Подтверждающие документы при возмещение расходов на наем жилья в командировке

24

Вопрос

Наш сотрудник во время командировки проживал в мини гостинице, номер в которой забронировал по интернету. После возвращения,в бухгалтерию были предоставлены следующие подтверждающие документы:а) счет, составленный на бланке по форме 3Г, который запрещено применять с 01.12.2008г.;б) квитанция к заказу без номера и серии, с указанием дат проживания и уплаченной суммой;в)распечатка из интернета, с сайта Букинг.ком о бронировании номера.Можно ли на основании данных документов возместить сотруднику расходы на проживание?

Ответ

Счет формы 3-Г не подтверждает расходы на наем жилого помещения в командировке. Связано это с тем, что форма 3-Г не является бланком строгой отчетности. Ее запрещено применять с 1 декабря 2008 года (письма Минфина России от 7 августа 2009 г. № 03-01-15/8-400от 9 июня 2009 г. № 03-01-15/6-291).

То есть, счет формы 3-Г не принимайте к учету, сотрудник не подтвердил проживание.

Организации могут при оказании услуг населению проводить денежные расчеты без применения ККТ, но при условии выдачи бланков строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

Допускается использовать только такие бланки, которые соответствуют требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

По общему правилу к бланкам строгой отчетности (БСО) относятся бланки при одновременном соблюдении следующих условий:

- форма бланка утверждена правовым актом органа власти или самого учреждения;

- бланк содержит учетные серию и номер, степень защиты;

- органами власти или учреждением установлен особый порядок учета и хранения бланка (например, порядок учета и хранения бланков трудовых книжек установлен разделом VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

То есть, данная квитанция не является бланком строгой отчетности.

Расходы по найму жилого помещения в командировке сотрудник может подтвердить, в частности, квитанциями к приходному кассовому ордеру по форме № КО–1 (0310001), утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88;

Распечатка о бронировании не подтверждает расходы по найму жилого помещения в командировке.

Таким образом, если сотрудник квитанция к заказу не является квитанцией к приходному кассовому ордеру, возмещение не производите.

Обоснование
 

1. Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как возместить расходы на наем жилья во время командировки

Документальное подтверждение расходов

Расходы по найму жилого помещения в командировке сотрудник может подтвердить:

Для федеральных гражданских служащих перечень документов, которые могут подтвердить расходы на проживание, содержится в приказе Минфина России от 10 марта 2015 г. № 33н. Так, чтобы подтвердить проживание в командировке, гражданский служащий должен представить:

  • при проживании в гостинице: квитанции (талоны) из гостиниц или другой документ, который подтвердит, что был заключен договор на проживание. Но нужно отметить, что такой документ должен содержать сведения, предусмотренные в постановлении Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490;
  • при проживании в другом месте: первичный учетный документ, который подтвердит факт проживания в командировке (например, акт). Такой документ должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Об этом сказано в пункте 1 перечня, утвержденного приказом Минфина России от 10 марта 2015 г. № 33н. Правда, этот документ фактически предназначен для определения срока командировки, но его целесообразно использовать и для подтверждения расходов на проживание.

Ситуация: можно ли расходы по найму жилого помещения в командировке подтвердить только счетами из гостиниц, не представляя кассовых чеков

Да, можно.

При условии, что счет составлен в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. То есть является бланком строгой отчетности.

Организации могут при оказании услуг населению проводить денежные расчеты без применения ККТ, но при условии выдачи бланков строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). При этом организациям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению, разрешается использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (информационное письмо Минфина России от 22 августа 2008 г).

При этом допускается использовать только такие бланки, которые соответствуют требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

В частности, бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским способом (с использованием автоматизированных систем) и содержать ряд обязательных реквизитов (п. 3,4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Если бланк составлен с нарушением требований Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, он не может служить основанием для документального подтверждения расходов.

Таким образом, расходы по найму жилого помещения в командировке можно подтвердить счетами из гостиниц (бланками строгой отчетности), не представляя кассовых чеков. Такую позицию поддерживает финансовое ведомство (письмо Минфина России от 15 июня 2006 г. № 03-05-01-04/164) и суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 29 февраля 2008 г. № КА-А40/14043-07Северо-Кавказского округа от 29 июля 2008 г. № Ф08-4212/2008Северо-Западного округа от 19 июня 2006 г. № А05-15886/2005-13).

Внимание: счет формы 3-Г не подтверждает расходы на наем жилого помещения в командировке. Связано это с тем, что форма 3-Г не является бланком строгой отчетности. Ее запрещено применять с 1 декабря 2008 года (письма Минфина России от 7 августа 2009 г. № 03-01-15/8-400от 9 июня 2009 г. № 03-01-15/6-291).

2. Из ситуации

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.


Нужно ли включать в состав бланков строгой отчетности (БСО) студенческие билеты и зачетные книжки

Нет, не нужно.

По общему правилу к бланкам строгой отчетности (БСО) относятся бланки при одновременном соблюдении следующих условий:

  • форма бланка утверждена правовым актом органа власти или самого учреждения;
  • бланк содержит учетные серию и номер, степень защиты (например, бланки дипломов, аттестатов);
  • органами власти или учреждением установлен особый порядок учета и хранения бланка (например, порядок учета и хранения бланков трудовых книжек установлен разделом VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Об этом сказано в пункте 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Студенческие билеты и зачетные книжки (установленного образца) выдаются студентам высших и средних профессиональных учебных заведений (ч. 3 ст. 33 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ). Формы зачетной книжки и студенческого билета утверждены приказами Минобрнауки России:

  • от 22 марта 2013 г. № 203 – для студентов, осваивающих программы бакалавриата, специалитета, магистратуры;
  • от 5 апреля 2013 г. № 240 – для студентов, осваивающих образовательные программы среднего профессионального образования.

Однако такие бланки не содержат учетные серию и номер. Кроме того, для них не установлен особый порядок учета и хранения. Поэтому студенческие билеты и зачетные книжки включать в состав бланков строгой отчетности не нужно. Учитывайте их как обычную бланочную продукцию.



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 21.15%
  • Над составлением бюджетной сметы 7.69%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 67.31%
  • Над налоговой отчетностью 25%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль