководителя производите в общем порядке.

Если перерасход топлива возник по вине водителя, при ненадлежащей эксплуатации автомобиля, то учреждение может квалифицировать его как недостачу или ущерб. Подробнее о документальном оформлении недостачи или ущерба, нанесенного учреждению, см. Как удержать из зарплаты материальный ущерб, нанесенный организации. О том, как отразить в бухучете и при налогообложении недостачу, см. Как списать в бухучете недостачу (сверх норм естественной убыли) по вине сотрудника.

Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 8 июля 2011 г. № 02-06-10/3056.

Из рекомендации «Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные» *

Станислав Бычков,

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как списать в бухучете недостачу (сверх норм естественной убыли) по вине сотрудника

На виновных лиц относите недостачу материальных запасов сверх норм естественной убыли, а также недостачу другого имущества. Виновное лицо должно возместить учреждению всю сумму причиненного ущерба (ст. 243 ТК РФ).

Недостачу, подлежащую возмещению виновным лицом, отразите на счете 0.209.00.000 «Расчеты по ущербу имуществу». При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов. Об этом сказано в пункте 220 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Недостающее имущество (основные средства, нематериальные активы, материальные запасы) спишите на финансовые результаты учреждения (п. 34, 51, 112 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).*

Если виновные лица не установлены или суд откажет во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу спишите на финансовые результаты учреждения. Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т. д. (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с недостачей (порчей) имущества, подлежащей возмещению сотрудником (другим виновным лицом), зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:*

Суммы выявленных недостач отразите следующим образом:

Дебет 0.209.71.560 (0.209.72.560, 0.209.73.560, 0.209.74.560) Кредит 0.401.10.172
– отражена недостача имущества (по рыночной стоимости), выявленная при инвентаризации (за исключением недостачи денежных средств в кассе);

<…>

Списание недостающего имущества оформите записями:

Дебет 0.401.10.172 Кредит 0.101.31.410 (0.101.21.410, 0.102.20.420, 0.102.30.420, 0.105.32.440…)
– списана стоимость основного средства (нематериального актива, материальных запасов);*

<…>

При возмещении недостачи виновным лицом сделайте проводки:

Дебет 0.201.34.510 (0.201.11.510) Кредит 0.209.71.660 (0.209.74.660, 0.209.81.660, 0.209.82.660...)
– погашена задолженность по недостаче имущества виновным лицом;*

<…>

Дебет 0.304.03.830 Кредит 0.209.71.660 (0.209.72.660–0.209.74.660, 0.209.81.660, 0.209.82.660)
– погашена задолженность по недостаче путем удержания из зарплаты (иных выплат).

Если виновные лица не установлены (суд отказал в возмещении ущерба, виновное лицо признано неплатежеспособным), недостачу спишите проводками:

Дебет 0.401.10.173 Кредит 0.209.71.660 (0.209.72.660, 0.209.74.660, 0.209.81.660, 0.209.82.660...)
– списана недостача в связи с приостановлением предварительного следствия (уголовного дела, принудительного взыскания) или в связи с признанием виновного лица неплатежеспособным.

Об этом сказано в пунктах 12, 17, 37, 43, 85, 87, 109, 110 Инструкции № 174н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 101.00, 102.00, 104.00, 105.00, 201.00, 209.00, 304.03, 401.10, забалансовый счет 21).

<…>

Наталия Гусева,

руководитель Научно-практического института методологии и организации внутреннего контроля в государственном секторе, государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Станислав Бычков,

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные

<…>

Бухучет: приобретение ГСМ

В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет (ф. 0504049). К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т. п. Подробнее о документальном оформлении имущества, приобретенного через подотчетных лиц, см. Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо.

В бухучете приобретенные ГСМ отражайте на счете 0.105.03.000 «Горюче-смазочные материалы» (п. 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). ГСМ учитывайте по фактической стоимости с учетом НДС.

Если входной налог можно принять к вычету, его сумму в стоимость ГСМ не включайте. Учтите ее отдельно на счете 0.210.01.000«Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам». Об этом сказано в пунктах 23, 100, 224Инструкции к Единому плану счетов № 157н. О том, как учесть НДС при налогообложении, см. Как отразить при налогообложении приобретение ГСМ за наличные.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с приобретением ГСМ через подотчетное лицо, зависит от типа учреждения.*

<…>

В учете бюджетных учреждений:

Выдачу наличных денег для приобретения ГСМ отразите проводкой:

Дебет 0.208.34.560 Кредит 0.201.34.610
– выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ.

Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:

Дебет 0.105.33.340 (0.105.23.340) Кредит 0.208.34.660
– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Такой порядок установлен пунктами 34, 85, 105–106 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 201.34, 208.00).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении бюджетного учреждения расходов на приобретение ГСМ за наличный расчет. Учреждение применяет общую систему налогообложения*

Экономист бюджетного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле ГАЗ-3110 выехал в командировку в г. Владимир. 17 мая сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы за счет средств от деятельности, приносящей доход, в сумме 2500 руб. 19 мая Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.

В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 110 литров бензина марки АИ-92 на общую сумму 2200 руб. В чеке цена бензина указана с учетом НДС, однако конкретная сумма налога не выделена.

Согласно учетной политике учреждения путевые листы представляются в бухгалтерию ежемесячно. 30 мая водитель представил в бухгалтерию путевые листы, подтверждающие использование топлива за май. По данным путевого листа:

остаток топлива в баке при выезде в командировку – 5 литров;

остаток топлива в баке при возвращении из командировки – 5 литров;

за время командировки пробег автомобиля – 700 км (в т. ч. по трассе – 600 км, по г. Владимиру – 100 км).

Приказом руководителя утверждены базовая норма расхода топлива и поправочные коэффициенты (в соответствии с нормами, приведенными в распоряжении Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р):

базовая норма расхода топлива – 13 л/100 км;

надбавка за работу в городе с населением от 250 тыс. до 1 млн человек – 15 процентов;

надбавка за использование кондиционера – 7 процентов.

Учетной политикой учреждения предусмотрено списание материальных запасов методом средней фактической стоимости.

По данным путевого листа бухгалтер рассчитал:

нормативный расход бензина по трассе – 83 литра (0,01 × 13 л/100 км × 600 км × (1 + 0,01 × 7%));

нормативный расход бензина по г. Владимиру – 16 литров (0,01 × 13 л/100 км × 100 км × (1 + 0,01 × (7% + 15%));

общий нормативный расход бензина – 99 литров (83 л + 16 л);

фактический расход бензина – 110 литров (5 л + 110 л – 5 л).

Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.

17 мая:

Дебет 2.208.34.560 Кредит 2.201.34.610
– 2500 руб. – выдан аванс на командировочные расходы.

19 мая:

Дебет 2.105.33.340 Кредит 2.208.34.660
– 2200 руб. – оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет;

Дебет 2.201.34.510 Кредит 2.208.34.660
– 300 руб. (2500 руб. – 2200 руб.) – возвращен остаток подотчетной суммы.

В конце месяца (мая) бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость одного литра топлива.

Исходя из расчета, средняя стоимость одного литра бензина оказалась равной его покупной стоимости. Списание бензина в учете бухгалтер «Альфы» отразил так:

Дебет 2.109.80.272 Кредит 2.105.33.440
– 1980 руб. ((83 л + 16 л) × (2200 руб. : 110 л)) – списан израсходованный бензин;

Дебет 2.401.10.172 Кредит 2.105.33.440
– 220 руб. ((110 л – 99 л) × (2200 руб. : 110 л)) – списан перерасход (недостача) бензина сверх установленных норм;

Дебет 2.209.74.560 Кредит 2.401.10.172
– 220 руб. – отражена сумма выявленной недостачи по рыночной стоимости.

По результатам выяснения причин перерасхода Кондратьев признан виновным в недостаче. В этот же день он внес сумму недостачи в кассу:

Дебет 2.201.34.510 Кредит 2.209.74.660
– 220 руб. – внесена в кассу сумма недостачи.*

В налоговом учете бухгалтер учел в составе внереализационных доходов 220 руб., в составе прочих расходов – 1980 руб., в составе внереализационных расходов – 220 руб.

<…>

Станислав Бычков,

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

4. Статья: Контроль за расходом топлива. Как быть, если есть перерасход?

Чиновники настаивают, что при определении обоснованности затрат на покупку и использование топлива для служебного автомобиля следует опираться на нормы, которые указаны в Методических рекомендациях* утвержденных Минтрансом России. А как быть, если фактически израсходовано больше горючего? Ответ – в статье.

* Письмо Минфина России от 3 сентября 2010 г. № 03-03-06/2/57.

Установите причину

По общему правилу ГСМ списываются по фактическому расходу: в пределах норм – на счет учета расходов (по внебюджетной деятельности – на счет учета стоимости изготовленной продукции (работ, услуг)), сверх установленных норм – на счет учета доходов с последующим восстановлением за счет виновных лиц или списанием за счет установленных источников.* Так что фактический расход топлива может превышать утвержденные нормы при разных обстоятельствах.

Во-первых, повлечь перерасход ГСМ может эксплуатация автомобиля в особых климатических условиях или в определенной местности, а также его техническое состояние. Если в ходе расследования установлено, что перерасход произошел по «уважительным» причинам, то он признается вынужденным. В данном случае учреждения списывают горючее на основании распоряжения руководителя.

Во-вторых, излишние затраты топлива могли образоваться и из-за халатности работника, допустившего перерасход при неправильной эксплуатации служебного автомобиля. Однако вину конкретного человека нужно, разумеется, подтвердить и зафиксировать. Это может сделать комиссия учреждения либо независимые эксперты. Роль последних могут выполнить представители вышестоящего органа.

Норму расхода можно утвердить

Минтранс России разработал нормы расхода топлива. Они приведены вМетодических рекомендациях (введены распоряжением от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р). Однако, как видим из названия самого документа, данные нормы только рекомендованы чиновниками. Логично, что раз рекомендовано, значит, необязательно, и учреждения могут утвердить применяемые нормы сами (например, в случаях эксплуатации автомобиля в сложных транспортных условиях). Применение собственных норм (отличных от рекомендованных чиновниками) следует обосновать. Установленные лимиты надлежит подтвердить контрольными замерами, проведенными комиссией учреждения или специализированными организациями. Не исключено, что чиновники не согласятся с правомерностью их применения. В таком случае свою точку зрения придется отстаивать в суде.

Если топливо будут списывать по нормам, установленным учреждением, то смету при утверждении придется дополнить приложением. В нем надо обосновать расходы на приобретение ГСМ и подтвердить их соответствующими расчетами.

Списание топлива

Если перерасход бензина допущен в связи с особыми условиями работы автотранспорта, стоимость материала списывают на затраты учреждения (на основании Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230). Проводка выглядит так:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Списана стоимость израсходованных ГСМ на основании оправдательных документов (в рамках бюджетной деятельности)

401 20 272
«Расходование материальных запасов»

105 33 440
«Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов – иного движимого имущества учреждения»

А вот как учесть «сверхнормативку», если виновник перерасхода – работник учреждения, в инструкциях по бюджетному учету не описано. Но по этому поводу есть мнение чиновников, считающих, что в такой ситуации выявленный перерасход надо отразить как недостачу и взыскать с водителя в установленном порядке (письмо Минфина России от 8 июля 2011 г. № 02-06-10/3056).* Записи будут такими:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Учтена недостача бензина по вине водителя

209 74 560
«Увеличение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов»

401 10 172
«Доходы от операций с активами»

Приняты в кассу учреждения суммы от виновного лица в возмещение недостачи

201 11 510
«Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»

209 74 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов»

Возмещен ущерб от недостачи ГСМ виновным работником безналичным расчетом через лицевые счета учреждения

201 34 510
«Поступления средств в кассу учреждения»

209 74 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов»

Суммы долга можно удержать из зарплаты водителя. Для этого должно быть либо постановление судебных органов и иных соответствующих учреждений, либо письменно оформленное согласие самого виновника.

Уточним также, что согласно правилам бюджетного учета, списание в результате недостач и потерь производится на основании актов с отражением стоимости (фактической или средней) материальных ценностей. При списании ГСМ затраты подтверждают путевыми листами (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007). В них отражают и фактическое потребление топлива, и по норме.

Н.В. Нагаева,

аудитор

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ», № 12, ДЕКАБРЬ 2011

5. Справочник: Отнесение доходов на соответствующие статьи (подстатьи) КОСГУ

Вид доходов

Статья (подстатья) КОСГУ

Подтверждающие документы

<…>

Доходы от выбытия нефинансовых активов

<…>

Доходы от выбытия материальных запасов, в том числе:

доходы от реализации материальных запасов;

доходы от выпуска материальных ценностей из государственного резерва;

доходы от возмещения ущерба, выявленного в связи с недостачей материальных запасов;*

другие аналогичные доходы

Статья 440 «Уменьшение стоимости материальных запасов»

Раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н

<…>

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

13.01.2014г.

С уважением,

эксперт «Системы Главбух»

Нефедова Галина

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной, ведущим экспертом направления БСС «Системы Главбух»

 

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль