Выдача подотчетных сумм

60

Вопрос

Помогите найти ответ на интересующий нас вопрос. Студенты нашего колледжа вмести с преподавателем едут на соревнования в г. Вологда в Августе месяце. Имеем ли мы право получить за ранее денежные средства на приобретение железнодорожных билетов если отчет по командировке будет только 22 августа. Получается отчитается подотчетное лицо по истечению больше месяца.

Ответ

Да, это обязанность учреждения. Работодатель обязан выдать сотруднику аванс на оплату проезда, проживания и суточные перед отъездом в командировку. Об этом прямо сказано в пункте 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Если вы этого не сделаете, не исключено, что проверяющие могут признать это нарушением трудового законодательства. А за это предусмотрен штраф.

При выдаче аванса нужно соблюдать следующие правила:

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Обоснование
 

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России


Как оформить и отразить в бухучете выдачу аванса на командировку по России

Направляя сотрудника в командировку, учреждение обязано выдать ему аванс. Аванс выдается с учетом продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат и т. п. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). Такой порядок предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ.*

Ситуация: можно ли отправить сотрудника в командировку без аванса

Нет, нельзя. Работодатель обязан выдать сотруднику аванс на оплату проезда, проживания и суточные перед отъездом в командировку. Об этом прямо сказано в пункте 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Если вы этого не сделаете, не исключено, что проверяющие могут признать это нарушением трудового законодательства. А за это предусмотрен штраф.*

Но бывает, что в силу каких-либо причин учреждению приходится отправлять сотрудника в командировку без аванса. К примеру, в казенных учреждениях – при задержке финансирования (ЛБО). Либо если возникла срочная необходимость в командировке и сотрудника нужно отправить в тот же день. А ведь деньги с лицевого счета на выплату аванса уже не получить – заявку на это нужно подать в орган Казначейства России за один день. В таком случае заручитесь письменным согласием сотрудника на отправку в командировку без аванса. А также документально подтвердите срочность командировки.

Также случается, что аванс не выдан по вине самого сотрудника (например, он не пришел за ним). Тогда возьмите с него объяснительную.

Эти документы (письменное согласие, объяснительная, документы, подтверждающие срочность командировки) помогут вам объяснить проверяющим, почему возникло нарушение и что вины учреждения (должностного лица) тут нет.

О том, как отразить в таком случае возмещение расходов в бухучете, см. здесь.

Из каких денег выдавать

При командировках по России аванс выдайте в рублях. На эти цели используйте деньги, полученные со счета учреждения в кассу (п. 167 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Бюджетные и автономные учреждения также могут выдавать деньги из наличной выручки (минуя лицевой счет).

О том, можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, см. Как выдать деньги под отчет.

Общие правила выдачи

При выдаче аванса нужно соблюдать следующие правила:

  • деньги нельзя выдать, если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам, полученным им ранее;
  • сумма аванса должна быть выдана на основании заявления сотрудника.
  • деньги нельзя выдать, если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам, полученным им ранее;
  • сумма аванса должна быть выдана на основании заявления сотрудника.

Такие ограничения установлены пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, пунктами 213214Инструкции к Единому плану счетов № 157н.*

При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО-2 (п. 6 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 23.91%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.7%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 67.39%
  • Над налоговой отчетностью 23.91%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль