Подтверждение подотчетных сумм при перечислении на зарплатную карту

83

Вопрос

Автономное учреждение перечисляет аванс на командировочные расходы на зарплатные банковские карты сотрудников. Вопрос следующий: какие документы может приложить сотрудник к авансовому отчету, которые бы подтвердили оплату зарплатной картой (согласно разъяснениям приведенных в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554), если за проезд не везде можно расплатится картой, а расходы на проживание в сумме 12 рублей вообще не подтвердить, и также суточные в сумме 100 рублей? Может учреждению вообще лучше выдавать денежные средства под отчет из кассы учреждения?

Ответ

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

- авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;

- ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

То есть, при использовании банковской карты подтверждением будут служить оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов.

Подотчетную сумму сотруднику можно выдать наличными из кассы.

А решение о перечислении подотчетных сумм на банковские счета сотрудников учреждение должно принять самостоятельно.

Представители Минфина России и Казначейства России придерживаются мнения, что деньги можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:

- оплаты командировочных расходов;

- компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике учреждения нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами. В частности, можно прописать, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, при перечислении денег в платежном документе укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Способ выдачи денег под отчет сотрудникам также пропишите в Положении о расчетах с подотчетными лицами.

Таким образом, учреждение может прописать в учетной политике порядок выдачи средств, представленный выше. И выдавать подотчетные суммы из кассы учреждения.

Учтите следующее.

Расходы в виде суточных подтвердите документами, которые оформляются при направлении командированного в поездку. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих уплату сотрудником денежных средств, не требуется.

Размер возмещения для командированных сотрудников федеральных учреждений установлен постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729, и он не должен превышать 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки. То есть, при отсутствии подтверждающих документов, сотрудник не сможет представить какие-либо документы. В этом случае первичных документов не будет.

Обоснование
 

1. Из рекомендации

Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.


Выдача подотчетных сумм наличными

Подотчетную сумму сотруднику можно выдать наличными из кассы.

Выдача сотруднику наличных денег под отчет из кассы предусмотрена пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Суммы для выдачи под отчет получите в кассу:

Бюджетные и автономные учреждения также могут выдавать деньги под отчет из наличной выручки (минуя лицевой счет).

Кроме того, уполномоченные сотрудники учреждений также могут оплачивать товары, работы и услуги непосредственно самой банковской картой – через электронный терминал и другие устройства. Операции с использованием карт проводятся без взимания комиссии. Об этом сказано в пункте 36 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 30 июня 2014 г. № 10н.

Способ выдачи денег под отчет сотрудникам пропишите в Положении о расчетах с подотчетными лицами.

Перечисление на зарплатную карту

Ситуация: можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника

Решение о перечислении подотчетных сумм на банковские счета сотрудников учреждение должно принять самостоятельно.

Представители Минфина России и Казначейства России придерживаются мнения, что деньги можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:

  • оплаты командировочных расходов;
  • компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике учреждения нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами. В частности, можно прописать, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, при перечислении денег в платежном документе укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в учреждение заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554.

Ранее представители этих ведомств при рассмотрении данного вопроса (в части командировочных расходов) также отмечали, что решение о перечислении подотчетных сумм на банковские счета сотрудников регулируется нормами трудового законодательства. Поэтому такое решение нужно закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте (в Положении о служебных командировках, в учетной политике и др.). В частности, в Минфине России положениями учетной политики и коллективным договором закреплен безналичный порядок перечисления командировочных расходов на счета сотрудников:

  • при командировках на территории России – в рублях с применением зарплатных карт;
  • при командировках на территории иностранных государств – в долларах США с применением банковских валютных карт (выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре).

Более того, Минфин России рекомендует организациям госсектора минимизировать наличное обращение денег путем введения расчетов с подотчетными лицами с применением банковских карт.

При этом органы Казначейства России не вправе запретить учреждениям перечислять на зарплатные карты подотчетные суммы (в частности, командировочные расходы). А также требовать представления вместе с заявкой на кассовый расход документов-оснований (п. 8Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 1 сентября 2008 г. № 87н).

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728от 29 декабря 2011 г. № 14-01-07/1396-1966 и Казначейства России от 26 июля 2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500.

2. Из ситуации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

  • авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
  • ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение.

3. Из рекомендации

Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Любови Котовой, заместителя директора департамента развития социального страхования Минтруда России

Как учесть при налогообложении суточные

Документальное оформление

Расходы в виде суточных подтвердите документами, которые оформляются при направлении командированного в поездку. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих уплату сотрудником денежных средств, не требуется. Такой вывод следует из разъяснений контролирующих ведомств (письма Минфина России от 1 марта 2013 г. № 03-04-07/6189(доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/5200), от 11 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/741от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/206от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362).

4. Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как возместить расходы на наем жилья во время командировки


Размер возмещения

Размер и порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки определяются:

  • для сотрудников федеральных учреждений, государственных органов и внебюджетных фондов РФ – постановлениями Правительства РФ;
  • для сотрудников учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.

Об этом сказано в частях 23 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Так, размер возмещения для командированных сотрудников федеральных учреждений установлен постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729, и он не должен превышать 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки. Вместе с тем, учреждения могут увеличить сумму возмещения за счет:

  • экономии бюджетных средств (лимитов бюджетных обязательств или субсидий), полученной в процессе исполнения сметы или плана финансово-хозяйственной деятельности;
  • средств, полученных от предпринимательской деятельности, – что актуально для бюджетных и автономных учреждений.

Об этом сказано в подпункте «а» пункта 1 и пункте 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729. Аналогичной позиции придерживаются специалисты контролирующих ведомств в частных разъяснениях.



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 32.35%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.82%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 64.71%
  • Над налоговой отчетностью 23.53%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль