Возмещении ГСМ без первичного документа

612

Вопрос

Во время служебной командировки сотрудник израсходовал личные денежные средства на ГСМ в размере 2000 руб. При возвращении из командировки сотрудник не предоставил чеки на ГСМ., но написал заявление о возмещении денежных средств в размере 2000 руб. Должен ли бухгалтер возместить в данной ситуации денежные средства сотруднику? как списать бензин? какие нужно сделать бухгалтерские проводки?

Ответ

Если сотрудник приобрел для учреждения имущество, в данном случае материальные запасы в виде бензина (ГСМ), то факт его поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом. Первичным учетным документом, подтверждающим приобретение бензина за наличный расчет, является кассовый чек АЗС. В случае пропажи (порчи, уничтожения) первичных учетных документов руководитель учреждения должен назначить комиссию по расследованию причин их пропажи, выявлению виновных лиц, а также принять меры по восстановлению первичных учетных документов. Таким образом, принять к учету приобретенный бензин, при утере кассового чека, можно только на основании актированного решения специально созданной комиссии. При этом члены комиссии вправе принять к сведению объяснительную записку, представленную сотрудником; данные о заправке ГСМ, отраженные в путевом листе; иные сведения, прямо или косвенно подтверждающие факт приобретения бензина сотрудником (например, показания свидетелей, данные с камер видеонаблюдения и пр.). Акт, оформленный комиссией по результатам ее работы, утверждается руководителем учреждения.

Кроме того, можно учесть особенности порядка направления работников в служебные командировки, установленные Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, в котором определено, что при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, по проезду к месту служебной командировки и обратно, к месту постоянной работы, то их возмещение производится в размере минимальной стоимости проезда. Таким образом, при наличии данных остатка топлива в баке при выезде в командировку и при возвращении, пробега автомобиля за время командировки и норм расходования топлива по учреждению, утвержденных приказом руководителя, сотруднику можно возместить расходы на бензин в пределах норматива. При этом количество израсходованного бензина должно быть документально подтверждено в путевом листе.

Принятие к учету ГСМ, в размере, определенного комиссией, отразите в учете следующими проводками (при использовании личного транспорта бензин не приходуется на баланс учреждения, сотруднику возмещается его стоимость, как транспортные расходы по проезду в командировку):

- оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета):

Дебет счета 0.105.33.340 (0.105.23.340) Кредит счета 0.208.34.660

- возмещены денежные средства на приобретение ГСМ:

Дебет счета 0.208.34.560 Кредит счета 0.201.34.610 с одновременным увеличением забалансового счета 18 (по коду КОСГУ 340)
- списана стоимость израсходованного ГСМ в пределах норм (на основании путевого листа) по стоимости определенной в учетной политике учреждения метода оценки материальных запасов:

Дебет счета 0.401.20.272 (0.109.80.272–0.109.90.272) Кредит счета 0.105.33.440 (0.105.23.440)

Обоснование
 

Из рекомендаций

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

1. Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Документальное подтверждение

Если сотрудник приобрел для учреждения имущество (основные средства, материальные запасы), работы или услуги, то факт поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).* Поэтому при поступлении материальных ценностей составьте приходный ордер (ф. 0504207). Этот ордер оформите на основании документов, полученных от продавца: товарный чек, накладная и т. д. А если таких документов нет, тогда составьте акт (ф. 0504220). Об этом сказано в Методических указаниях к формам № 0504220, № 0504207, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

2. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные

На автозаправочных станциях (АЗС) учреждение может приобрести топливо (ГСМ):

В этой рекомендации мы рассмотрим приобретение ГСМ за наличные.

Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники учреждения (водители). Чтобы сотрудник мог приобрести ГСМ за наличный расчет, он должен располагать необходимой денежной суммой. Эту сумму учреждение выдает ему под отчет по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2).

Бухучет: приобретение ГСМ

В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п. 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет (ф. 0504505). К авансовому отчету сотрудник должен приложить кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т. п.*

В бухучете приобретенные ГСМ отражайте на счете 0.105.03.000 «Горюче-смазочные материалы» (п. 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Топливо учитывайте по фактической стоимости с учетом НДС.

В учете бюджетных учреждений:

Выдачу наличных денег для приобретения ГСМ отразите проводкой:

Дебет 0.208.34.560 Кредит 0.201.34.610*
– выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ;

Увеличение забалансового счета 18 (по коду КОСГУ 340)*
– отражено выбытие средств из кассы учреждения.

Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:

Дебет 0.105.33.340 (0.105.23.340) Кредит 0.208.34.660*
– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Такой порядок установлен пунктами 34, 85, 105–106 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 201.34, 208.00, забалансовый счет 18).*

Пример отражения в бухучете и при налогообложении бюджетного учреждения расходов на приобретение ГСМ за наличный расчет. Учреждение применяет общую систему налогообложения

Экономист бюджетного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле ГАЗ-3110 выехал в командировку в г. Владимир. 13 июля сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы за счет средств от деятельности, приносящей доход, в сумме 2500 руб. 15 июля Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.

В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 110 литров бензина марки АИ-92 на общую сумму 2200 руб. В чеке цена бензина указана с учетом НДС, однако конкретная сумма налога не выделена.

Согласно учетной политике учреждения путевые листы представляются в бухгалтерию ежемесячно. 31 июля водитель представил в бухгалтерию путевые листы, подтверждающие использование топлива за июль. По данным путевого листа:

  • остаток топлива в баке при выезде в командировку – 5 литров;
  • остаток топлива в баке при возвращении из командировки – 5 литров;
  • за время командировки пробег автомобиля – 700 км (в т. ч. по трассе – 600 км, по г. Владимиру – 100 км).

Приказом руководителя утверждены базовая норма расхода топлива и поправочные коэффициенты (в соответствии с нормами, приведенными в распоряжении Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р):*

  • базовая норма расхода топлива – 13 л/100 км;
  • надбавка за работу в городе с населением от 250 тыс. до 1 млн человек – 15 процентов;
  • надбавка за использование кондиционера – 7 процентов.

Учетной политикой учреждения предусмотрено списание материальных запасов методом средней фактической стоимости.*

По данным путевого листа бухгалтер рассчитал:

  • нормативный расход бензина по трассе – 83 литра (0,01 × 13 л/100 км × 600 км × (1 + 0,01 × 7%));
  • нормативный расход бензина по г. Владимиру – 16 литров (0,01 × 13 л/100 км × 100 км × (1 + 0,01 × (7% + 15%));
  • общий нормативный расход бензина – 99 литров (83 л + 16 л);
  • фактический расход бензина – 110 литров (5 л + 110 л – 5 л).

Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.

13 июля:

Дебет 2.208.34.560 Кредит 2.201.34.610
– 2500 руб. – выдан аванс на командировочные расходы (приобретение бензина);

Увеличение забалансового счета 18 (по коду КОСГУ 340)
– отражено выбытие средств из кассы учреждения.

15 июля:

Дебет 2.105.33.340 Кредит 2.208.34.660
– 2200 руб. – оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет;

Дебет 2.201.34.510 Кредит 2.208.34.660
– 300 руб. (2500 руб. – 2200 руб.) – возвращен остаток подотчетной суммы;

Уменьшение забалансового счета 18 (по коду КОСГУ 340)
– отражен возврат выданных средств в кассу учреждения.

В конце месяца (июля) бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость одного литра топлива. Исходя из расчета, средняя стоимость одного литра бензина оказалась равной его покупной стоимости. Списание бензина в учете бухгалтер «Альфы» отразил так:

Дебет 2.109.80.272 Кредит 2.105.33.440
– 1980 руб. ((83 л + 16 л) × (2200 руб. : 110 л)) – списан израсходованный бензин;

Дебет 2.401.10.172 Кредит 2.105.33.440
– 220 руб. ((110 л – 99 л) × (2200 руб. : 110 л)) – списан перерасход (недостача) бензина сверх установленных норм;

Дебет 2.209.74.560 Кредит 2.401.10.172
– 220 руб. – отражена сумма выявленной недостачи по текущей восстановительной стоимости.

По результатам выяснения причин перерасхода Кондратьев признан виновным в недостаче. В этот же день он внес сумму недостачи в кассу:

Дебет 2.201.34.510 Кредит 2.209.74.660
– 220 руб. – внесена в кассу сумма недостачи;

Увеличение забалансового счета 17 (по коду КОСГУ 440)

– отражено поступление средств в кассу учреждения.

В налоговом учете бухгалтер учел в составе внереализационных доходов 220 руб., в составе прочих расходов – 1980 руб., в составе внереализационных расходов – 220 руб.

Документальное оформление

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).* Для подтверждения используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Главбух советует: списывать ГСМ на основании одних только путевых листов нежелательно. Поэтому подтвердить факт списания рекомендуется еще и дополнительно оформленным актом о списании материальных запасов (ф. 0504230). Объяснения тут следующие.

Как правило, форма путевого листа не предусматривает указание стоимости ГСМ. На практике же цена бензина может меняться по несколько раз в месяц. Это усложняет работу бухгалтера: из путевого листа не видно сразу, на какую сумму нужно списать бензин, и придется дополнительно делать расчеты. Кроме того, из путевого листа не всегда ясно, по каким нормам списывать бензин, ведь он обычно содержит сведения как о нормативном расходе ГСМ, так и о фактическом. Поэтому лучше составлять акт о списании (ф. 0504230), из которого будет четко видно, по каким нормам списан бензин. А путевые листы прикладывать к акту в качестве обоснования. Также в качестве обоснования можно прикладывать и приказ руководителя о списании перерасхода.

Путевой лист

Учреждение может использовать:

Выбранный вариант закрепите в учетной политике. Дело в том, что с 19 июня 2015 года использовать унифицированные формы путевых листов не обязательно.

Бухучет: списание ГСМ

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки материальных запасов (по фактической стоимости каждой единицы, по средней фактической стоимости) (п. 108 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).*

В учете бюджетных учреждений:

При списании ГСМ сделайте проводку:

Дебет 0.401.20.272 (0.109.80.272–0.109.90.272) Кредит 0.105.33.440 (0.105.23.440)*
– списана стоимость израсходованного топлива в пределах норм (на основании путевого листа).

Об этом сказано в пункте 37 Инструкции № 174н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 109.00, 401.20).*

3. Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования

Отсутствие подтверждающих документов

Если по возвращении из командировки сотрудник не представил документы, подтверждающие его расходы на проезд (например, потерял их), организация все равно должна возместить ему эти расходы. Ведь независимо от наличия и отсутствия документов командировка состоялась и сотрудник выполнил задание. Правда, в этой ситуации расходы возмещаются в определенной сумме. Такой вывод следует из статьи 168 Трудового кодекса РФ.

В организациях госсектора размер возмещения при отсутствии подтверждающих документов определяется:

  • для сотрудников федеральных учреждений, государственных органов и внебюджетных фондов РФ – постановлениями Правительства РФ;*
  • для сотрудников учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.

Об этом сказано в частях 2, 3 статьи 168 Трудового кодекса РФ.*

В частности, федеральные учреждения при отсутствии подтверждающих документов возмещают сотруднику расходы в размере минимальной стоимости проезда:*

  • железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  • водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Об этом сказано в подпункте «в» пункта 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.*

Приказ МинФина России от 01.12.2010 № 157н

16. В случае пропажи, уничтожения или порчи первичных (сводных) учетных документов и (или) регистров бухгалтерского учета руководитель субъекта учета, а при отсутствии у него полномочий - орган, осуществляющий функции и полномочия учредителя, назначает комиссию по расследованию причин их пропажи, уничтожения, порчи, выявлению виновных лиц, а также принимает меры по восстановлению первичных (сводных) учетных документов и регистров бухгалтерского учета.*При необходимости для участия в работе комиссии привлекаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора. Акт, оформленный комиссией по результатам ее работы и утвержденный руководителем субъекта учета* (органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя), подшивается в папку (дело) Журнала по прочим операциям и хранится в порядке, предусмотренном пунктами 14, 15 настоящей Инструкции.

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль